5.1. Soulad s přílohou č. 3 metodického návodu č. 2/2022 (Pečeť nestoru)

Příloha popisuje soulad s s Metodickým návod č. 2/2022 odboru archivní správy a spisové služby Ministerstva vnitra pro akreditaci digitálního archivu. Zejména se jedná o soulad s přílohou č. 3 Vysvětlující informace k Pečeti nestoru pro důvěryhodné digitální archivy Verze 2.0.

Cílem metodického návodu je návod pro žadatele, jak připravit konkrétní podklady pro akreditaci digitálního archivu a jak při podání žádosti postupovat. Metodika se skládá z popisu problematiky akreditačního řízení, přináší odkazy na platnou právní úpravu a normy a doporučení v oblasti digitální archivace. Podrobněji vymezuje náležitosti žádosti tím, že definuje strukturu a rozsah dokládaných skutečností nutných pro akreditaci DA.

5.1.1. K1 Výběr informačních objektů a jejich reprezentací

Kritéria pro výběr informačních objektů a jejich reprezentací pro digitální archiv jsou nastavena. Jejich rámec je určen zákonnými požadavky, celkovým posláním instituce nebo společnosti, jejich vlastními cíli.

Příslušnost k ukládaným digitálním objektům

Todo

Příslušnost k ukládaným digitálním objektům je dána jejich původem,

Způsob výběru digitálních objektů

Todo

Způsob výběru digitálních objektů je plně a transparentně dokumentován formou:

Otázky

  • Jaká kritéria jsou nastavena pro výběr informačních objektů a jejich reprezentací?

  • Na čem se tato kritéria zakládají?

  • Jak jsou tato kritéria přístupná zevnitř a zvnějšku?

Související dokumenty

Poznámka

V českém vydání je uvedeno: „Zveřejněná kritéria pro výběr informačních subjektů a jejich reprezentací“, správně má být „Zveřejněná kritéria pro výběr informačních objektů a jejich reprezentací“. Viz anglická verze: „Published criteria for the selection of information objects and their representations:“.

5.1.2. K2 Odpovědnost za uchování

Digitální archiv přebírá odpovědnost za dlouhodobou archivaci informačních objektů na základě legislativních nařízení nebo vlastních cílů. Dlouhodobou archivací se rozumí dlouhodobé zachování využitelnosti informací obsažených v jejich reprezentacích.

Vysvětlení: Zde se jedná o závazek „Commitment“ archivu. Archiv se zavazuje, že informace nejen shromažďuje, ale že je také uchová dlouhodobě využitelné. Na tomto místě by si měl archiv uvědomit dopady tohoto závazku. K2 je součástí stanovení cílů a úkolů digitálního archivu a tedy základem pro hodnocení důvěryhodnosti digitálního archivu, především pro posouzení přiměřenosti jeho jednotlivých aktivit.

Otázky

  • V čem spočívá odpovědnost za uchovávání?

  • Jaké archivační úkoly jsou z toho vyvozeny (dokumentace, uložení, zachování dostupnosti, přístup,…)?

  • Na jakou dobu přebírá archiv tuto odpovědnost?

Dokumenty

Zákon, smlouva, vlastní závazek, politiky, prohlášení o poslání, strategické dokumenty

5.1.3. K3 Cílové skupiny

Digitální archiv má definovánu svou cílovou skupinu potažmo své cílové skupiny. Předpokládá to znalost specifických požadavků cílových skupin, jež ovlivňují výběr nabízených služeb. Pokud se v čase mění cílové skupiny potažmo jejich požadavky, digitální archiv se jim přizpůsobuje.

Vysvětlení: Cílové skupiny jsou důležité pro popis cílů uchování archivovaných informací. Při určování svých cílových skupin musí archiv nahlédnout, s jakými otázkami a s jakým povědomím k němu budou uživatelé archiválií přistupovat. Změny v cílových skupinách a změny jejich požadavků je nutné monitorovat a připravit si postupy, jak na ně reagovat. K3 je součástí stanovení cílů a úkolů digitálního archivu a tedy základem pro hodnocení důvěryhodnosti digitálního archivu, především pro posouzení přiměřenosti jeho jednotlivých aktivit.

Otázky

  • Jaké cílová/é skupina/y a jakým způsobem byly pro digitální archiv definovány?

  • Jaké specifické nároky cílové/cílových skupiny/skupin byly identifikovány?

  • Jak odpovídají nabízené služby nároků cílové/cílových skupiny/skupin?

  • Jaké jsou užívány postupy pro monitorování změn u cílových skupin („Community Watch“)?

  • Je zajištěno přizpůsobení archivu na změnu cílových skupin nebo na nové úkoly?

Dokumenty

popis cílových skupin a jejich specifických požadavků, popis způsobů jejich monitorování, zákonné či smluvní podklady

5.1.4. K4 Přístup

Digitální archiv zaručuje, že oprávnění uživatelé z cílových skupin budou mít přístup k reprezentacím uložených digitálních objektů. K tomu patří přiměřené možnosti vyhledávání. Digitální archiv otevřeně deklaruje podmínky využívání archivu včetně možných nákladů a rozepisuje je transparentním způsobem.

Vysvětlení: Toto kritérium obsahuje tři aspekty: přístup, vyhledávání a náklady. Je zde definována podmínka, že uživatel musí mít zachován přístup k archivovaným informacím. Jak je tento přístup realizován (vzdáleným přístupem či na místě) je ponecháno na archivu. K přístupu patří také možnost vyhledávání v archivovaných informacích a také informace o podmínkách využívání či o omezeních využívání archivu.

Otázky

  • Jak je zajištěn přístup k digitálnímu archivu pro oprávněné uživatele?

  • Jaké jsou vyhledávací možnosti?

  • Jaké jsou podmínky využívání archivu?

Dokumenty

Odkazovací pomůcky (např. katalog, vyhledávací pomůcka), řád pro užívání (včetně ceníku), dokumentace přístupových scénářů

5.1.5. K5 Interpretovatelnost

Digitální archiv má definované postupy, která zaručují interpretovatelnost minimálně jedné reprezentace, čímž zajišťuje základní předpoklady pro jejich přiměřené využití v budoucnosti. To se týká interpretovatelnosti dat s obsahem i metadat. Digitální archiv přitom zohledňuje potřeby svých cílových skupin. Změny technického (technologického) prostředí nebo změny cílových skupin mohou mít vliv na interpretovatelnost. Digitální archiv proto pravidelně přezkoumává prostřednictvím vhodných postupů, zda jsou data pro cílovou skupinu ještě interpretovatelná.

Vysvětlení: Toto kritérium je součástí implementace K2 „Odpovědnost za uchování“. Jde o zachování využitelnosti informace, která je pro oblast dlouhodobého uchování nejdůležitější. Pro dlouhodobé zajištění využitelnosti musí být, vedle technických aspektů (znázornění, přehrání, spuštění etc.), zohledněna (intelektuální) interpretovatelnost reprezentací cílovou skupinou. K tomu musí být naplánovány migrační nebo emulační postupy tak, aby byly reprezentace využitelné. Intelektuální interpretace by měla být podpořena vhodnými postupy jako je popis kontextu vzniku, odpovídající dokumentace datových struktur a datových formátů (informacemi o reprezentacích) apod. Plánované postupy se musí vztahovat k potřebám a uživatelským cílům cílových skupin. Podpůrně může být využit materiál „Průvodce nestoru k plánování uchovávání (nestor-Leitfaden zur digitalen Bestandserhaltung)“. Archiv musí dokumentovat svá rozhodnutí a předpokládané postupy. K5 představuje koncepční základ pro K11 „Činnosti související s uchováváním“.

Otázky

  • Jak je dlouhodobě zajištěna interpretovatelnost alespoň jedné reprezentace dat s obsahem a metadat?

  • Jak jsou zohledněny potřeby a uživatelské cíle cílové skupiny?

  • Jaké jsou k dispozici postupy pro pravidelné přezkoušení interpretovatelnosti cílovými skupinami?

