2.8. Archivní popis
Popisná metadata archiválií v AIP jsou několika typů, které se odlišují způsobem vzniku, svým významem a následným zpracováním. V rámci předání AIP mezi DA nebo mezi DA a SW pro zpracování archiválií je potřebné definovat předávané typy popisných metadat.
Rozeznáváme následující typy popisných metadat archiválií:
- Popis od původce
Popisná metadata předávaná původcem při přejímce do digitálného archivu, která jsou součástí SIP.
- Inherentní popis
Popisná metadata vycházející primárně z dat v digitálním archivu, metadat od původce, doplňujícího archivního popisu v rámci přejímky nebo při následných změnách AIP.
- Kontextuální popis
Popisná metadata „archivního popisu“ vytvořená při zpracování archiválií archiváři v software pro zpracování archiválií.
CZDAX-PAD0001: Inherentní i kontextuální popis MUSÍ být zapsán ve formátu EAD dle specifikace Profil EAD pro ČR.
2.8.1. Popis od původce
Popisem od původce rozumíme popisná metadata předávaná původcem při přejímce do DA, která jsou součástí SIP. Příkladem je XML dle NSESSS pro data předávaná ze systémů spisových služeb. Tato data jsou přímo předmětem dlouhodobého uchovávání.
Z pohledu uchovávání archiválií je na tato data nahlíženo jako na datové komponenty AIP,
ačkoli mají charakter popisných metadat.
V balíčku AIP je na tato data standardně odkazováno z kořenového souboru
METS.xml (<fileSec>). V případě AIPu s daty ze spisové služby je povinné
uvedení původních metadat i v logické strukturální mapě.
Při zpracování archivního popisu v software pro zpracování archiválií nejsou tato data systémově (automatizovaně) využívána z pohledu vytěžení popisných informací o uchovávaných datových komponentách. Je možné si prohlížet jejich obsah, obdobně jako jiných datových komponent.
2.8.2. Inherentní popis
Popisná metadata vycházející primárně z vlastních dat a metadat původce (popis od původce) předaných v rámci přejímky do DA, případně doplněná v průběhu přejímky přejímajícím archivem nebo v důsledku následných změn obsahu AIP, se nazývají inherentní. Tato popisná metadata jsou obrazem přejímaných a uchovávaných dat v AIP. Typicky vznikají při přejímce od původce, případné změny mohou vznikat při následných změnách obsahu AIP (skartace, delimitace, …). Inherentní popisná metadata mohou být obohacena o popis vzniklý při přejímce, mohou být velmi podrobná a mohou obsahovat popis např. až na úroveň datové komponenty, a to včetně informací o souvisejících osobách apod. (schvalovatel, odesílatel, příjemce…). Pro vybrané typy archiválií je definován způsob vzniku inherentního popisu z dat předaných původcem, příkladem jsou systémy spisové služby, viz Inherentní archivní popis.
Z pohledu dlouhodobého uchovávání archiválií je na ně nahlíženo
jako na popisná metadata. V balíčku AIP je na tato data standardně odkazováno z kořenového
souboru METS.xml (<dmdSec>). Inherentní popis je nepovinný
s výjimkou dat přejímaných ze systémů spisové služby, kdy je jejich uchování povinné.
Inherentní popis je uložen ve formátu EAD 3,
specializovaná varianta Profilu pro ČR
pro inherentní popis a nezpracované archiválie.
Při zpracování archivního popisu v software pro zpracování archiválií mohou být tato původní metadata automatizovaně využita pro tvorbu kontextuálního popisu v plném či jen částečném rozsahu.
CZDAX-PAD0201: Inherentní archivní popis, resp. jednotky, které ho tvoří, MUSÍ být zapsány současně v logické strukturální mapě. Vazba je realizována pomocí sjednocené hodnoty identifikátorů, uváděním shodného typu úrovně a popisu úrovně.
CZDAX-PAD0202: Hodnota typu úrovně zapsaná v inherentním popisu v atributu
c/@otherlevel MUSÍ být shodná s hodnotou v atributu div/@TYPE
uvedenou v logické strukturální mapě v příslušném elemenetu
a odpovídajícím záznamu dle shodného identifikátoru.
CZDAX-PAD0203: Každá úroveň inherentního popisu MUSÍ mít uveden
uveden identifikátor v atributu c/@id. Hodnota tohoto identifikátoru
MUSÍ být shodná s hodnotou atributu div/@ID odpovídající úrovně
v logické strukturální mapě.
CZDAX-PAD0204: Každá komponenta (fyzický soubor) tvořící danou
úroveň inherentního popisu MUSÍ být zapsána jako Odkaz na část digitálního objektu.
