3.3. Přístup k a využití archiválií

Přístup k digitálním archiváliím a metadatům analogových archiválií spravovaných v digitálním archivu se řídí platnou legislativou (§34 a následující zákona č. 499/2004 Sb.). Konkrétní postupy upravuje Badatelský řád Archivu UK.

Přístup určených skupin z řad veřejnosti a původců je realizován pomocí modulu Badatelna. Součástí modulu je samostatná dokumentace pro uživatele (badatele a původce). Přístup je realizován vždy v souladu s platným Badatelským řádem Archivu UK.

3.3.1. Badatelský řád Archivu UK

Badatelský řád je samostatný dokument schvalovaný vedením archivu.

Odkaz: Badatelský řád ÚDA UK

Ceník služeb a poplatků

Ceník služeb a poplatků ÚDA UK: https://udauk.cuni.cz/ARCH-131.html

3.3.2. Postup zpřístupnění

Zpřístupnění na základě objednávky

Základem zpřístupnění archiválií je jejich objednávka konkrétním badatelem. Přípravu dat pro nahlížení dle objednávky zajišťuje archivář pomocí nástroje Export v modulu ESM. Vybrané informační balíčky jsou takto exportovány za účelem zpřístupnění.

Připravená data jsou ve formě výstupních balíčků přenesena do modulu Badatelna, kde následně zpřístupněny.

Zveřejnění a zpřístupnění archiválií

Archivář může na základě rozhodnutí zveřejnit archiválii všem badatelům provést její zveřejnění pomocí nástroje Export v modulu ESM.

Zpřístupnění pro archiváře

Přistup interních uživatelů (archivářů) je zajištěn pomocí modulu ESM, který vydává oprávněným uživatelům archivní balíčky, případně jejich jednotlivé komponenty.

Publikace archivních pomůcek

Nástroj umožňuje i publikaci archivních pomůcek.

Export balíčků

Export balíčků probíhá pomocí specializovaného procesu export balíčků v rámci modulu ESM. Zpřístupněné a exportované balíčky jsou následně uživatelům dostupné v modulu Badatelna.

Každý převod informačních balíčků do výstupních balíčků má svou samostatnou dokumentaci. V rámci jednotlivého typu převodu jsou definovány varianty poskytnutých dat a jim příslušejících metadat.

Kvalita převodu do výstupních balíčků je zaručena postupem dle workflow Export pro publikaci. Moduly Evidenčně správní modul a Badatelna provádí v rámci předání kontrolu konzistence a struktury metadat výstupních balíčků. Archivář v rámci svého postupu provádí vizuální kontrolu zpracování exportovaných balíčků v modulu Badatelna.

3.3.3. Badatelna

Modul umožňuje vedení badatelských účtů, badatelských listů, vytváření objednávek a nahlížení do zpřístupněných archiválií v souladu s legislativou a Badatelským řádem UK.

Uživatelům Badatelny je zpřístupněn metadatový popis a samotný datový obsah. Součástí zpřístupněného metadatového popisu jsou i určené identifikátory digitálních objektů spravovaných digitálním archivem.

Poskytované identifikátory jsou:

numerický identifikátor archiválie,

referenční označení jednotky popisu,

označení ukládací jednotky v níž je uložena analogová archiválie,

číslo archivního souboru z evidence NAD,

evidenční číslo pomůcky z evidence NAD.

V Badatelně je přístupný také metadatový popis archivních souborů a archivní pomůcky obsahující kontextuální archivní popis definovaných souborů archiválií. Badatelna disponuje vyhledávacím nástrojem, který umožňuje fulltextové a strukturované vyhledávání v archivním popisu a textové vrstvě relevantních digitálních archiválií (https://ais.udauk.cuni.cz/badatelna/hledat). Vyhledávání umožňuje také hledání dle přístupových bodů (ZP kapitola 6 a následující).

Obsluha digitální badatelny

Digitální badatelna má zpracovánu samostatnou příručku pro uživatele. V ní je popsán způsob obsluhy aplikace, souhrnné informace o zveřejněných archivních fondech a hlavně návod pro vyhledávání v nich.

Odkaz na uživatelskou dokumentaci: https://ais.udauk.cuni.cz/badatelna/napoveda