Dokumenty

Popis strategií dlouhodobého zachování interpretovatelnosti, koncept plánování uchovávání

5.1.6. K6 Právní a smluvní základ

Digitální archiv spočívá na právních a smluvních ustanoveních s producenty v oblasti převzetí, archivace a využívání. Je stanoven způsob a rozsah přejímek, závazek digitálního archivu k archivaci, podmínky využívání popř. související náklady.

Vysvětlení: Toto kritérium je provázáno s kritérii K1 a K2. Podle toho v jakých rámcových podmínkách archiv působí, jsou pro něho závazná různá právní a smluvní pravidla. Knihovna s právem na povinný výtisk se budou bezpochyby odkazovat na legislativu řešící povinné výtisky, archiv na zákon o archivnictví, knihovna se specifickou sbírkovou činností na licenční smlouvy s nakladateli, archiv ukládající vědecká data na smlouvy s poskytovateli dat. Je důležité, že si archiv vyjasní, jaká pravidla jsou pro něho relevantní a zajistí, že pro všechny oblasti existují buď zákonná pravidla, nebo individuální smlouvy.

Otázky

  • Čím se řídí předání, závazky digitálního archivu, podmínky využívání a náklady s ohledem na poskytovatele?

Dokumenty

: Seznam právních předpisů a smluv

  • viz badatelský řád

5.1.7. K7 Právní shoda

Digitální archiv kontroluje a dokumentuje dodržování právních a smluvních ustanovení při předání, archivaci a využívání digitálních objektů. Sem patří: ochrana osobních údajů, ochrana práv dotčených stran, předpisy týkající se utajovaných skutečností, autorská a uživatelská práva, soulad s vnitřními a vnějšími pravidly.

Vysvětlení: Archiv musí nejdříve identifikovat, jaké právní předpisy jsou pro něj relevantní. Pro každý relevantní předpis musí být implementována a dokumentována opatření.

Otázky

  • Jak je kontrolováno zachování ochrany osobních údajů, ochrany práv dotčených stran, předpisy týkající se utajovaných skutečností, autorská a uživatelská práva, soulad s vnitřními a vnějšími pravidly?

Dokumenty

Seznam relevantních právních předpisů a dokumentace opatření k zachování těchto práv

5.1.8. K8 Financování

Existuje aktuální a dlouhodobý koncept financování digitálního archivu.

Vysvětlení: Archiv musí nejdříve identifikovat aktuální a v budoucnu očekávané náklady a mít dokumentován nákladový model. Sem mohou patřit náklady na pořízení, provoz a licence HW a SW, osobní náklady, honoráře konzultantů, náklady na externí služby atd. V aktuálním plánu rozpočtu musí být zachyceny všechny aktuální náklady. Při posouzení se musí zohlednit především procesy vycházející z fungování organizace (viz K10), a to s ohledem na cíle a úkoly archivu. Z toho vycházející koncept financování by měl obsahovat co nejdelší předpovědi, jak se budou v budoucnu vyvíjet finanční potřeby archivu. Je patrné, že žádná instituce nemůže své finanční potřeby dlouhodobě zajistit ze stávajících rozpočtů. Zde stačí, že doloží koncept.

Otázky

  • Jaký nákladový model je využíván?

  • Jaké dokumenty jsou k plánování rozpočtu k dispozici?

  • Jaký dlouhodobý koncept financování digitálního archivu existuje?

Dokumenty

nákladový model, aktuální rozpočet, rozpočtový výhled, koncept financování

5.1.9. K9 Lidské zdroje

Digitální archiv má k dispozici dostatečný počet pracovníků s odpovídající kvalifikací. Existuje aktuální popis pracovních pozic obsahující nutné kvalifikace personálu digitálního archivu a také organizační struktura a/nebo koncept rozvoje pracovníků odpovídající úkolům a cílům digitálního archivu.

Vysvětlení: Toto kritérium zahrnuje dva faktory, jež musí být digitálním archivem definovány: Co se rozumí přiměřenou kvalifikací a jaký počet pracovníků je dostatečný? Při posouzení se musí zohlednit především odpovědnosti pracovníků dané organizační strukturou a provozem archivu (viz K10), a to s ohledem na cíle a úkoly archivu.

Přitom je třeba poznamenat, že formální nabídka vzdělávání specializujícího se na digitální archivování se, v německy mluvícím prostoru, nachází ještě převážně ve fázi vývoje. Prioritně zde budiž uvedeny nabídky dalšího vzdělávání organizované nestorem (nestor school, workshopy).

Otázky

  • Kolik pracovníků (dle kvalifikace a rolí) je v současnosti k dispozici a jaké jsou plány?

  • Jak tyto faktory pomáhají plnit úkoly digitálního archivu?

Dokumenty

Popis pracovních pozic, přehled míst, koncept rozvoje pracovníků

5.1.10. K10 Organizace a procesy

Organizační struktura je přiměřená cílům, úkolům a procesům archivu. Je definována struktura a provoz. Jsou stanoveny odpovědnosti. Digitální archiv je zakotven v organizačním řádu.

Vysvětlení: Zde je nutné doložit, že organizační struktura odpovídá cílům a úkolům archivu. Toto kritérium je základem pro posouzení přiměřenosti financování (K8) a lidských zdrojů (K9).

Otázky

  • Jakou organizační strukturu (struktura a provoz) má digitální archiv?

  • Jaké odpovědnosti jsou stanoveny?

  • Jak tato struktura umožňuje pokrýt úkoly archivu?

Dokumenty

procesní model, organizační řád, organigram

5.1.11. K11 Činnosti související s uchováváním

Digitální archiv vykonává strategické plánování zaměřené k ochraně jemu svěřených digitálních objektů. Zde jsou pojmenovány nadcházející nebo očekávané úlohy a termíny jejich realizace. Základem pro dlouhodobé plánování je sledování právních a společenských podmínek, požadavků a očekávání cílových skupin, změn v oblasti technologií, které jsou relevantní pro dlouhodobé uchování a přiměřené využití informačních objektů ztvárněných v podobě reprezentací. Posuzují se možné dopady na plnění zadaných úkolů. Existují vhodné struktury a procesy, které se tím zabývají.

Vysvětlení: Aby mohl archiv provozovat strategické plánování činností souvisejících s uchováváním, musí ještě vedle svých cílů a úkolů zohlednit další rámcové podmínky, kterými jsou časové, personální a finanční náklady, právní omezení, technické požadavky atd.

K11 vychází ze strategií a konceptů sloužících k zachování interpretovatelnosti, jak jsou dokumentovány v :re:`K5 <prilohy_nestor_k5>`, a převádí je do strategického plánování.

Otázky

  • Jakým způsobem jsou sledovány rámcové podmínky, změny v technologiích a cílových skupinách?

  • Jak vypadá strategické plánování uchovávání? Které podmínky vyvolají jaké činnosti?

  • Jak korelují plánované úlohy s obecnými cíli a jinými rámcovými podmínkami archivu?

Dokumenty

strategický plán uchovávání

5.1.12. K12 Krizové řízení a exit plán

Digitální archiv má plán, jak budou stanovené úkoly zajištěny i po jeho zániku. Digitální archiv je připraven i pro případ krize. V takovém případě musí v tomto novém rámci probíhat plnění stanovených úkolů tak, že budou poskytovány v plné míře. Pokud to není možné, musí být omezení dokumentována. Digitální archiv činí opatření tak, aby mohl být proces přechodu včas definován, naplánován a implementován.

Vysvětlení: Předpokladem je dokumentace všech procesů a technik archivu, především formátů pro export. Vše musí být tak dobře zdokumentováno, aby archiv jako celek, jeho jednotlivé úlohy potažmo informační objekty mohly být v případě nouze předány třetí straně. Pokud je patrné, že existují omezení v tomto směru, musí být dokumentovány. Pokud je to nutné, je možné uzavřít smlouvy s možnými nástupci (např. s Národním archivem, archivy disponujícími oprávněním k ukládání archiválií v digitální podobě nebo jiným digitálním archivem, pokud se nejedná o archiválie ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb.).

Otázky

  • Jak dalece digitální archiv zajištuje, že informační objekty budou zachovány v případě jeho zániku?

  • Jak je definován případ krize, kdy je nutné předat úkoly třetí straně a jak je to zajištěno?

  • Jaké kroky jsou plánovány v případě vzniku krizové situace?

