2.1. Poslání archivu
Ústav dějin a archiv Univerzity Karlovy je specializovaným akreditovaným archivem po získání oprávnění pro ukládání archiválií v digitální podobě dle § 60a zákona č. 499/2004 Sb. bude digitálním archivem. Jeho základním posláním je všestranná péče a trvalé uchování archiválií vzniklých z činnosti svého zřizovatele (Univerzity Karlovy) a jeho předchůdců. Vedle toho uchovává vybrané archiválie z oblasti dějin vysokého školství, vědy a studentstva.
Vybírá dokumenty trvalé hodnoty svého zřizovatele v digitální a analogové podobě za archiválie, vybírá z dokumentů nabídnutých ostatními původci dokumenty vhodné k prohlášení za archiválie, shromažduje archiválie svojí sbírkovou činností. Takto vybrané archiválie eviduje, zpracovává a zpřístupňuje určeným komunitám. Vybrané uchovávané analogové archiválie převádí do digitální podoby a takto pořízené digitalizáty trvale uchovává. V oblasti digitálního archivnictví pečuje o trvalé a bezpečné uložení spravovaných archiválií a zachování jejich informační hodnoty. Pořizuje potřebná metadata o uchovávaných archiváliích a tato metadata trvale uchovává.
Spravuje, pravidelně vyhodnocuje stav a dlouhodobě rozvíjí informační systém digitálního archivu (Archivní informační systém Univerzity Karlovy). Ve spolupráci s Ústavem výpočetní techniky Univerzity Karlovy spravuje hardware na němž je provozován digitální archiv, pravidelně vyhodnocuje jeho stav a dbá o jeho pravidelnou obměnu a modernizaci.
Provádí výzkum v oblasti dlouhodobého uchovávání digitálních objektů a péči o ně a své výsledky publikuje a aplikuje ve své činnosti.
2.1.1. Určená komunita
Určenou komunitou se dle principů OAIS (viz OAIS Enviroment, https://ccsds.org/wp-content/uploads/gravity_forms/5-448e85c647331d9cbaf66c096458bdd5/2025/01//650x0m3.pdf page 2-2) míní koncoví uživatelé digitálního archivu, jimž je zpřístupňován obsah digitálního archivu a kteří jsou schopni tomuto obsahu porozumět.
Nárok určené komunity
Nárok určené komunity vychází z archivní a další legislativy, především z § 34 a následujících zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě v platném znění. Archivní legislativa definuje omezení vyplývající z ochrany osobních údajů a dalších důvodů, stejně tak definuje rozšířené nároky určených skupin uvnitř určené komunity (původců a orgánů veřejné moci). Nárok na přístup k obsahu digitálního archivu upravují i další normy ovlivňující činnost zřizovatele archivu (např. zákon č. 111/1998 Sb. o vysokých školách v platném znění a zákon č. 589/1992 Sb. o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti v platném znění.
Úřední uživatelé
Skupinu koncových uživatelů, kteří přistupují k obsahu digitálního archivu za úředním účelem, tvoří zaměstnanci zřizovatele, kteří potřebují přístup za účelem správní a další úřední činnosti. Dle legislativy jsou původci a mají zákonný nárok na plný obsah uchovávaných digitálních objektů. Specifickou skupinu úředních uživatelů tvoří orgány veřejné moci dle § 38, odst. 5 zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a zástupci dalších institucí, kteří mají nárok na přístup k obsahu digitálního archivu ze zákona.
Digitální obsah pro tyto uživatele je zpřístupňován zpravidla formou rešerše (vyhledávání uvnitř archivu, které realizuje archivář). Archiv pro tyto účely disponuje robustním vyhledáváním v nezpracovávaných archiváliích, které vychází z potřeb dominantního uživatele tohoto typu, jímž je zřizovatel archivu, Univerzita Karlova.
Neúřední uživatelé
Neúřední uživatelé přistupují k obsahu digitálního archivu prostřednictvím badatelny, přístup k obsahu je omezen zákonnými omezeními (zejména případným obsahem osobních údajů, autorskými právy atp.). Podstatnou část těchto uživatelů tvoří studenti a výzkumní pracovníci zřizovatele a dalších vysokých škol. Další část tvoří výzkumní pracovníci dalších institucí, genealogové a široká veřejnost se zájmem o dějiny vysokých škol a vědy.
Přístup koncových uživatelů
Přístup koncových uživatelů všech typů k informačnímu obsahu digitálního archivu není podmíněn expertními IT a archivními znalostmi. Celek badatelna AIS UK určený pro přístup koncových uživatelů je proto koncipován jako uživatelsky vstřícný a podporuje zobrazení obsahu v nejběžnějších obrazových a textových formátech, které archiv nabízí pro zpřístupnění.
Uživatelům je nabízen informační obsah uchovávaných digitálních objektů v uživatelsky přívětivé podobě (zpravidla formou uživatelských reprezentací), mají však možnost přístupu k originální podobě uchovávaných digitálních objektů. Jistou výjimku tvoří archivovaná výzkumná data, která nemusí být s ohledem na svůj charakter nabízena v uživatelsky vstřícné podobě, ale jsou s ohledem na jejich charakter a potřeby koncového konzumenta nabízena v původní (originální podobě).
Vybraná popisná a administrativní metadata jsou zobrazována pomocí intuitivního rozhraní a je možné v nich strukturovaně vyhledávat. Archiv v tomto ohledu sleduje potřeby svých uživatelů a plánuje další rozvoj celku badatelna.
Schopnost intelektuálního porozumění zpřístupněnému datovému a metadatovému obsahu je sledována v rámci komunikace správce fyzické badatelny s uživateli a v rámci analýzy komunikace s uživateli digitální badatelny. Archiv pro sledování schopnosti intelektuálního porozumění klíčových skupin uživatelů (studentů UK a zaměstnanců UK) využívá také souhrnné závěry svého zřizovatele (sociologická šetření a závěry HR hodnocení zaměstnanců UK).