3.5. NSESSS, příloha 2

Plný název: Národní standard pro elektronické systémy spisové služby, příloha 2 Schéma XML pro zaznamenání popisných metadat uvnitř datového balíčku SIP

3.5.1. Formát metadat

Formát metadat je dle schématu: nsesss.xsd.

Způsob zapouzdření do vnější mets.xml je popsán v příloze 3 Národního standardu pro elektronické spisové služby. V jednom vnějším souboru může být vloženo více metadat dle schématu nsesss.xsd. Jedná se o situaci, kdy jsou některé entity vzájemně propojeny pevnými křížovými odkazy. V takovém případě se pro účely popisu uvažují dokumenty samostatně.

3.5.2. Mapování do EAD

Kapitola definuje způsob mapování popisu dat do formátu EAD.

V jednom balíčku může být:

• dokument (Dokument)

• spis, který je tvořen sadou dokumentů (Spis)

• díl typového spisu, který je tvořen sadou dokumentů (Dil)

Hierarchie

Entity a komponenty uložené v informačním balíčku jsou v EADu zařazeny do hierarchie. Počátkem hierarchie je kořen spisového plánu, podřízené jsou jednotlivé věcné skupiny, entity a nejníže jsou v hierarchií umístěny komponenty. Každá komponenta tvoří samostatnou jednotku popisu.

Hierarchie vzniká na základě informací o mateřských entitách, resp. příslušných věcných skupinách.

• V případě dokumentu se jedná o element typu tMaterskeEntityDokumentu, metadatový kontejner pro mateřské entity dokumentu.

• V případě spisu se jedná o element typu: tMaterskaEntitaSpisu.

• V případě dílu se jedná o element typu: tMaterskaEntitaDilu.

• V případě součásti se jedná o elemenet typu: tMaterskaEntitaSoucasti

• V případě typového spisu se jedná o elemenet typu: tMaterskaEntitaTypovehoSpisu

Věcná skupina

Věcná skupina (typ tVecnaSkupina) je tvořena jedním vnořeným elementem typu tEvidencniUdajeVecneSkupiny.

Popis se skládá ze společných částí typu tEntita, pro převod viz Entita (typ tEntita).

Puvod (tPuvodSeskupeni)

Vytěží se datum (část od), viz Datace

Trideni (tTrideniVecneSkupiny)

Základem je element třídění, viz Třídění (tTrideni)

Další převáděné části:

SpisovyPlan (tSpisovyPlan)

Převádí se do kořenového elementu typu fileplan. Element se uvádí na úrovni archdesc, viz Struktura popisu

MaterskaEntita (tMaterskaEntitaVecneSkupiny)

Jeden element typu věcná skupina, převádí se rekurzivně dle těchto pravidel.

Vyrazovani (tVyrazovaniVecneSkupiny)

Nezpracovává se

Manipulace (tManipulaceSeskupeni)

Vytěží se příznak analogové části, viz Analogová část.

Společné části

Identifikace (typ tIdentifikace)

Sada elementů pro identifikační údaje entit.

Hodnota identifikátoru se ukládá do elementu did/unitid s atributem Atribut localtype="Puvodce". Jméno zdroje je možné uložit vložením do hodnoty: <jméno zdroje>:<hodnota>.

Popis (typ tPopis)

Element slouží k popisu entity.

Hodnota Nazev se vkládá do elementu did/abstract.

Hodnota Komentar se vkládá do elementu did/didnote.

Hodnota KlicovaSlova se ukládá do elementu index dle popisu v části Klíčová slova.

Třídění (tTrideni)

JednoduchySpisovyZnak

Nezpracovává se

PlneUrcenySpisovyZnak

Ukládá se jako identifikátor (viz Identifikátory), avšak jen v případě, že je odlišný od identifikátoru rodiče (komponenta bude mít shodný plně určený spisový znak s mateřskou entitou).

Oduvodneni

Nezpracovává se

Entita (typ tEntita)

Identifikace (tIdentifikace)

viz Společné části

Popis (tPopis)

viz Společné části

Souvislosti (tSouvislosti)

Nezpracovává se

Pristupnost (tPristupnost)

Pokud je nastavena bezpečnostní kategorie, tak se uloží její Nazev

Pokud je vyplněn element JineOmezeni, tak se přidá za stávající hodnotu oddělenou čárkou.

Jako typ omezení se uvede jine.

viz Omezení přístupu

Poznamky (tPoznamky)

nezpracovává se

JineUdaje (tJineUdaje)

nezpracovává se

Evidence (typ tEvidence)

Uplatní se u dokumentu a spisu

EvidencniCislo (tEvidencniCislo)

Pokud je součástí dokumentu, tak se uloží jako CisloJednaci. Pokud je součástí spisu, tak se uloží jako SpisovaZnacka. V ostatních případech se uloží jako identifikátor typu EvidencniCislo.