Dokumenty

Krizový plán, prohlášení o převzetí

5.1.13. K13 Významné vlastnosti

Digitální archiv identifikuje vlastnosti převzatých reprezentací, které jsou významné pro uchovávání informačních objektů, a tyto vlastnosti dokumentuje. Při rozhodování o rozsahu zachovávaných vlastností musí být, na pozadí vlastních cílů archivu, vyváženy na jedné straně technické možnosti a náklady dlouhodobé archivace a na straně druhé potřeby cílové skupiny/cílových skupin.

Vysvětlení: Digitální dlouhodobá archivace míří k tomu, aby rozpoznané důležité (= významné) vlastnosti informačních objektů byly dlouhodobě zachovány bez ohledu na jejich aktuální technickou reprezentaci. Pomocí kritéria K13 má být přezkoušeno, zda jsou definice a popis významných vlastností informačních objektů dostatečně zohledněny v systémové architektuře, v datovém modelu a v jednotlivých workflow.

K13 je předpokladem pro K17/18/19, kdy identifikace významných vlastností umožňuje zajištění autenticity tak, jak je definována v DIN 31644. Současný stav poznání: V současnosti není možné očekávat úplné splnění tohoto kritéria, protože porozumění a prosazení konceptu významných vlastností v komunitě musí ještě dozrát. Podporu může nabídnout „Průvodce nestoru k plánování uchovávání (nestor-Leitfaden Bestandserhaltung)“.

Otázky

  • Co považuje digitální archiv za významné vlastnosti a jak s nimi zachází?

  • Jakým způsobem jsou přitom zohledněny cíle digitálního archivu?

  • Jak jsou zvažovány na jedné straně náklady a výkonost systému a na straně druhé uživatelské zájmy zákazníků?

  • Jak jsou významné vlastnosti informačních objektů ukotveny v systémové architektuře, v modelu dat a ve workflow?

Dokumenty

Dokumentace významných vlastností

5.1.14. K14 Integrita: rozhraní pro příjem

Digitální archiv má rozhraní pro příjem reprezentací, jež zajišťuje jejich integritu. Rozhraní obsahuje všechny funkcionality a procesy, které obstarávají převzetí vstupních informačních balíčků (SIP), jejich převod do archivních informačních balíčků (AIP) a příjem do digitálního archivu. Rozhraní umožňuje producentům a administraci digitálního archivu přezkoušet a zachovat integritu/neporušenost reprezentací.

Vysvětlení: Proces předání, v rámci něhož přecházejí reprezentace informačních objektů z oblasti odpovědnosti poskytovatelů do archivu, je s ohledem na nutnou ochranu před poškozením předávaných dat obzvláště kritický. Za pomoci kritéria K14 má být přezkoušeno, zda je vstupní rozhraní digitálního archivu vhodné pro spolehlivé a srozumitelné zajištění úplnosti a neporušenosti reprezentací při procesu jejich převzetí.

K12 a K21 „Specifikace vstupních informačních balíčků“ jako i K22 „Převod vstupních informačních balíčků do archivních informačních balíčků“ se vzájemně podmiňují. Funkce rozhraní pro příjem, jež zajišťují integritu, představují zvláštní aspekt Kritéria K33 „IT infrastruktura“.

Otázky

  • Které funkcionality, jež zajišťují integritu a bezpečnost dat při příjmu, jsou součástí systémové architektury (např. kontrola škodlivého kódu, kontrola integrity dat pomocí hash pro data s obsahem, metadata i vstupní informační balíčky jako celek)?

  • Probíhají tyto kontroly jak při předání, tak i při převodu vstupních informačních balíčků do archivních informačních balíčků?

  • Pomocí jakých procesů jsou tyto funkce začleněny do systémové specifikace? Jaká jsou implementována organizační a technická opatření?

  • Jakým způsobem se archiv vyrovnává s chybami, jež vyplynou z kontroly integrity?

Dokumenty

Technická dokumentace rozhraní pro příjem zahrnující všechny procesy, popis workflow pro předání, převod do archivních informačních balíčků a uložení

5.1.15. K15 Integrita: Funkcionality archivního úložiště

Archivní úložiště nabízí prostřednictvím administrace digitálního archivu funkcionality, jež jsou nutné pro přezkoušení a zachování integrity reprezentací. Funkcionality zahrnují zápis archivních informačních balíčků na ukládací média, dlouhodobé uložení, obnovení archivních informačních balíčků a také všech změn v těchto balíčcích.

Vysvětlení: Zajistit po dlouhou dobu úplnost a neporušenost/integritu archivovaných reprezentací informačních objektů je jedním z ústředních požadavků na archivní úložiště důvěryhodného digitálního archivu. Aby bylo tomuto požadavku vyhověno, musí systém obsahovat řadu funkcionalit, které zajišťují uložení dat a také obnovení archivních informačních balíčků v případě jejich poškození. K15 úzce souvisí s K33 „IT infrastruktura“ (obzvláště archivní úložiště) a s K34 „Zabezpečení“ (zde organizačně-technická opatření koncepce bezpečnosti).

Otázky

  • Jaké funkcionality a procesy, jež mají zaručit úplnost a neporušenost archivních informačních balíčků v archivním úložišti, jsou v systému naplánovány (např. volba vhodných ukládacích médií, redundance dat, obnova, migrace na jiná ukládací média)?

  • Jaké jsou mechanismy přezkoušení integrity uložených archivních informačních balíčků ve vhodných časových intervalech s ohledem na poškození?

  • Jaké mechanismy pro obnovu poškozených archivních informačních balíčků jsou v systému implementovány potažmo předpokládány? Jak jsou zkušební rutiny a obnova dokumentovány?

Dokumenty

Technická dokumentace archivního úložiště, ukládací koncepce, řízení rizik, koncept bitové ochrany dat

5.1.16. K16 Integrita: uživatelské rozhraní

Digitální archiv disponuje rozhraním, které umožňuje uživateli a administraci digitálního archivu přezkoušet a zachovat integritu reprezentací. Rozhraní umožňuje převod archivních informačních balíčků do výstupních informačních balíčků.

Vysvětlení: Celistvost a neporušitelnost archivovaných reprezentací informačních objektů musí být zajištěna také během jejich využití a to transparentně pro všechny zúčastněné. Aby mohl digitální archiv tyto požadavky naplnit, musí znát hranice své odpovědnosti a tyto deklarovat. Dále se musí postarat o všechny aspekty procesu poskytování DIP (včetně jím poskytnutých výkladových pomůcek) a umožnit uživateli, aby si mohl zcela ověřit integritu poskytnutých dat. K16 se vztahuje ke kritériím K33 „IT infrastruktura“ a K4 „Přístup“.

Otázky

  • Jaká opatření jsou předpokládána k zajištění neporušitelnosti a úplnosti nabízených informací při převodu archivních informačních balíčků do výstupních informačních balíčků? Jak se bude postupovat v případě poškození integrity?

  • Jaké možnosti má uživatel při ověření integrity archivovaných informací od okamžiku jejich převzetí do digitálního archivu až po jejich využívání?

Dokumenty

technická dokumentace uživatelského rozhraní se všemi procesy, koncept zpřístupňování

5.1.17. K17 Autenticita: Příjem

Digitální archiv používá postupy, které umožňují posouzení autenticity reprezentací při příjmu a také posouzení a zajištění autenticity vstupních informačních balíčků.

Vysvětlení: Dlouhodobá archivace informačních objektů může být nazírána jako autentická, pokud jednou převzaté reprezentace digitálních informačních objektů mohou být změněny záměrnými a dokumentovanými opatřeními, které zajišťují zachování jejich významných vlastností. Při příjmu přechází reprezentace z oblasti odpovědnosti producenta do kompetence archivu. Přitom má být, na základě specifikovaných významných vlastností, posouzena a v dalších procesních krocích potvrzena jejich autenticita. K17 je podmíněno kritériem K13 „Významné vlastnosti“ a souvisí s kritériem K33 „IT infrastruktura“. Současný stav poznání: S ohledem na úzkou vazbu na K13 nelze v současnosti očekávat úplné splnění tohoto kritéria.