V atributu dao/@entityref MUSÍ být uveden identifikátor
shodný s odpovídajícím záznamem v logické strukturální mapě
v atributu div/fptr/@FILEID.
2.8.3. Kontextuální popis
Popisná metadata „archivního popisu“ vznikají při zpracování archiválií archiváři v software pro zpracování archiválií. Tato popisná metadata jsou obrazem archivního zpracování a mohou se v čase měnit dle způsobu a podrobnosti zpracování archiválií.
Z pohledu dlouhodobého uchovávání archiválií je na ně nahlíženo jako na popisná metadata. V balíčku
AIP je na tato data standardně odkazováno z kořenového souboru METS.xml (<dmdSec>).
Kontextuální popis je uložen ve formátu EADv3/Profil pro ČR
pro zpracované archiválie. Relevantní kontextuální popis by měl být po svém dokončení zapsán
do příslušného archivního balíčku archiválií.
Kontextuální popis vzniká zpracováním archivního popisu v software pro zpracování archiválií. Pokud existuje inherentní popis, je typicky východiskem pro kontextuální popis. Rozsah a míra převzetí do archivního popisu nejsou v současnosti pevně definovány. Fakticky jsou tyto popisy na sobě nezávislé a mohou se lišit dle potřeby archivního zpracování.
Vytvářený kontextuální archivní popis se může týkat celého balíčku nebo jeho části. Je možné se odkazovat na jednotlivé fyzické komponenty (soubory) nebo na intelektuální entity v podobě záznamů v logické strukturální mapě. Archiválie uchované v balíčku lze považovat za technicky zpracované, pokud z kontextuálního popisu existuje odkaz na celý balíček nebo všechny datové části, které ho utvářejí.
CZDAX-PAD0301: Dokončený kontextuální popis MUSÍ být uložen zpět do digitálního archivu k danému balíčku. Ukládá se vždy relevantní část hierarchického popisu, a to tak, aby zahrnovala všechny části balíčku.
CZDAX-PAD0302: Uložený kontextuální popis MUSÍ být úplný a samonosný. Tím se rozumí uvedení všech vyšších (nadřazených) jednotek popisu až ke kořeni archivního souboru, uvedení souvisejících archivních entit a případně jiných propojených záznamů. Takto uložený popis bude možné samostatně interpretovat a případně ho plně opětovně načíst do aplikace pro zpracování a realizovat jeho budoucí úpravy.
CZDAX-PAD0303: Pokud je archivní popis v aktuální podobě součástí archivní pomůcky, MĚLO BY číslo této archivní pomůcky být uvedeno v úvodní sekci daného kontextuálního popisu.
Propojování s balíčkem
Kontextuální popis umožňuje provázat archivní popis s jednotlivými součástmi balíčku, případně s balíčkem jako celkem. V kontextuálním popisu jsou všechna propojení do balíčku realizována jako odkaz na digitální objekt, viz Digitalizáty a digitální archiválie.
V rámci kontextuálního popisu lze realizovat několik typů propojení:
odkaz na celý balíček
odkaz na úplné logické seskupení/úroveň - včetně podřízených úrovní
odkaz na vybrané logické seskupení/úroveň - bez podřízených úrovní
odkaz na soubor v balíčku a jeho případné následníky
odkaz na právě jeden konkrétní soubor
CZDAX-PAD0304: Pokud je v rámci kontextuálního popisu popsán celý
balíček, MUSÍ na něj být odkazováno pomocí elementu <dao> s uvedením
atributu dao/@identifier="_THIS". Atributy dao/@entityref
ani dao/@coverage NESMÍ být nastaveny.
<ead:did>
<ead:unittitle>Zápisy z roku 1997</ead:unittitle>
<ead:dao daotype="borndigital"
identifier="edbbb43e-b574-4a8e-9311-5bbc1c5d85fc">
</ead:dao>
</ead:did>
CZDAX-PAD0305: Pokud je v kontextuálním popisu zachycena část
balíčku, MUSÍ být na ni odkazováno v souladu s definicí: Odkaz na část digitálního objektu,
tj. MUSÍ být nastaveny atributy dao/@entityref
a dao/@coverage.
<ead:did>
<ead:unittitle>Spis XY</ead:unittitle>
<ead:dao daotype="borndigital"
entityref="uuid-bc660752-fbac-40f4-b683-51bab6d31826"
coverage="whole">
</ead:dao>
</ead:did>
CZDAX-PAD0306: Pokud je odkazováno přímo na jednotlivý soubor, MUSÍ
být v závislosti na jeho povaze správně nastavena hodnota
atributu dao/@daotype. V případě digitální archiválie na hodnotu
borndigital, v případě digitalizátu na hodnotu derived.