6.3. Archivní zpracování¶
6.3.1. Pomůcka ve formátu EAD¶
Rozpracování¶
K rozpracování archiválií dochází pomocí hromadné akce „Rozpracování“, která je dostupná v agendě archiválií (za předpokladu že se uživatel do agendy nedostal některým z speciálních prokliků zmíněných např. níže). Archiválie jsou přepnuty do stavu rozpracováno a zaslány společně s vazbami na ukládací jednotky do ELZA. Pokud ještě archiválie v ELZA není, vytvoří se jí automaticky jednotka popisu a vazby na ukládací jednotky. Systém kontroluje že archiválie k rozpracování nemají vazbu na EAD pomůcku a nejsou uzamčeny žádnou probíhající změnou. Rozpracované archiválie nelze v systému jakkoliv editovat.
Zrušení rozpracování¶
Rozpracované archiválie lze hromadnou akcí „Zrušení rozpracování“ přepnout do stavu nezpracováno (popis bude odstraněn z ELZA) nebo zaevidovat jako zpracováné/inventarizované importem výstupu EAD XML z ELZA.
Zpracování¶
Zpracování probíhá v systému ELZA, do ESM je následně zaslán výstup zpracování ve formátu EAD.
Ve chvíli kdy je výstup v ELZA připraven musí uživatel:
Zkontrolovat že k danému Archivnímu souboru není evidována žádná rozpracovaná změna.
Vytvořit záznam pomůcky v ESM a schválit ji. Pomůcce nastavit právě jednu formu vyhotovení - EAD. Nepřiřazovat žádné archiválie.
V ELZA vyplnit u výstupu interní kód který je roven číslu pomůcky v ESM.
Odeslat pomůcku v ELZA tlačítkem „Odeslat výstup“.
ESM při příjmu pomůcky:
aktualizuje archiválie dle obsahu pomůcky (odkaz v pomůcce, časový rozsah, stručný obsah, stav zpracovanosti)
automaticky založí obecnou VniZ s příznakem archivního zpracování a naváže tuto změnu na pomůcku
naváže archiválie popsané v pomůcce k entitě pomůcky i změny a vygeneruje evidenční jednotky změny
Následně uživatel doplní metráž vygenerované VniZ a změnu přepíše.
Pokud je ještě před přepisem nutné proces zvrátit, je správný postup nejprve smazat VniZ a následně zneplatnit pomůcku.
Zneplatnění¶
Archiválie popsané v EAD pomůcce nelze z pomůcky odstranit bez jejího zneplatnění. Pomůcku lze zneplatntnit v jejím detailu v ESM. Žádná z archiválií nesmí být uzamčena probíhající změnou.
ESM při zneplatnění:
automaticky založí a přepíše změnu inverzní k změně zpracování
archiváliím je nastaven stav „Rozpracovaná“ a je odebrána vazba na pomůcku
6.3.2. Pomůcka v jiném formátu¶
V tomto případě systém nespravuje vazby mezi pomůckami a změnami, většinu evidence musí zaznačit sám uživatel. Systém však kontroluje určitá omezení.
Zpracování¶
Soubor pomůcky je nahrán skrze tlačítko „Nahrání datových komponent“ v detailu archivní pomůcky. Přiřazení archiválií k pomůcce může uživatel provést hromadnou akcí „Přiřadit k archivní pomůcce“, která je dostupná v agendě archiválií za předpokladu že se do této agendy uživatel prokliknul skrze tlačítko „Přiřadit archiválie“ z detailu archivní pomůcky. Pomůcku je možné taky přiřadit jednotlivě na detailu každé archiválie v tomto případě je možné zároveň zaznamenat i označení archiválie v dané pomůcce.
Systém umožňuje přiřadit archiválie k ne-EAD pomůcce za předpokladu že:
pomůcka není zneplatněna
pomůcka není schválena
archiválie nemají vazbu na jinou pomůcku a nejsou uzamčeny žádnou probíhající změnou
typ pomůcky zodpovídá stavu zpracování archiválií (zpracované/inventarizované)
Pokud archiválie které mají být přiřazeny k pomůcce nesplňují poslední bod je nutné vytvořit obecnou VniZ s příznakem archiního zpracování v rámci které je archiváliím bez vazby na EAD pomůcku umožněno změnit stav zpracování na zpracováno/inventarizováno.
Zneplatnění¶
Zneplatnění je umožňěno na detailu archivní pomůcky. V rámci ne-EAD pomůcek není při zneplatnění automaticky tvořena VniZ - tu musí vytvořit uživatel.
Pro zneplatněné ne-EAD pomůcky platí:
k této pomůcce již nelze přiřadit žádné archiválie
aktuálně přiřazeným archiváliím je možné v rámci obecné VniZ (bez příznaku archivního zpracování) změnit stav na „Nezpracovaná“
Obvyklý postup při zneplatnění ne-EAD pomůcky je tedy následující:
Zneplatnit pomůcku.
Vytvořit VniZ a přiřadit k ní všechny archiválie s vazbou na pomůcku - při přiřazení lze využít filtr na číslo archivní pomucky.
V rámci VniZ provést hromadnou akci editace a v ní nastavit stav archiválií na „Nezpracováno“, propsat VniZ.
Zrušit vazbu pomůcky na archiválie.
Zrušení vazby archiválií na ne-EAD pomůcku provádí uživatel samostatnou hromadnou akcí „Odebrání z archivní pomůcky“, která je dostupná v agendě archiválií za předpokladu že se do této agendy uživatel prokliknul skrze odkaz na Archiválie dostupný v detailu pomůcky. Vazbu lze v případě ne-EAD pomůcky zrušit i u validních (nezneplatněných) pomůcek, nelze ji však zrušit u schválených pomůcek - takové je nejprve nutné zneplatnit. Zrušení vazby je povoleno pouze pro entity které nejsou zamčené žádnou probíhající změnou.