Otázky

  • Jsou rozeznatelné procesní kroky v oblasti procesů příjmu (převzetí, převod vstupních informačních balíčků do archivních informačních balíčků a uložení), které ovlivňují autenticitu informačních objektů (oddělení od nosiče dat, normalizace)?

  • Jaké procesy jsou specifické pro digitální archiv, jež mají zajistit autenticitu předávaných, potažmo převzatých informačních objektů? Jak je přezkoumáno zachování významných vlastností?

  • Co se bude dít v případě, kdy je autenticita ohrožena?

Dokumenty

technická dokumentace rozhraní příjmu se všemi procesy, zaznamenání všech změn reprezentací

5.1.18. K18 Autenticita: činnosti související s uchováváním

Digitální archiv má zavedené procesy, jež při provádění činností dlouhodobého uchovávání zajišťují autenticitu objektů, potažmo dokumentují stupeň autenticity.

Vysvětlení: S ohledem na činnosti související s uchováváním může být nutné provést migraci, a tak vytvořit novou technickou reprezentaci digitálních informačních objektů, nebo stávající reprezentace navázat na změněné emulační prostředí. Důvěryhodný digitální archiv by měl zajistit, že autenticita dotčených objektů zůstane v tomto procesu zachována a že všechna provedená opatření budou dostatečně transparentně zdokumentována. K18 je podmíněno K13 „Významné vlastnosti“ a je zvláštním požadavkem vycházejícím z K11 „Činnosti související s uchováváním“. Současný stav poznání: S ohledem na úzkou vazbu na K13 nelze v současnosti očekávat úplné splnění tohoto kritéria.

Otázky

  • Jaké procesy k zajištění autenticity digitálních informačních objektů s ohledem na činnosti související s uchováváním jsou specifikovány?

  • Jak je zajištěno zachování významných vlastností v procesu migrace nebo při implementování nového emulačního prostředí? Jak je toto monitorováno (automaticky/manuálně, pro všechny reprezentace/pouze pro vzorky)?

  • Jak postupuje digitální archiv v případě, že jednotlivé významné vlastnosti nelze uchovat, resp. mohou být uchovány pouze z části?

Dokumenty

Protokolování všech změn reprezentací, dokumentace procesů, jež monitorují významné vlastnosti

5.1.19. K19 Autenticita: Přístup

Digitální archiv umožňuje uživateli a administraci digitálního archivu přezkoumat a zachovat autenticitu reprezentací. Toto zahrnuje převod archivních informačních balíčků do výstupních informačních balíčků.

Vysvětlení: Důvěryhodný digitální archiv musí každému uživateli umožnit přezkoumat, zda jím vyžádané reprezentace jsou v rámci kompetence digitálního archivu autentické. Současně musí být archiv schopen vytvářet výstupní informační balíčky tak, aby byl naplněn požadavek autenticity. K19 je podmíněno kritériem K13 „Významné vlastnosti“. Současný stav poznání: S ohledem na úzkou vazbu na K13 nelze v současnosti očekávat úplné splnění tohoto kritéria.

Otázky

  • Jak je zachována autenticita při převodu archivních informačních balíčků do výstupních informačních balíčků, jak jsou zachovány významné vlastnosti?

  • Jaké možnosti má uživatel, aby si ověřil autenticitu archivovaných informací již od okamžiku převzetí do digitálního archivu?

Dokumenty

technická dokumentace rozhraní přístupu se všemi procesy, koncept zpřístupňování

5.1.20. K20 Technická oprávnění

Digitální archiv disponuje technickým oprávněním k přejímaným reprezentacím, jejich převodu do archivních informačních balíčků a případně možnost provést činnosti související s uchováváním. Po převzetí mohou být prováděna všechna nutná opatření bez technických omezení.

Vysvětlení: S převzetím reprezentace digitálního informačního objektu by měl důvěryhodný digitální archiv zachovat plné technické dispoziční právo k jím archivovaným datům tak, aby mohl neomezeně provádět všechna následující opatření. Musí být ověřené, že jsou zjištěna a odstraněna všechna technická omezení (např. kódování, ochrana proti kopírování a tisku apod.). K20 je součástí K21 Vstupní informační balíčky. Technická oprávnění mají být zohledněna v kritériu K6 Právní a smluvní základ.

Otázky

  • Jaké procesy plánuje digitální archiv k tomu, aby zajistil dostatečné právní, organizační a technické oprávnění před převzetím dat?

  • Jak digitální archiv prakticky zajišťuje, že jsou zjištěna a vyřešena všechna technická omezení využití převzatých reprezentací? Jakým způsobem se zachází např. s kódováním, ochranou proti tisku a kopírování, časovým omezením čitelnosti?

  • Jak digitální archiv, pokud je to třeba, zajišťuje technická oprávnění v případě, že byly převzaty reprezentace s omezeními?

Dokumenty

Todo

Dohody s producenty, popis přezkoumání technických omezení

Sebehodnocení

V rámci AIS UK jsou definovány jednotlivé zdroje vstupních balíčků a k těmto zdrojům se váží typy přejímaných reprezentací a jejich možných omezení.

Informace o případném omezení přístupu k reprezentacím s omezením přístupu se uchovává jako součást archivního popisu.

5.1.21. K21 Vstupní informační balíčky

Digitální archiv má specifikovány své vstupní informační balíčky. Digitální archiv se dohodl s poskytovateli, jaké vstupní informační balíčky (data a metadata) budou přijímány. Přezkoumání vstupních informačních balíčků se odehrává na základě jejich specifikace.

Vysvětlení: K21 „Vstupní informační balíčky“ slouží k ověření, jak dalece a dostatečně digitální archiv specifikoval a ustanovil vytvoření datových balíčků pro předávání dat. Přitom by mělo být určeno, jaká data s obsahem a metadata a v jaké formě by měla být součástí vstupního informačního balíčku a jaké dohody musí být uzavřeny s poskytovateli, aby bylo možné tato pravidla zavést. K tomu by měl být zaveden postup, který přezkoumává soulad vstupního informačního balíčku s pravidly. Specifikace vstupních informačních balíčků dle kritéria K21 je předpokladem pro Kritéria K14 a K17 „Integrita potažmo Autenticita příjmu“.

Otázky

  • Jakou specifikaci vstupních informačních balíčků ustanovil digitální archiv? Jaká data s obsahem přijímá? Jaká metadata jsou požadována? Jsou zvláštní ustanovení a procesy pro vytvoření vstupních informačních balíčků?

  • Jaká opatření jsou stanovena k určení validity vstupních informačních balíčků s požadovanými pravidly?

  • Jsou chybně vytvořené vstupních informačních balíčků odmítnuty na příjmu nebo následuje jejich oprava v digitálním archivu v rámci definovaného pracovního postupu?

Dokumenty

Sebehodnocení

Specifikace vstupních informačních balíčků definují jejich podobu. Při vzniku přejímky v modulu Výběr je nutné určit typ předávaných dat, tj. o jaký vstupní balíček se jedná. V současnosti jsou podporovány tyto typy:

Podoba balíčků dle NSESSS je vždy validována pomocí ZAF validátoru. Při přejímce volných souborů je požadováno, aby byly předány v adresářové struktuře. Tato data se nepředávají v jinak pevně definovaných strukturách.

U studentských prací je požadováno XML dle specifikace (viz Import s metadaty v xml (studentské práce)).

V případě dat z z digitalizace jsou jednotlivé předávané soubory (výsledek digitalizačního procesu) předávány v adresářové struktuře, která je popsána v Digitalizace s průvodním CSV souborem.

Z důvodu zajištění kvality a validity vstupních dat probíhá v rámci vstupu:

  • Antivirová kontrola

  • Validace pomocí ZAF validátoru (pro NSESSS)

  • Kontrola dat archivářem

Vstupní SIP balíčky jsou předány do modulu ESM pro vytvoření v podobně vnitřního SIP balíčku a jejich trvalé uložení pomocí rozhraní: ES1 (FT) Vložení přejímky. Formát vnitřního SIP balíčku je popsán v Formát SIPu pro ESM.

Digitální archiv má plně specifikovány vstupní informační balíčky a je schopen je validovat.

