6.3. Archivní zpracování

6.3.1. Pomůcka ve formátu EAD

Rozpracování

K rozpracování archiválií dochází pomocí hromadné akce „Rozpracování“, která je dostupná v agendě archiválií (za předpokladu že se uživatel do agendy nedostal některým z speciálních prokliků zmíněných např. níže). Archiválie jsou přepnuty do stavu rozpracováno a zaslány společně s vazbami na ukládací jednotky do ELZA. Pokud ještě archiválie v ELZA není, vytvoří se jí automaticky jednotka popisu a vazby na ukládací jednotky. Systém kontroluje že archiválie k rozpracování nemají vazbu na EAD pomůcku a nejsou uzamčeny žádnou probíhající změnou. Rozpracované archiválie nelze v systému jakkoliv editovat.

Zrušení rozpracování

Rozpracované archiválie lze hromadnou akcí „Zrušení rozpracování“ přepnout do stavu nezpracováno (popis bude odstraněn z ELZA) nebo zaevidovat jako zpracováné/inventarizované importem výstupu EAD XML z ELZA.

Zpracování

Zpracování probíhá v systému ELZA, do ESM je následně zaslán výstup zpracování ve formátu EAD.

Ve chvíli kdy je výstup v ELZA připraven musí uživatel:

  1. Zkontrolovat že k danému Archivnímu souboru není evidována žádná rozpracovaná změna.

  2. Vytvořit záznam pomůcky v ESM a schválit ji. Pomůcce nastavit právě jednu formu vyhotovení - EAD. Nepřiřazovat žádné archiválie.

  3. V ELZA vyplnit u výstupu interní kód který je roven číslu pomůcky v ESM.

  4. Odeslat pomůcku v ELZA tlačítkem „Odeslat výstup“.

ESM při příjmu pomůcky:

  • aktualizuje archiválie dle obsahu pomůcky (odkaz v pomůcce, časový rozsah, stručný obsah, stav zpracovanosti)

  • automaticky založí obecnou VniZ s příznakem archivního zpracování a naváže tuto změnu na pomůcku

  • naváže archiválie popsané v pomůcce k entitě pomůcky i změny a vygeneruje evidenční jednotky změny

Následně uživatel doplní metráž vygenerované VniZ a změnu přepíše.

Pokud je ještě před přepisem nutné proces zvrátit, je správný postup nejprve smazat VniZ a následně zneplatnit pomůcku.

Zneplatnění

Archiválie popsané v EAD pomůcce nelze z pomůcky odstranit bez jejího zneplatnění. Pomůcku lze zneplatntnit v jejím detailu v ESM. Žádná z archiválií nesmí být uzamčena probíhající změnou.

ESM při zneplatnění:

  • automaticky založí a přepíše změnu inverzní k změně zpracování

  • archiváliím je nastaven stav „Rozpracovaná“ a je odebrána vazba na pomůcku

6.3.2. Pomůcka v jiném formátu

V tomto případě systém nespravuje vazby mezi pomůckami a změnami, většinu evidence musí zaznačit sám uživatel. Systém však kontroluje určitá omezení.

Zpracování

Soubor pomůcky je nahrán skrze tlačítko „Nahrání datových komponent“ v detailu archivní pomůcky. Přiřazení archiválií k pomůcce může uživatel provést hromadnou akcí „Přiřadit k archivní pomůcce“, která je dostupná v agendě archiválií za předpokladu že se do této agendy uživatel prokliknul skrze tlačítko „Přiřadit archiválie“ z detailu archivní pomůcky. Pomůcku je možné taky přiřadit jednotlivě na detailu každé archiválie v tomto případě je možné zároveň zaznamenat i označení archiválie v dané pomůcce.

Systém umožňuje přiřadit archiválie k ne-EAD pomůcce za předpokladu že:

  • pomůcka není zneplatněna

  • pomůcka není schválena

  • archiválie nemají vazbu na jinou pomůcku a nejsou uzamčeny žádnou probíhající změnou

  • typ pomůcky zodpovídá stavu zpracování archiválií (zpracované/inventarizované)

Pokud archiválie které mají být přiřazeny k pomůcce nesplňují poslední bod je nutné vytvořit obecnou VniZ s příznakem archiního zpracování v rámci které je archiváliím bez vazby na EAD pomůcku umožněno změnit stav zpracování na zpracováno/inventarizováno.

Zneplatnění

Zneplatnění je umožňěno na detailu archivní pomůcky. V rámci ne-EAD pomůcek není při zneplatnění automaticky tvořena VniZ - tu musí vytvořit uživatel.

Pro zneplatněné ne-EAD pomůcky platí:

  • k této pomůcce již nelze přiřadit žádné archiválie

  • aktuálně přiřazeným archiváliím je možné v rámci obecné VniZ (bez příznaku archivního zpracování) změnit stav na „Nezpracovaná“

Obvyklý postup při zneplatnění ne-EAD pomůcky je tedy následující:

  1. Zneplatnit pomůcku.

  2. Vytvořit VniZ a přiřadit k ní všechny archiválie s vazbou na pomůcku - při přiřazení lze využít filtr na číslo archivní pomucky.

  3. V rámci VniZ provést hromadnou akci editace a v ní nastavit stav archiválií na „Nezpracováno“, propsat VniZ.

  4. Zrušit vazbu pomůcky na archiválie.

Zrušení vazby archiválií na ne-EAD pomůcku provádí uživatel samostatnou hromadnou akcí „Odebrání z archivní pomůcky“, která je dostupná v agendě archiválií za předpokladu že se do této agendy uživatel prokliknul skrze odkaz na Archiválie dostupný v detailu pomůcky. Vazbu lze v případě ne-EAD pomůcky zrušit i u validních (nezneplatněných) pomůcek, nelze ji však zrušit u schválených pomůcek - takové je nejprve nutné zneplatnit. Zrušení vazby je povoleno pouze pro entity které nejsou zamčené žádnou probíhající změnou.