2.4. Způsob řízení a organizace archivu
Organizace a způsob řízení digitálního archivu je dána organizačním řádem Ústavu a archivu Univerzity Karlovy (viz Organizační řád ÚDA UK). Digitální archiv je po organizační stránce součástí Archivu Univerzity Karlovy (viz Organizační řád UK). Digitální archiv přímo řídí vedoucí Archivu Univerzity Karlovy ve spolupráci s projektovým manažerem digitálního archivu. Zajištění konkrétních procesů pracovníky digitálního archivu je popsáno v kapitole Personální zabezpečení.
Organizační struktura ÚDA UK vychází z organizačního řádu. Její aktuální podoba je uvedena v samostatném dokumentu: Organizační struktura a zaměstnanci.
2.4.1. Procesy a rozhodování
Pro jednotlivé procesy realizované v archivu jsou zpracovány metodické návody, které jsou součástí dokumentace jednolivých modulů AIS UK (Technická dokumentace), případně jsou součástí obecné dokumentace modulů zapojených do AIS UK (https://elza-doc.lightcomp.cz/current/user-guide/user-guide.html). Metodické návody pro vyřazování dokumentů ze spisové služby UK a realizaci skartačního řízení v modulu Výběr původcem dokumentů jsou přístupné v neveřejné dokumentaci systému Elektronické spisové služby UK.
Interní dokumentace ÚDA UK
Interní dokumentace ÚDA UK k AIS (postupy, návody, směrnice) je přístupná oprávněným uživatelům prostřednictvím Sharepointu (https://cunicz.sharepoint.com/).
Dostupné jsou zde například tyto dokumenty:
Návody pro realizaci výběru archiválií archivářem
Návody pro evidenci archiválií v ESM
Specifické postupy pro zpracování archiválií v modulu ELZA
Za tvorbu a aktualizaci návodů odpovídají obsahoví správci a metodici archivní péče. Podobu metodických návodů schvalují vedoucí Archivu UK a projektový manažer digitálního archivu.