Počet bodů: 10

5.1.22. K22 Převod vstupních informačních balíčků do archivních informačních balíčků

Digitální archiv převádí vstupních informačních balíčků do archivních informačních balíčků.

Vysvětlení: Po převzetí musí být vstupní informační balíčky digitálním archivem dle pravidel převedeny do archivních informačních balíčků. S ohledem na archivační strategii jsou přitom existující data konvertována, strukturována a/nebo doplněna o metadata, která jsou nutná pro účely dlouhodobého uchování. K22 navazuje na K14 a K17.

Otázky

  • Jak jsou specifikovány procesy převodu v digitálním archivu? Jaké konverzní postupy a opatření k zajištění struktury jsou předepsány?

  • Jaké postupy jsou určeny k zajištění kvality?

Dokumenty

Sebehodnocení

Proces výběru archiválií vychází z požadavků na realizaci přejímky digitálních archiválií dle příslušné legislativy. Proces probíhá v komponentě Výběr archiválií. Vlastní proces probíhá primárně v je popsán v její v dokumentaci (dokumentace Výběr). Vždy zahrnuje části:

  • nahrání vstupních dat (komponenta UPL)

  • kontrola jejich správnosti (antivirová kontrola, validace pomocí ZAF validátoru)

  • kontrola předávaných dat archivářem

  • předání do modulu ESM pro trvalé uložení (Evidenčně správní modul)

Způsob převodu popisných metadat závisí na typu vstupních dat. Z hlediska procesu výběru jsou rozlišovány a samostatně popsány následující typy dat:

Připravené datové balíčky jsou předány do komponenty Evidenčně správní modul pro vytvoření archivních informačních balíčků a jejich trvalé uložení pomocí rozhraní: ES1 (FT) Vložení přejímky. Formát vnitřního SIP balíčku je popsán v Formát SIPu pro ESM.

Kvalita dat je zajištěna několika dílčími způsoby, které dohromady tvoří komplexní celek garantující správnost těchto balíčků. Soustava opatření zahrnuje:

  • standardizace podoby vstupních dat dle jednotlivých typů (NSESSS, studentské práce…)

  • validace metadatových popisů pomocí specializovaného validátoru ZAF (zahrnuje validaci schémat, formátů)

  • unifikovaný vstup dat pomocí komponenty Výběr archiválií do Evidenčně správní modul

  • proces kontroly dat archivářem

  • úplná dokumentace vytvořeného AIP.

Proces převodu vstupních balíčků a způsob jejich uložení je plně popsán a podpořen adekvátními softwareovými nástroji.

Počet bodů: 10

5.1.23. K23 Archivní informační balíčky

Digitální archiv má specifikovány své archivní informační balíčky. Digitální archiv definuje, jaké archivní informační balíčky (data a metadata) a v jaké formě budou ukládány. Přezkoumání archivních informačních balíčků probíhá na základě jejich specifikace.

Vysvětlení: Po převzetí vstupních informačních balíčků probíhá proces převodu do archivních informačních balíčků, které jsou určeny pro dlouhodobé uložení. Důvěryhodný digitální archiv má disponovat přesnou specifikací archivních informačních balíčků, která obsahuje dostatečné požadavky na data s obsahem, požadavky na metadata nutná pro dlouhodobé uchování a také strukturu balíčků. Shoda vytvořených archivních informačních balíčků s pravidly jejich tvorby by měla být ověřitelná. Specifikace archivních informačních balíčků dle K23 je základem pro specifikace převodů v K22 a K25. Dále je předpokladem pro přezkoumání integrity a autenticity archivního úložiště dle K15, K18 a také zajištění interpretovatelnosti v K24. K metadatům, která tvoří části archivních informačních balíčků, viz K27-K32.

Otázky

  • Jsou jednotlivé části a struktura archivních informačních balíčků dostatečně specifikovány?

  • Jak je přezkoumávána kvalita archivních informačních balíčků?

Související dokumenty

  • Specifikace archivních informačních balíčků: AIP.

Sebehodnocení

Archiv disponuje přesnou specifikací archivních informačních balíčků. Specifikace pokrývá oblasti:

Specifikace technického uložení v ARCLib Archival Storage je dostupná v technické dokumentaci AIS.

Formát je soustavně ověřován několika dílčími způsoby, které dohromady tvoří komplexní celek garantující správnost těchto balíčků. Soustava opatření zahrnuje:

  • Validace metadatových popisů pomocí XSD schémat.

  • Validace datových částí pomocí kontrolních součtů (fixity checks), viz také K31

  • Periodické kontroly balíčků v úložišti viz Periodické kontroly

  • S balíčky pracuje nezávisle na sobě více samostatných komponent AIS, které pracují s jejich vnitřní strukturou a tak ověřují její funkčnost a správnost.

  • Balíčky AIS jsou převoditelné pomocí nástroje pro export do výměnného formátu AIP. Tyto výstupní balíčky jsou ověřitelné pomocí validačního nástroje ZAF Validator.

  • Vizuální kontrola balíčků přímo v úložišti a také uživatelském rozhraní AIS (strukturální mapa).

Možný uvažovaný budoucí rozvoj:

  • Zavedení samostatných kontrol úplné integrity balíčků.

  • Zvýšení využití schémat pro validaci sekce archiválie v balíčcích.

Počet bodů: 10

5.1.24. K24 Interpretovatelnost archivních informačních balíčků

Jsou prováděny činnosti související s uchováváním pro zajištění interpretovatelnosti archivních informačních balíčků.

Vysvětlení: Pro dlouhodobé uchování informací obsažených v uložených archivních informačních balíčcích by měl mít důvěryhodný digitální archiv opatření proti možnému poškození bitového toku uložených souborů, stejně jako opatření proti ztrátě jejich obsahové interpretovatelnosti. K24 konkretizuje K5 „Interpretovatelnost“ a konkrétně uskutečňuje plánování z K11 „Činnosti související s uchováváním“. Technická opatření provedená v K24 jsou dokumentovány v K30 a K31. Předpokladem pro K24 je samozřejmě zajištění na technické úrovni, tj. ochrana bitového toku dle K15. Konkrétní plánování jednotlivých opatření může být technicky podpořeno, např. užitím PLATO Tool, které umožňuje vytvoření základního a srozumitelného plánu uchovávání.

Otázky

  • V případě využití migrační strategie - jak je zahájena a provedena migrace zastarávajících datových formátů? Jaké postupy jsou plánovány k zajištění kvality?

  • V případě využití emulační strategie - jak probíhá výběr vhodných emulátorů digitálním archivem, uživateli nebo automatickými procesy?

  • Jaké jsou další interpretační pomůcky?

Dokumenty

Plány uchovávání, dokumentace provedených migrací, specifikace dalších interpretačních pomůcek (vysvětlující informace)

Sebehodnocení

Činnostmi zajišťujícími zachování interpretovatelnosti archivních informačních balíčků jsou vyjma zajištění bitové ochrany:

  • soustavné monitorování jednotlivých datových formátů

  • provádění formátových migrací datových formátů.

Monitorování jednotlivých formátů je zajištěno ve formátovém modulu s hodnocením jejich skóre viz Formátový modul. Toto hodnocení je prováděno jednak samostatně, tak i v kontextu uložených typů datových komponent v digitálním archivu.

Formátová migrace probíhá formou spuštění migrační dávky v rámci formátového modulu, viz samostatné workflow Formátová migrace.

Archiv v souvislosti s typem uchovávaných dat nemá žádnou emulační strategii, resp. tato není zapotřebí. V případě uložení dat vyžadujících emulaci by byla tato řešena v návaznosti na procesy popsané v části Trvalé uchování.

Todo

bude v kapitole 3.4.4

jak a kdy se proces spouští?

Jak probíhá hodnocení formátů?

Jak je zajištěna kvalita migrace?

5.1.25. K25 Převod archivních informačních balíčků do výstupních informačních balíčků

Digitální archiv převádí archivní informační balíčky do výstupních informačních balíčků.

