3.4.3. Logická ochrana informačního obsahu digitálních objektů

Jedním ze základních úkolů a cílů digitálního archivu je udržení čitelnosti informací obsažených ve spravovaných digitálních objektech. Tento cíl ovlivňuje výběr archiválií, správu archivu a postupy zajišťující logickou ochranu obsahu archivu.

Správa formátů v digitálním archivu

Předpokladem logické ochrany je funkční správa formátů a technických metadat spravovaných digitálních objektů. Ty jsou spravovány ve Formátovém modulu a v Evidenčně správním modulu. Klíčovým nástrojem Formátového modulu je Formátová knihovna AIS, která spravuje záznamy o jednotlivých formátech digitálních objektů. Tyto záznamy jsou přebírány z externích formátových knihoven Pronom a Format Description Document FDD. Knihovna Pronom je v AIS UK primárním zdrojem informací o formátech. Ve formátové knihovně je možné vytvářet i vlastní záznamy formátů, které dosud nejsou popsány v externích formátových knihovnách. Formátová knihovna AIS UK umožňuje vytvářet vlastní rozšiřující popis převzatých formátů, identifikovat rizika spojená s konkrétním formátem a plánovat činnosti nutné k udržení čitelnosti formátů v daném formátu.

Za správu formátové knihovny jsou odpovědni správci digitálního obsahu, kteří udržují aktuálnost záznamů převzatých z externích formátových knihoven a pravidelně (zpravidla jednou ročně) aktualizují rizika konkrétních formátů a plánované činnosti.

V této činnosti vychází z popisu daných formátů a aktuálních informací z oblasti LTP, včetně doporučení a best practicies významných digitálních archivů – v českém kontextu zejména z formátových pravidel Národního digitálního archivu a ze standardů Národní knihovny (projektu Národní digitální knihovna).

Formátová politika v předarchivní péči

Informace o formátu digitálního objektu (v kontextu dlouhodobé interpretovatelnosti jeho informačního obsahu) ovlivňuje samotný výběr navrhovaných digitálních dokumentů za archiválie.

Úřední dokumenty zřizovatele

V oblasti úředních dokumentů zřizovatele uplatňuje digitální archiv politiku převážně restriktivní.

Při výběru dokumentů spravovaných v Elektronické spisové službě UK se řídí formátovými omezeními vycházejícími z Národního standardu pro elektronické spisové služby a Vyhlášky č. 259/2012 Sb. o podrobnostech spisové služby. Navržené informační balíčky prochází validací, jejíž součástí je identifikace a validace formátů obsažených digitálních komponent. Pokud balíčky navržené původcem obsahují komponenty, které nejsou v určených formátech, archiv je odmítá a vyzývá původce k převodu těchto komponent do určených výstupních formátů.

Při výběru dokumentů a dat z dalších informačních systémů zřizovatele archiv vychází z best practicies Archiving by design a v případě relevantních informačních systémů obsahujících data s trvalou historickou hodnotou jedná s provozovateli těchto informačních systémů a doporučuje výstupní formáty vhodné k dlouhodobé digitální archivaci. Tato doporučení jsou implementována do vnitřních předpisů zřizovatele pro provoz těchto informačních systémů. Příkladem jsou formátová omezení pro závěrečné studentské práce v digitální podobě v opatření rektora č. 72/2017.

Dokumenty jiných původců

V oblasti výběru dokumentů a dat jiných původců volí archiv strategii vyjednávání. Preferuje dokumenty a data ve formátech vhodných k dlouhodobé digitální archivaci a v rámci předarchivní péče v relevantních případech jedná s původci o převodu do vhodných archivačních formátů. Přijímá však i dokumenty a data ve formátech, které nejsou vhodné k dlouhodobé digitální archivaci. Čitelnost jejich informačního obsahu je zajištěna budoucími činnostmi uvnitř digitálního archivu. Zejména migrací do vhodných formátů, viz Realizace ochrany ohroženého informačního obsahu.