.. _esm_archivni-zpracovani: =================== Archivní zpracování =================== Pomůcka ve formátu EAD ====================== Rozpracování ------------ K rozpracování archiválií dochází pomocí hromadné akce "Rozpracování", která je dostupná v agendě archiválií (za předpokladu že se uživatel do agendy nedostal některým z speciálních prokliků zmíněných např. níže). Archiválie jsou přepnuty do stavu rozpracováno a zaslány společně s vazbami na ukládací jednotky do ELZA. Pokud ještě archiválie v ELZA není, vytvoří se jí automaticky jednotka popisu a vazby na ukládací jednotky. Systém kontroluje že archiválie k rozpracování nemají vazbu na EAD pomůcku a nejsou uzamčeny žádnou probíhající změnou. Rozpracované archiválie nelze v systému jakkoliv editovat. Zrušení rozpracování -------------------- Rozpracované archiválie lze hromadnou akcí "Zrušení rozpracování" přepnout do stavu nezpracováno (popis bude odstraněn z ELZA) nebo zaevidovat jako zpracováné/inventarizované importem výstupu EAD XML z ELZA. Zpracování ---------- Zpracování probíhá v systému ELZA, do ESM je následně zaslán výstup zpracování ve formátu EAD. Ve chvíli kdy je výstup v ELZA připraven musí uživatel: 1) Zkontrolovat že k danému Archivnímu souboru není evidována žádná rozpracovaná změna. 2) Vytvořit záznam pomůcky v ESM a schválit ji. Pomůcce nastavit právě jednu formu vyhotovení - EAD. Nepřiřazovat žádné archiválie. 3) V ELZA vyplnit u výstupu interní kód který je roven číslu pomůcky v ESM. 4) Odeslat pomůcku v ELZA tlačítkem "Odeslat výstup". ESM při příjmu pomůcky: * aktualizuje archiválie dle obsahu pomůcky (odkaz v pomůcce, časový rozsah, stručný obsah, stav zpracovanosti) * automaticky založí obecnou VniZ s příznakem archivního zpracování a naváže tuto změnu na pomůcku * naváže archiválie popsané v pomůcce k entitě pomůcky i změny a vygeneruje evidenční jednotky změny Následně uživatel doplní metráž vygenerované VniZ a změnu přepíše. Pokud je ještě před přepisem nutné proces zvrátit, je správný postup nejprve smazat VniZ a následně zneplatnit pomůcku. Zneplatnění ----------- Archiválie popsané v EAD pomůcce nelze z pomůcky odstranit bez jejího zneplatnění. Pomůcku lze zneplatntnit v jejím detailu v ESM. Žádná z archiválií nesmí být uzamčena probíhající změnou. ESM při zneplatnění: * automaticky založí a přepíše změnu inverzní k změně zpracování * archiváliím je nastaven stav "Rozpracovaná" a je odebrána vazba na pomůcku Pomůcka v jiném formátu ======================= V tomto případě systém nespravuje vazby mezi pomůckami a změnami, většinu evidence musí zaznačit sám uživatel. Systém však kontroluje určitá omezení. Zpracování ---------- Soubor pomůcky je nahrán skrze tlačítko "Nahrání datových komponent" v detailu archivní pomůcky. Přiřazení archiválií k pomůcce může uživatel provést hromadnou akcí "Přiřadit k archivní pomůcce", která je dostupná v agendě archiválií za předpokladu že se do této agendy uživatel prokliknul skrze tlačítko "Přiřadit archiválie" z detailu archivní pomůcky. Pomůcku je možné taky přiřadit jednotlivě na detailu každé archiválie v tomto případě je možné zároveň zaznamenat i označení archiválie v dané pomůcce. Systém umožňuje přiřadit archiválie k ne-EAD pomůcce za předpokladu že: * pomůcka není zneplatněna * pomůcka není schválena * archiválie nemají vazbu na jinou pomůcku a nejsou uzamčeny žádnou probíhající změnou * typ pomůcky zodpovídá stavu zpracování archiválií (zpracované/inventarizované) Pokud archiválie které mají být přiřazeny k pomůcce nesplňují poslední bod je nutné vytvořit obecnou VniZ s příznakem archiního zpracování v rámci které je archiváliím bez vazby na EAD pomůcku umožněno změnit stav zpracování na zpracováno/inventarizováno. Zneplatnění ----------- Zneplatnění je umožňěno na detailu archivní pomůcky. V rámci ne-EAD pomůcek není při zneplatnění automaticky tvořena VniZ - tu musí vytvořit uživatel. Pro zneplatněné ne-EAD pomůcky platí: * k této pomůcce již nelze přiřadit žádné archiválie * aktuálně přiřazeným archiváliím je možné v rámci obecné VniZ (bez příznaku archivního zpracování) změnit stav na "Nezpracovaná" Obvyklý postup při zneplatnění ne-EAD pomůcky je tedy následující: 1) Zneplatnit pomůcku. 2) Vytvořit VniZ a přiřadit k ní všechny archiválie s vazbou na pomůcku - při přiřazení lze využít filtr na číslo archivní pomucky. 3) V rámci VniZ provést hromadnou akci editace a v ní nastavit stav archiválií na "Nezpracováno", propsat VniZ. 4) Zrušit vazbu pomůcky na archiválie. Zrušení vazby archiválií na ne-EAD pomůcku provádí uživatel samostatnou hromadnou akcí "Odebrání z archivní pomůcky", která je dostupná v agendě archiválií za předpokladu že se do této agendy uživatel prokliknul skrze odkaz na Archiválie dostupný v detailu pomůcky. Vazbu lze v případě ne-EAD pomůcky zrušit i u validních (nezneplatněných) pomůcek, nelze ji však zrušit u schválených pomůcek - takové je nejprve nutné zneplatnit. Zrušení vazby je povoleno pouze pro entity které nejsou zamčené žádnou probíhající změnou.