Vysvětlení: Vznese-li uživatel důvěryhodného digitálního archivu požadavek na archiv, je mu, dle pravidel, vytvořen výstupní informační balíček. Tento výstupní informační balíček musí být vytvořen systematicky převodem z archivního informačního balíčku, přičemž výstupní informační balíček může obsahovat data s obsahem a metadata z archivního informačního balíčku, a pokud je to nutné, přidaná metadata vytvořená speciálně pro účely využívání. Proces převodu má být ze strany archivu dostatečně přesně specifikován, jeho dodržování má být kontrolovatelné. K25 je předpokladem pro přezkoumání integrity a autenticity uživatelského rozhraní a přístupu (K16, K19).

Otázky

  • Jak je specifikován převod archivních informačních balíčků do výstupních informačních balíčků? Jaké jsou plánovány změny dat s obsahem a metadat?

  • Jaká jsou plánovaná opatření k zajištění kvality?

Dokumenty

Sebehodoncení

V souladu s účelemen digitálního archivu a badatelským řádem jsou digitální archivní balíčky a v nich uložené archiválie poskytovány z těchto důvodů:

  • požadavek původce archiválií na jejich originál

  • export pro původce LTP kopií namísto originálů

  • export balíčku do výměnného formátu za účelem delimitace či předání do NA

  • objednávka archiválií pro konkrétního badatele

Každý převod informačních balíčků do výstupních balíčků má svou samostatnou dokumentaci. V rámci jednotlivého typu převodu jsou definovány varianty poskytnutých dat a jim příslušejících metadat.

Export balíčků probíhá pomocí specializovaného procesu export balíčků v rámci modulu ESM. Zpřístupněné a exportované balíčky jsou uživatelům dostupné v modulu Badatelna.

Exportu výměnných balíčků dle metodiky NMET1: Výměnný formát digitálních archiválií probíhá pomocí postupu popsaného v Export do eARK. Při vytváření nástroje pro export balíčků byly všechny dílčí varianty ověřeny pomocí specializovaných validátorů AIP balíčků, jmenovitě: ZAF Validátor, E-ARK Validation Tool.

Pro zajištění kvality/správnosti vytvářených výstupů je prováděno ověřování a schvalování jednotlivých verzí nástrojů pro nasazení, viz Provozní deník AIS. Pro technické validace formátů jsou využívány oborové standardy a validátory.

Počet bodů: 10

5.1.26. K26 Výstupní informační balíčky

Digitální archiv specifikuje výstupní informační balíčky s ohledem na požadavky cílových skupin.

Vysvětlení: Důvěryhodný digitální archiv má disponovat přesnou specifikací výstupních informačních balíčků, která obsahuje dostatečné požadavky na informační obsah, požadavky na metadata nutná pro uživatele a také strukturu balíčků. Přitom je možné, že výstupní informační balíčky obsahují jen část informačního obsahu z původního archivního informačního balíčku nebo musí být převedeny do jiného datového formátu. Shoda vytvořených výstupních informačních balíčků s pravidly jejich tvorby musí být ověřitelná. Důvodem kritéria K26 „Výstupní informační balíčky“ je přezkoušení těchto kvalitativních kritérií pro definici výstupních informačních balíčků. K26 souvisí s K3 „Cílové skupiny“, jejichž požadavky musí být zohledněny, stejně tak souvisí s K4 „Přístup“, které upravuje zásadní otázky využití.

Otázky

  • Jak dalece jsou zohledněny požadavky cílových skupin?

  • Jsou dostatečně a pro uživatele transparentně specifikovány součásti a struktura výstupního informačního balíčku?

Dokumenty

Sebehodoncení

Kritérium navazuje na K25 a pro typy výstupních balíčků odkazuje na specifikace jejich vnitřních stuktur.

Balíčky pro původce: Jejich formát odpovídá v případě balíčků předaných ve formátu dle NSESSS přímo původnímu balíčku. V případě ostatních forem akvizice jsou data předána v podobě shodné se strukturou AIP balíčku, avšak jen s příslušnými formátovými reprezentacemi dle volby uživatelete (originály, či LTP kopie) - viz proces Export pro publikaci.

Balíčky pro delimitaci či předání do NA: Balíčky předávaná do jiných archivů včetně NA jsou exportovány do formátu dle specifikace NMET1: Výměnný formát digitálních archiválií pomocí modulu Export do eARK.

Balíčky pro badatele: Výstupní balíčky pro badetele jsou připraveny v modulu Export pro publikaci a to ve formě a rozsahu v souladu s požadavkem badatele a v souladu s badatelským řádem. Balíčky nejsou primárně poskytovány badatelům, ale jsou prezentovány prostřednictvím rozhraní modulu Badatelna. Je možné v oprávněných případech poskytnout výstupní balíček, který je ve formátu dle AIP balíčku, avšak jen s příslušnými formátovými reprezentacemi a odpovídající částí metadat.

Formát výstupních balíčků (DIP) vychází z jednotlivých cílových skupin a odpovídá jejich potřebám.

Todo

Přidat provazbu na cílové skupiny a jejich požadavky (viz K3, K4). Min. uvést, že jsou zde všechny uvedeny. Přidat odkaz na badatelský řád

Počet bodů: 10

5.1.27. K27 Identifikace

Digitální archiv používá interní identifikátory pro správu informačních objektů a jejich reprezentací, a popřípadě jejich částí a vzájemných vztahů (část/celek, různé varianty, verze atd.), zvláště k zajištění jednoznačného přiřazení dat s obsahem k metadatům. Použití identifikátorů, jež jsou z vnějšku viditelné, standardizované a trvalé umožňují spolehlivé rozpoznání informačních objektů a jejich reprezentací, a tak k nim zajišťují jistý přístup.

Vysvětlení: Informační objekty, reprezentace a jejich části jsou vůči sobě v trvalém vztahu. Toto přiřazení může být trvale zachováno jen pomocí jednoznačných identifikátorů. Identifikátory se nemohou v průběhu doby měnit (jsou trvalé) a mají být vytvářeny dle jednotné specifikace. Mají být rozeznatelné pro externí uživatele, producenty i ostatní. V případě, že externí subjekty uvedou identifikátor, mohou nalézt a využít požadovaný objekt. Možné specifické požadavky na identifikátory jsou popsány např. v DIN 13646 „Požadavky na dlouhodobé zacházení s trvalými identifikátory (Persistent Identifier)“.

Otázky

  • Jaké identifikátory používá digitální archiv?

  • Jaké procesy zajišťují, aby všechny informační objekty, reprezentace a jejich části, všechna data s obsahem a metadata dostaly jedinečný identifikátor?

  • Jak je přiřazení pomocí identifikátorů realizováno?

  • Jak je zajištěna trvalost identifikátorů?

  • Jak jsou identifikátory zpřístupněny externím subjektům?

Dokumenty

Sebehodnocení

Všechny informační objekty (balíčky) vstupují do digitálního archivu prostřednictvím vstupního rozhraní v modulu ESM. Zde je každému balíčku dle jeho typu přiřazen identifikátor dle Identifikátor AIPu. Identifikátor je tvořen prefixem označujícím typ entity (archiválie, archivní soubor, vnitřní změna, vnější změna, archivní pomůcka) a numerickým identifikátorem. Identifikátor je unikátní v rámci celého digitálního archivu a současně je trvalý, tj. nemění se v průběhu času. Identifikátory pro daný typ entity tvoří rostoucí číselnou řadu. Nemůže dojít k situaci, že by byl stejný identifikátor přiřazen více balíčkům. Pokud dochází ke změně obsahu balíčku, je vytvořena jeho nová verze s novým identifikátorem verze dle Identifikátor verze AIPu. Identifikátor verze je připojen k primárnímu identifikátoru balíčku. Je tvořen konstantou „v“ a číselným identifikátorem verze. Úplný identifikátor verze (tj. balíček + číslo verze) je rovněž unikátní a trvalý.

Vnitřní identifikátory jsou zpřístupněny externím subjektům prostřednictvím metadatových popisů, které jsou součástí balíčků. Při výběru archiválií jsou uvedeny v protokolu o provedeném výběru.

V balíčku může k jednotlivým komponentám vznikat více reprezentací. Reprezentace mají definován účel a identifikátory jsou jim přiřazovány dle formátové skupiny a verze dle Formátové reprezentace v AIS.

V rámci AIS je zajištěna jednoznačnost identifikátorů balíčků, jejich verzí a stejně tak jednotlivých formátových reprezentací komponent.