Význam identifikátorů viz Identifikátory

PoradoveCislo (tPoradoveCislo)

Uloží se jako identifikátor typu PoradoveCislo.

Význam identifikátorů viz Identifikátory

UrceneCasoveObdobi (tUrceneCasoveObdobi)

Hodnota se použije pro dataci, viz Datace

NazevEvidenceDokumentu (tNazev)

Nezpracovává se

Dokument

Samostatný dokument má své evidenční údaje a sekci s komponentami.

Typ tEvidencniUdajeDokumentu

vlastní Entita

viz Entita (typ tEntita)

Evidence (typ tEvidence)

viz Evidence (typ tEvidence)

Neevidence

Nezpracovává se

Jazyky (typ tJazyky)

Nezpracovává se

Puvod (typ tPuvodDokumentu)

Vytěží se datum (část od), viz Datace (DatumVytvoreni)

Pokud se jedná o doručený dokument (DorucenyDokument), tak se z něj přebírá informace o odesílateli z prvku Odesilatel a ukládá se do prvku Související osoby.

Způsob převodu vlastních dat osoby: specs_nsesss_ead_subj_externi

Trideni (typ tTrideniDokumentu)

Základní elementy z Trideni se převádějí dle Třídění (tTrideni)

Další převáděné elementy:

TypDokumentu (tTypDokumentu)

Nezpracovává se

MaterskeEntity (tMaterskeEntityDokumentu)

Převede se, viz Hierarchie

Vyrizeni (tVyrizeniEntity)

Vytěží se datum (část do), viz Datace

Vytěží se informace o příjemcích z elementu Prijemce. Jedná se o volitelnou opakovatelnou hodnotu. Osoby jsou převedeny dle specifikace: Externí subjekt.

Vytěží se informace o zpracovateli z elementu Zpracovatel. Osoba je převedena dle specifikace: Interní subjekt.

Vyrazovani (tVyrazovani)

Nezpracovává se

Manipulace (tManipulaceDokumentu)

Vytěží se ukládací číslo z elementu UkladaciJednotka. Ukládací číslo se přebírá jako řetězec. Ukládací jednotka je volitelná.

Podle nastavení příznaku AnalogovyDokument se pro danou úroveň nastaví příznak analogové část, viz Analogová část.

Prevod (tPrevodDokumentu)

Nezpracovává se

Spis

Spis je tvořen vlastními evidenčními údaji a seznamem dokumentů. Spis začíná kořenovým elementem Spis.

Části spisu:

• EvidencniUdaje (tEvidencniUdajeSpisu)

• Dokumenty (tDokumenty)

  Kolekce dokumentů, které tvoří jeden spis. Viz Dokument.

Evidenční údaje spisu

Evidenční údaje spisu jsou v elementu typu tEvidencniUdajeSpisu.

vlastní Entita

viz Entita (typ tEntita)

Evidence (typ tEvidence)

viz Evidence (typ tEvidence)

Puvod (typ tPuvodSeskupeni)

Vytěží se datum (část od), viz Datace

Trideni (typ tTrideniSpisu)

Základní elementy z Trideni se převádějí dle Třídění (tTrideni)

Další převáděné elementy:

MaterskaEntita (tMaterskaEntitaSpisu)

Převede se, viz Hierarchie

Mateřskou entitou spisu je věcná skupina.

Vyrizeni (tVyrizeniEntity)

Vytěží se datum (část do), viz Datace

Vytěží se informace o příjemcích z elementu Prijemce. Jedná se o volitelnou opakovatelnou hodnotu. Osoby jsou převedeny dle specifikace: Externí subjekt.

Vytěží se informace o zpracovateli z elementu Zpracovatel. Osoba je převedena dle specifikace: Interní subjekt.

Vyrazovani (tVyrazovani)

Nezpracovává se

Manipulace (tManipulaceSeskupeni)

Vytěží se příznak analogové části, viz Analogová část.

Dil

Díl je částí typového spisu. Je tvořen vlastními evidenčními údaji a seznamem dokumentů. Díl začíná kořenovým elementem Dil.

Části dílu:

• EvidencniUdaje (tEvidencniUdajeDilu)

• Dokumenty (tDokumenty)

  Kolekce dokumentů, které tvoří jeden díl. Viz Dokument.

Evidenční údaje dílu

Evidenční údaje dílu jsou v elementu typu tEvidencniUdajeDilu.

vlastní Entita

viz Entita (typ tEntita)

Puvod (typ tPuvodSeskupeni)

Vytěží se datum (část od), viz Datace

Trideni (typ tTrideniDilu)

Základní elementy z Trideni se převádějí dle Třídění (tTrideni)

Další předáděné elementy:

MaterskaEntita (tMaterskaEntitaDilu)

Obsahuje element Soucast typu (tSoucast). Převádí se dle Součást.

