3.2. Evidence, správa a zpracování archiválií

3.2.1. Evidence a správa objektů v digitálním archivu

Funkcionality správy digitálního archivu dle modelu OAIS zajišťuje modul ESM. Jeho datový model vychází z datového modelu informačního systému Evidence Národního archivního dědictví (dále IS PEvA II), viz https://mv.gov.cz/clanek/provoz-informacniho-systemu-evidence-narodniho-archivniho-dedictvi-na-narodnim-portalu.aspx Modul zajišťuje správu archiválií reprezentovaných jejich informačními balíčky, vedle toho spravuje i objekty (databázové záznamy a informační balíčky) reprezentující klíčové události (Vnější a Vnitřní změny) a vztahy (archivní soubory) v archivu. Dalšími spravovanými objekty jsou statické obrazy kontextuálního archivního popisu vytvářeného v rámci zpracování archiválií. Modul umožňuje realizovat určené operace s archiváliemi a dalšími objekty (uložení, úpravu spravovaných metadat, práci s datovým obsahem). Každá relevantní uživatelská operace v modulu má za následek aktualizaci databázového záznamu a informačního balíčku (vznik nové metadatové, případně datové verze) v archivním úložišti. Metadata určených objektů jsou pomocí rozhraní přenášeny do celostátní evidence PEvA II.

Správa analogových archiválií v digitálním archivu

Analogové archiválie jsou reprezentovány databázovými záznamy a informačními balíčky obsahujícími metadata těchto archiválií. Při digitalizaci analogových archiválií dochází k uložení digitalizátů a píslušných metadat do informačního balíčku (AIP) za vzniku nové datové a metadatové verze. Do balíčku jsou doplněny datové komponenty digitalizátů a je aktualizován metadatových popis. Modul zajišťuje i informační podporu činností s fyzickými papírovými archiváliemi (správu skladu, ukládacích jednotek, evidenci zápůjček do badatelny atp.).

3.2.2. Princip identifikace objektů v digitálním archivu

Každý objekt spravovaný v digitálním archivu (archiválie, vnější a vnitřní změny, archivní soubory, kontextuální popisy) je jednoznačně identifikován svým identifikátorem. Identifikátory jsou generovány systémem a jsou celočíselné. Identifikátory jednotlivých typů objektů jsou v rámci digitálního archivu unikátní. Způsob tvorby identifikátorů je popsán v Názvové konvence AIPu a jeho částí.

3.2.3. Zpracování archiválií

Archivní popis je vytvářen v souladu se Základními pravidly pro zpracování archiválií. Součástí digitálního archivu je modul pro archivní zpracování (tvorbu kontextuálního archivního popisu), který je tvořen integrovanou instalací aplikace Elza. Modul pomocí WSDL rozhraní (https://docs.lightcomp.cz/elza/current/implementation/wsdl-api/api.html) načítá metadata archiválií určených k archivnímu zpracování.

Zpracované archiválie jeou ve formě pomůcky uloženy v digitálním archivu ve formě specializovaného balíčku. Archivní popis je uložen v xml souboru dle Profil EAD pro archivní pomůcky pro archivní pomůcky a v čitelné podobě v PDF souboru. Zhotovený archivní popis je po kontrole a schválení ukládán jako obsah informačního balíčku archivní pomůcky v archivním úložišti a je předmětem dlouhodobé digitální ochrany. Správa těchto balíčků je zajištěna v modulu ESM. Pro kontrolu archivního popisu je využíván modul pro lektorování v Elza.

Modul pro archivní zpracování slouží také pro správu archivních entit v souladu se Základními pravidly pro zpracování archiválií. Zabezpečuje jejich správu i pro ostatní části digitálního archivu a je pomocí rozhraní a technického účtu napojen na Centrální archivní modul pro správu archivních entit (CAM).