Počet bodů: 10

5.1.28. K28 Popisná metadata

Je definován rozsah, struktura a obsah popisných metadat. Ta jsou odvislá od cílů digitálního archivu, od cílových skupin a typů popisovaných objektů.

Vysvětlení: Popisná metadata třídí a identifikují obsah dat určených k archivaci, umožňují je sledovat uživateli a ulehčují jejich využití. Podle role archivu, jeho pracovních postupů a tradic a odvisle od toho, jaké obsahy pro které cílové skupiny mají být archivovány, mohou mít popisná metadata zcela různé obsahy a strukturu a mohou být definována různými směrnicemi. Zde mohou být jmenovány jak standardizovaná metadatová schémata (např. Dublin Core nebo Encoded Archival Description), tak také individuální metadatová schémata. Je nutné určit označení jednotlivých elementů metadat, jejich obsahový význam a eventuální povinná pole. Je definován vztah metadat k popisovaným datům.

Otázky

  • Z jakých pravidel pro určení popisných metadat digitální archiv vychází? Jaké standardy jsou zohledněny? Nakolik je při určení popisných metadat počítáno s cíli, cílovými skupinami a typy objektů?

  • Jakým způsobem digitální archiv zajišťuje, že jsou pravidla pro tvorbu metadat dodržována?

Dokumenty

Sebehodnocení

Popisná metadata vznikají primárně při zpracování archiválií a jsou vytvářena v souladu s interními metodikami a dle Základních pravidel pro zpracování archiválií. V případě archiválií pocházejícíh ze skartačního řízení (NSESSS) jsou prvotní popisná metadata již součástí přijatého balíčku SIP.

Archivní zpracování probíhá v aplikaci Elza a při něm jsou vytvářena popisná metadata. Zajištění technického správnosti a struktury jednotlivých elementů metadat je realizováno pomocí pravidel implementovaných v Elza. Metodická správnost a vhodnost vytvořeného popisu je ověřena při kontrole a lektorování archivní pomůcky.

Dokončený popis je ve formě archivní pomůcky uložen v digitálním archivu ve specializovaném balíčku ve formátu EAD dle specifikace Profil EAD pro archivní pomůcky. Dokončená archivní pomůcka je také následně předána do systému PEvA v souladu s metodikou.

Počet bodů: 10

5.1.29. K29 Strukturální metadata

Struktura reprezentací musí být popsána tak, aby zobrazené informační objekty mohly být rekonstruovány a využity.

Vysvětlení: Reprezentace archivovaného informačního objektu může sestávat z více různých technických komponent (obvykle jednotlivých souborů), které jsou plně pochopitelné teprve v strukturovaném celkovém kontextu (např. pořadí stran v knize nebo dokumenty ve spisu). Strukturální metadata slouží v závislosti na archivovaném typu objektu k tomu, aby ukázala celkový kontext informačního objektu a aby byl připraven k využívání.

Otázky

  • Jaká strukturální metadata používá digitální archiv? Jak dalece počítá s různými typy objektů? Jaké standardy jsou zohledněny?

  • Jakými opatřeními digitální archiv zajišťuje, aby mohla být strukturální metadata použita pro obnovení autentické struktury různých reprezentací?

Dokumenty

Sebehodnocení

Zajištění podoby strukturálních metadat začíná v části příjmu archiválií do digitálního archivu. V technické specifikaci vstupních balíčků SIP jsou explicitně vyjmenovány možné podoby uchováváných typů dokumentů. Pro každý z uvedených typů (skartační řízení - NSESSS, diplomové práce - MARC XML a mimoskartační řízení - METS s EAD sekcí) je specifikována povinná podoba strukturálních metadat.

Přijatá strukturální metadata v balíčku se uchovávají ve dvou vzájemně provázaných částech:

Při zpracování archiválií je každý jednotlivý balíček zpracováván ve formě samostatné jednotky. Nedochází ke změně jeho vnitřní struktury a jsou zachována původní strukturní metadata. Naopak při zpracování je rozšířena vrstva strukturálních metadat, resp. balíček je zařazen do kontextu určeného vyššími úrovněmi (série, složky). Tato přidaná strukturální metadata jsou uchována ve formě archivní pomůcky opět v digitálním archivu.

Shrnutí:

  • jsou pevně definovány typy dokumentů, které digitální archiv přijímá a uchovává a tím je vymezen rozsah možných strukturálních metadat

  • pro jejich uchování jsou využívány standardy METS a EAD

  • pro obnovení autentické vnitřní struktury je zachována tato původní struktura a je dostupná formou strukturální mapy v AIP a v EAD popisných metadatech

Počet bodů: 10

5.1.30. K30 Technická metadata

Jsou definována technická metadata tak, aby zaručila interpretovatelnost, zajištění integrity a autenticity a řízení činností souvisejících s uchováváním.

Vysvětlení: Technická metadata popisují archivované objekty z hlediska technického úhlu pohledu. Zjednodušují dokazování kompletnosti a neporušenosti archiválií, umožňují přiměřené možnosti přístupu a jsou nutná k technickému zajištění činností souvisejících s uchováváním. Jaká metadata jsou nutná, závisí mimo jiné na typu objektu, na zvolené uchovávací strategii a na cílech a cílových skupinách příslušného archivu. Obvyklý standard pro technická metadata představuje PREMIS.

Otázky

  • Jaká technická metadata jsou vybrána? Jaké standardy jsou zohledněny?

  • Jaké procesy (např. migrace, zpřístupnění) a stavy (např. integrita, autenticita) jsou jakými metadaty podporovány potažmo dokumentovány?

Související dokumenty

Sebehodoncení

Rozsah ukládaných technických metadat je součástí interní specifikace AIPu v části Technická a administrativní metadata. Metadata jsou uložena v XML dle standardu PREMIS. V digitálním archivu jsou uložena technická metadata, která zajišťují:

  • integritu a autenticitu archivních informačních balíčků pomocí kontrolních součtů jednotlivých částí AIPů, záznamy o provedených kontrolách integrity (fixity checks), viz: PREMIS - kontrolní součty

  • interpretovatelnost dat v archivních informačních balíčcích pomocé uchování úplných technických metadat pro formátové reprezentace, způsobu vložení balíčků do DA a zachování původních zdrojových dat a jejich metadat; viz události v PREMIS: migrace, formátové reprezentace

  • řízení činností souvisejících s uchováváním pomocí formátového modulu Formátový modul

  • uchování informací o změnách; u každé změny AIPu (datové i metadatové) je vždy uveden uživatel, který změny provedl; každá taková změna vede na vytvoření nové verze AIPu, která je v digitálním archivu uchována

Archiv disponuje podrobnou a úplnou specifikací technických metadat, která je dostupná v dokumentaci AIS.

Počet bodů: 10

5.1.31. K31 Zaznamenání postupů při činnostech související s uchováváním

Digitální archiv zaznamenává činnosti související s uchováváním a změny reprezentací.

Vysvětlení: Během dlouhodobého uložení musí být převzaté reprezentace buď vždy znovu převedeny do nových reprezentací, anebo rozšířeny o emulátory (migrační nebo emulační strategie). Tyto změny, mající bezprostřední vliv na integritu a autenticitu archivovaných reprezentací, potažmo informačních objektů, musí být systematicky a dostatečně zaznamenány. Cílem je transparentně doložit procesy, které vedou k těmto změnám. Do záznamů musí být možné nahlížet. Obvyklý standard pro zaznamenání změn při uchovávání představuje PREMIS.

Otázky

  • Jaké postupy a změny při uchovávání se zaznamenávají?

  • Jakým způsobem jsou postupy a změny při uchovávání zaznamenávány (např. automaticky, manuálně)? Jsou také dokumentováni aktéři změn? Jaké standardy jsou zohledněny?

  • Jak je zajištěno, že záznamy budou čitelné, transparentní a vyhodnotitelné v budoucnu?

Související dokumenty

Sebehodnocení

Archiv zaznamenává všechny činnosti související s uchováváním a změnami reprezentací formou událostí v metadatech pomocí standardu PREMIS (Migration), kde je definován rozsah uložených metadat. Záznamy jsou uloženy v archivních informačních balíčcích a jsou dostupné pro vyhledávání a prohlížení. Popis všech uchovávaných událostí je uveden ve specifikaci technických metadat a jsou ukládány výhradně dle standardu PREMIS a uvedené dokumentace. Toto zajišťuje jejich čitelnost, transparentnost a vyhodnotitelnost v budoucnu.