Uzavreni (tUzavreni)

Vytěží se datum (část do), viz Datace

Vyrazovani (tVyrazovani)

Nezpracovává se

Manipulace (tManipulaceSeskupeni)

Vytěží se příznak analogové části, viz Analogová část.

Součást

Součást (tSoucast) je tvořena jedním podelementem EvidencniUdaje typu (tEvidencniUdajeSoucasti).

Evidenční údaje součásti

Evidenční údaje součásti jsou v elementu typu tEvidencniUdajeSoucasti.

vlastní Entita

viz Entita (typ tEntita)

Puvod (typ tPuvodSeskupeni)

Vytěží se datum (část od), viz Datace

Trideni (typ tTrideniSoucasti)

Základní elementy z Trideni se převádějí dle Třídění (tTrideni)

Další převáděné elementy:

MaterskaEntita (tMaterskaEntitaSoucasti)

Převede se, viz Hierarchie

Mateřskou entitou spisu je typový spis, element TypovySpis (typu tTypovySpis)

Uzavreni (tUzavreni)

Vytěží se datum (část do), viz Datace

Vyrazovani (tVyrazovani)

Nezpracovává se

Manipulace (tManipulaceSeskupeni)

Nezpracovává se

Typový spis

Typový spis (tTypovySpis) je tvořena jedním podelementem EvidencniUdaje typu (tEvidencniUdajeTypovehoSpisu).

Evidenční údaje typového spisu

Evidenční údaje typového spisu jsou v elementu typu tEvidencniUdajeTypovehoSpisu.

vlastní Entita

viz Entita (typ tEntita)

Puvod (typ tPuvodSeskupeni)

Vytěží se datum (část od), viz Datace

Trideni (typ tTrideniTypovehoSpisu)

Základní elementy z Trideni se převádějí dle Třídění (tTrideni)

Další převáděné elementy:

MaterskaEntita (tMaterskaEntitaTypovehoSpisu)

Převede se, viz Hierarchie

Mateřskou entitou typového spisu je věcná skupina.

Uzavreni (tUzavreni)

Vytěží se datum (část do), viz Datace

Manipulace (tManipulaceSeskupeni)

Nezpracovává se

Komponenta

Nejprve se zpracuje popis a až poté druh.

Atributy

druh (tDruhKomponenty)

Hodnota se přidá do obsahu / regestu. Přidává se jen v případě, že regest již hodnotu neobsahuje.

verze

Pokud obsahuje jen jednu verzi, tak se nepřevádí. V případě více verzí se pro každou verzi vytvoří složka, do abstraktu se uvede: Verze X

Verze jsou uspořádány tak, aby verze s nejvyšším číslem byla poslední.

poradi

Nepřevádí se, komponenty se uspořádají dle pořadí

forma_uchovani (tFormaUchovani)

Převádí se viz Forma uchování.

Typ tEvidencniUdajeKomponenty

Sada elementů pro evidenční údaje entity „komponenta“.

Identifikace (tIdentifikace)

viz Společné části

Popis (tPopis)

viz Společné části

Trideni (tTrideni)

Nezpracovává se.

Manipulace (tManipulaceKomponenty)

Nezpracovává se.

Prevod (tPrevodKomponenty)

Nezpracovává se.

Datace

U entity dokument je hodnota „od“ brána z těchto elementů v tomto pořadí: „Puvod“, „DorucenyDokument“, „DatumDoruceni“ „Puvod“, „VlastniDokument“, „DatumVytvoreni“ „Evidence“, „UrceneCasoveObdobi“, „Rok“ „Evidence“, „UrceneCasoveObdobi“, „DatumDo“

Hodnota „do“ je brána z elementu

„Vyrizeni“, „Datum“

Pokud není dokument základní entitou, nemusí být hodnota „Vyrizeni“, „Datum“ vyplněna. Pak se použije hodnota „VyrizeniUzavreni“, „Datum“ nadřazené entity.

U entit Dílu nebo Spis je hodnota „od“ vypočtena z nejnižší hodnoty „od“ zatříděných dokumentů, hodnota „do“ se stanoví dle hodnoty elementu „VyrizeniUzavreni“, „Datum“

Externí subjekt

Informace o externím subjektu (typ tSubjektExterni) se uloží do elementu origination, resp. do příslušných pod elementů dle typu subjektu.

V případě fyzické osoby se převezme: NazevFyzickeOsoby, IdentifikatorFyzickeOsoby a ElektronickyKontakt

V případě právnické osoby se převezme: NazevOrganizace, IdentifikatorOrganizace a ElektronickyKontakt.

Interní subjekt

Informace o interním subjektu (typ tSubjektInterni) se uloží do dvou elementů origination:

Fyzická osoba se převezme z elementů: NazevFyzickeOsoby a IdentifikatorFyzickeOsoby

Korporace se převezme z elementů: NazevOrganizace, OrganizacniUtvar a IdentifikatorOrganizace.