3.1. Akvizice a výběr archiválií
ÚDA UK primárně k trvalému uložení vybírá dokumenty a data svého zřizovatele, kterým je Univerzita Karlova (dále jen „zřizovatel archivu“ nebo „UK“) v souladu se svým posláním (viz Poslání archivu).
Vybírány jsou:
dokumenty trvalého významu spravované zřizovatelem v elektronickém systému spisové služby UK,
další dokumenty a data trvalého významu spravované v ostatních informačních systémech,
dokumenty a data trvalé povahy jiných původců, které svým informačním obsahem souvisí s posláním ÚDA UK,
dokumenty a data trvalé hodnoty z volně dostupných zdrojů, které svým informačním obsahem souvisí s posláním ÚDA UK.
Součástí akvizice do digitálního archivu jsou zpravidla i metadata vybraných analogových dokumentů.
3.1.1. Obecné principy
Akvizice a výběr dat zřizovatele vychází ze zákonného zmocnění (§52, písm. b) a c) zákona č. 499/2004 Sb.). Při jednání s původci se řídí Spisovým řádem Univerzity Karlovy a interními metodikami pro vyřazování dokumentů (viz Interní předpisy UK a ÚDA UK).
Při akvizici dat jiných původců se řídí zákonným zmocněním (§52, písm. c) zákona č. 499/2004 Sb.), podrobnosti akvizice jsou zpravidla výsledkem individiuálního jednání s původcem a jsou srhnuty v příslušném smluvním dokumentu (darovací smlouvě nebo smlouvě o předání dokumentů k trvalému uložení).
Součástí rozhodování o příjmu dat v rámci výběru je i zohlednění srozumitelnosti a dlouhodobé čitelnosti předávaných digitálních informací, viz kapitola Formátová politika v předarchivní péči.
3.1.2. Úřední dokumenty a data
Úřední dokumenty zřizovatele archivu spravovaná ve spisové službě jsou regulována Národním standardem pro spisové služby a vyhláškou č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby. Archiv v rámci výběru provádí kontrolu předávaných vstupních balíčků. Případná nevalidní data jsou identifikována pomocí validačních nástrojů a archiv vybízí původce k nápravě.
Digitální informace zřizovatele trvalého významu nespravované ve spisové službě jsou dlouhodobě posuzovány ještě v době jejich správy původcem. Archiv ovlivňuje jejich správu včetně podoby uchovávaných formátů odkaz na kapitolu Úřední dokumenty zřizovatele. V této praxi vychází z best practicies Archiving by design (https://commission.europa.eu/document/download/e3cf4d38-ee41-42f9-8994-f6589ffad458_en?filename=Whitepaper%20AbD_en.pdf) a legislativního zmocnění s ohledem na § 3a zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě v platném znění. Spolu s digitálními dokumenty a daty tohoto typu jsou zpravidla přijímána i jejich metadata. Příkladem je archivace závěrečných prací absolventů Univerzity Karlovy (Import s metadaty v xml (studentské práce)).
K trvalému uložení jsou vybírány dokumenty jimž dle spisového plánu zřizovatele již uplynunula skartační lhůta a které byly ve skartačním řízení vybrány za archiválie.
3.1.3. Jiné digitální informace
K trvalému uložení jsou vybírány dokumenty a data jiných původců, které byly nabídnuty ÚDA UK, při jejich výběru v rámci mimoskartačního řízení jsou vybírány dokumenty a data trvalé historické hodnoty, které svým informačním obsahem souvisí s posláním ÚDA UK.
ÚDA UK může k trvalému uložení vybírat dokumenty a data z volně dostupných zdrojů, které svým informačním obsahem souvisí s posláním ÚDA UK. Tyto dokumenty a data se zpravidla stávají součástí sbírkových fondů ÚDA UK.
Digitální informace jiných původců jsou posuzovány v rámci výběru, při výběru jsou zohledněny aktuální formátové politiky archivu (Formátový modul) nahradit linkem Správa formátů v digitálním archivu. V případě historického významu nabídnutých dat tohoto typu může archiv přijmout i data u nichž není schopen zajistit dlouhodoboou čitelnost a srozumitelnost. U těchoto dat archiv zaručuje jen základní bitovou ochranu, jejich srozumitelnost v případě potřeby řeší nástroji dlouhodobé digitální ochrany (např. formátovou migrací), link na Realizace ochrany ohroženého informačního obsahu.