Základem pro rozhodnutí o provádění migrací jsou záznamy o jednotlivých datových formátech a vyhodnocování s nimi spojených rizik. Ty jsou uchovávány v k tomu určeném formátovém modulu.

Při provádění migrace jsou automatizovaně zaznamenány všechny podstatné informace o provedené činnosti, včetně informace o aktérech, kteří se na činnosti podíleli, použité aplikace, jejich verze apod. Postup provádění migrace je popsán v Formátová migrace.

Počet bodů: 10

5.1.32. K32 Administrativní metadata

Digitální archiv má definovaná administrativní metadata tak, aby mohl provádět správu a využití informačních objektů a jejich reprezentací. Využívání reprezentací může být omezené zákonnými nebo smluvními důvody.

Vysvětlení: Vnitřní administrace a přístup k archivovaným digitálním objektům musí být technicky zabezpečeno ze zákonných nebo smluvních důvodů. Potřebná administrativní metadata musí být systematicky shromažďována tak, aby bylo během celého životního cyklu v archivu možné provádět pouze povolená opatření (např. vícečetné uložení, migrace a přístup pro oprávněné uživatele). Jaká metadata jsou potřebná, závisí na právním zakotvení digitálního archivu, na jím stanovených cílech a uživatelských skupinách.

Otázky

  • Jaká administrativní metadata jsou shromážděna? Jaká pravidla a standardy jsou přitom zohledňovány?

  • V jakém vztahu jsou administrativní metadata vůči údajům dle K6 a K7?

Související dokumenty

Sebehodnocení

Digitální archiv shromažďuje administrativní metadata, která jsou potřebná pro správu a využití informačních objektů a jejich reprezentací. Primárně jsou zajištěna metadata v souvislosti se vznikem archiválie a provedeným výběrem. Tato metadata jsou zaznamennána na několika úrovních:

  • v rámci modulu ESM - tj. Evidenčně Správní Modul

  • samostatně v digitálním úložišti ve formě balíčku reprezentujícícho příslušnou vnějši nebo vnitřní změnu, viz: Popisná metadata vnější změny a Popisná metadata vnitřní změny

  • v rámci administrativních metadat archivních informačních balíčků archiválií. Konkrétně formou metadatových událostí v PREMIS Creation a Accession - vznik archiválie a její předání do digitálního archivu.

Současně probíhá automatizovaný zápis uvedených informací do centrálního systému PEvA II.

Součástí informací o vnitřních a vnějších změnách je také refernce na příslušný spis v systému elektronické spisové služby. Vazbu zajišťuje číslo jednací, které je součástí metadat archivní jednotky v ESM a je také uloženo v metadatech.

Zpřístupnění archiválií je obvykle realizováno až po jejich zpracování. Případná omezení přístupu k archiváliím jsou vždy zaznamenána při jejich zpracování v modulu Elza do k tomu určených metadatových polí (Omezení přístupnosti, Zvláštní omezení přístupnosti) a to včetně příslušného zákoného důvodu. Takto zachycené informace jsou technickým prostředkem pro realizaci opatření respektujícím přísluěná právní a smluvní omezení dle K6 Právní a smluvní základ a K7 Právní shoda.

Takto jsou ke každému digitálnímu objektu uloženy vždy úplné informace umožňující jeho správu a dohledání příslušných zdrojových a souvisejících informací.

Počet bodů: 10

5.1.33. K33 IT infrastruktura

IT infrastruktura realizuje požadavky zacházení s informačními objekty a reprezentacemi v technickém a bezpečnostně-technickém ohledu.

Vysvětlení: Cílem IT infrastruktury je zavedení technických a bezpečnostních opatření specifikovaných v K13-26. Infrastruktura je v tomto ohledu abstraktně popsána, ale není nutné ji zcela v provozně-technickém ohledu zkoušet. Vlastní IT infrastruktura archivu nebo (z části) IT infrastruktura provozovaná poskytovatelem služeb, sestává z hardware, rozvodů, software a rozhraní, které jsou nutné k provozu digitálního archivu. Cílem kritéria K33 je vyzkoušet a ztransparentnit přiměřenost, spolehlivost, bezpečnost a budoucí perspektivy této infrastruktury.

Otázky

  • Jaká IT infrastruktura je k dispozici?

  • V jakém vztahu jsou konkrétní strukturální rozhodnutí k jiným odborným a technickým rozhodnutím (srovnej K13-26)?

  • Jaké normy, směrnice a standardy jsou přitom zavedeny?

  • Jaká opatření jsou plánována, aby byla IT infrastruktura udržena na aktuální úrovni?

Dokumenty

Sebehodnocení

Digitální archiv využívá IT infrastrukturu, která je popsána v Technická infrastrukura. Veškerá infrastruktura je ve výhradním vlastnictví UK. V částech Hlavní pracoviště a Záložní pracoviště jsou popsány dvě geograficky oddělená pracoviště, jejich hardwarové vybavení a síťová infrastruktura (viz Síťová a IT infrastrukura). V dokumentaci je také popsán způsob využití jednotlivých uzlů v rámi řešení digitálního archivu, způsob řešení ukládání dat a vztah jednotlivých úložišť.

Odpovědnost za IT infrastrukturu je vymezena v části Personální zabezpečení a je rozdělena mezi:

  • IT oddělení UK (viz Správa HW) - zajišťuje provoz a správu serverů, síťové infrastruktury, zálohování a bezpečnostní politiky

  • IT pracovníky archivu - zajišťují provoz a správu aplikací a databází, které jsou součástí digitálního archivu

Todo

Doplnit normy a směrnice Opatření pro udržení IT infrastruktury na aktuální úrovni ….

Počet bodů: 10

5.1.34. K34 Bezpečnost

Organizace a infrastruktura zajišťují bezpečnost digitálního archivu a jím archivovaných informačních objektů a jejich reprezentací.

Vysvětlení: Kvůli zajištění neporušitelnosti archiválií a k naplnění zákonných či smluvních požadavků, musí každý důvěryhodný digitální archiv implementovat přiměřená opatření k ochraně jeho vlastní integrity a jeho archiválií. Tato opatření by měla být založena na identifikaci cenných oblastí archivu hodných ochrany, na analýze potenciálních hrozeb a na analýze pravděpodobnosti poškození, a vyústit do celkového bezpečnostního konceptu (např. s pomocí konceptu Drambora).

Otázky

  • Jaké části digitálního archivu a v jaké míře je nutné zabezpečit?

  • Jaké scénáře poškození založené na zlém úmyslu, či na lidském nebo technickém selhání, očekáváte jako obzvláště nebezpečné pro uchovávání informačních objektů a reprezentací? Jak vysoká je pravděpodobnost vzniku těchto poškození? Jak těžké je poškození? Jaké riziko je ještě akceptovatelné?

  • Jaká opatření jsou připravena vůči ohrožení?

  • Jak je analýza rizik a plánovaná protiopatření převedena do bezpečnostní koncepce? Jaké normy, směrnice a standardy jsou zohledněny?

  • Jaká jsou plánována opatření k přezkoušení bezpečnostní koncepce a jejího dalšího rozvinutí?

Dokumenty

Todo

Doplnit dokumenty: koncept IT bezpečnosti a koncept bezpečnosti infrastruktury (chybi u uloziste 2). Analýza rizik?

Sebehodnocení

Při budování a provozu digitálního archivu je snahou předejití maximálnímu množství myslitelných rizik. Způsob a rozsah bezpečnostních opatření obzvlášť s ohledem na zajištění uchování uložených digitálních dat je v samostatné dokumentaci Bezpečnostní opatření.

Fyzické zabezpečení infrastruktury je zajištěno umístěním serverů v datových centrech s 24/7 fyzickou ochranou, přístupem na základě oprávnění. U jednotlivých úložišť je odkaz na příslušná bezpečnostní opatření (Prostory a jejich zabezpečení).

Počet bodů: 7