3.4. Inherentní archivní popis

Inherentní archivní popis vzniká primárně z původních metadat předaných původcem ve formátu dle Národní standard pro elektronické systémy spisové služby, případně je doplněn archivním popisem vzniklým při přejímce. Způsob mapování původního popisu dle Národní standard pro elektronické systémy spisové služby na inherentní archivní popis v souladu s metodikou Profil EAD pro ČR je popsán dále.

V jednom balíčku může být:

a případně související entity připojené pomocí pevných křížových odkazů.

Tento popis stanovuje pravidla pro vznik inherentního popisu pro data dle NSESSS, verze 3.0 (2017) a NSESSS, verze 4.0 (2023).

CZDAX-SAD0001: Inherentní popis v případě dat ze systémů elektronické spisové služby dle NSESSS, verze 3.0 (2017) a NSESSS, verze 4.0 (2023) MUSÍ obsahovat povinné části definované v tomto dokumentu.

CZDAX-SAD0002: Inherentní popis MŮŽE být bohatší o doplňující informace vzniklé při přejímce či na základě rozšíření rozsahu přebíraných dat. Formát inherentního popisu MUSÍ odpovídat Profil EAD pro ČR.

3.4.1. Hierarchie

Entity a komponenty uložené v informačním balíčku NSESSS jsou v EADu zařazeny do hierarchie. Počátkem hierarchie je nejvyšší věcná skupina. Ta obsahuje odkaz na spisový plán. Podřízené jsou jednotlivé nižší věcné skupiny, entity (typový spis, případně jeho součásti, dále spis, dokument), a nejníže jsou v hierarchii umístěny komponenty. Každá komponenta tvoří samostatnou jednotku popisu.

Hierarchie vzniká na základě informací o mateřských entitách, v nichž je základní entita zařazena.

  • V případě dokumentu (<Dokument>) se jedná o podřízený element EvidencniUdaje/Trideni/MaterskeEntity, což je metadatový kontejner pro mateřské entity dokumentu.

  • V případě spisu (<Spis>) se jedná o podřízený element EvidencniUdaje/Trideni/MaterskaEntita, což je metadatový kontejner pro mateřské entity spisu.

  • V případě dílu (<Dil>) se jedná o podřízeny element EvidencniUdaje/Trideni/MaterskaEntita. Mateřská entita (<TypovySpis>) je uvedena dále v podřízených elementech Soucast/Trideni/MaterskaEntita. Následně pro typové spisy (<TypovySpis>) se jedná o podřízeny element EvidencniUdaje/Trideni/MaterskaEntita.

Tabulka možných typů úrovní:

Úroveň popisu

Ead V3, atribut @otherlevel

spisový plán

spisplan

věcná skupina

vecnaskp

dokument

dokument

spis

spis

komponenta

komponenta

verze komponenty

verkomponenty

typový spis

typspis

součást

soucast

CZDAX-SAD0101: Ze zdrojových metadat od původce (mets.xml) MUSÍ být převzaty do inherentního popisu všechny úrovně určující zařazení základní entity do spisového plánu, tj. všechny věcné skupiny, základní entita a všechny nižší entity tvořící tuto základní entitu až do úrovně komponent (včetně).

CZDAX-SAD0102: Ze zdrojových metadat od původce (mets.xml) MUSÍ být převzata informace o spisovém plánu a zapsána do příslušného elementu.

3.4.2. Entita

Definice převodu společných částí entit (typ <xs:group name="tEntita"> v XSD) používaný v elementech:

Způsob zpracování podřízených elementů je zachycen v tabulce.

Element

Způsob zpracování

<Identifikace>

viz Identifikace entity

<Popis>

viz Popis entity

<Souvislosti>

viz Souvislosti

<Pristupnost>

viz Přístupnost entity

<Poznamky>

není určeno

<JineUdaje>

není určeno

Identifikace entity

Identifikace entity je tvořena dvojicí hodnot zdroj identifikátoru a vlastní hodnota identifikátoru.

Příklad - identifikace entity
<nsesss:EvidencniUdaje>
  <nsesss:Identifikace>
    <nsesss:Identifikator zdroj="Gordic.Ginis.MP12.X">MP12P00BTZ3Z</nsesss:Identifikator>
  </nsesss:Identifikace>
  ...
</nsesss:EvidencniUdaje>

Způsob užití, jednoznačnost a účel užití těchto hodnot není definován.

CZDAX-SAD0201: Každá hodnota identifikátoru MUSÍ být uložena do samostatného PP Jiná označení. Pro uložení technických identifikátorů BY MĚLA být použita konstanta ZDROJ_ID v atributu unitid/@localtype.

CZDAX-SAD0202: Pokud je znám přesný význam hodnoty identifikátoru, MĚL BY být vyznačen uvedením přesnější kombinace hodnot atributů unitid/@localtype a unitid/@label v souladu s definicí PP Jiná označení.

CZDAX-SAD0203: Hodnota MUSÍ být v elementu <unitid> uložena buď jako kombinace <zdroj>:<hodnota> (části jsou odděleny znakem dvojtečka bez mezer) nebo jen jako samostatná <hodnota> (jen v případě, kdy atribut zdroje nenese významnou hodnotu).

Příklad - uložení identifikace entity
<unitid localtype="ZDROJ_ID"
   label="identifikátor ve zdrojovém systému">Gordic.Ginis.MP12.X:MP12P00BTZ3Z</unitid>

Popis entity

Popis entity obsahuje uživatelsky čitelný popis, například název věcné skupiny, spisu či dokumentu.

Příklad - popis entity entity
<nsesss:Popis>
  <nsesss:Nazev>Název dokumentu, věc-doručený dokument</nsesss:Nazev>
</nsesss:Popis>

Element <Popis> vždy obsahuje název entity, volitelně potom doplňující komentář a seznam klíčových slov.

Popis entity

ID

Název, umístění a popis

Kardinalita a úroveň

CZDAX-SAD0204

Název
nsesss:Nazev
1..1
MUSÍ se zapsat do PP Obsah

CZDAX-SAD0205

Komentář, poznámka
nsesss:Komentar
0..1
MŮŽE se zapsat do PP Veřejná poznámka

CZDAX-SAD0206

Klíčová slova
nsesss:KlicovaSlova/nsesss:KlicoveSlovo
Uvede se jako slabá entita s rolí související entita.
0..n
MUSÍ se zapsat do PP Role entit/Slabé entity

Souvislosti

V elementech nsesss:Souvislosti/nsesss:KrizovyOdkaz křížový odkaz jsou uloženy informace o souvisejících dokumentech. Povinně se zpracovávají pevné křížové odkazy. Jedná se o situaci, kdy dané základní entitě může být připojena jedna nebo několik dalších entit. Tyto entity jsou vždy společně uloženy v jednom balíčku. Každé takovéto propojení se uloží jako odkaz mezi příslušnými jednotkami popisu.

CZDAX-SAD0207: Každý pevný křížový odkaz zapsaný v elementech nsesss:Souvislosti/nsesss:KrizovyOdkaz[pevny="ano"] MUSÍ být převzat do inherentního popisu formou odkazu/vazby na propojenou entitu, viz PP Odkazy - Vlastní JP.

Přístupnost entity

Přístupnost entity je popsána ve volitelném elementu <Pristupnost>. Pokud element existuje, je potřebné zachycení jeho obsahu a možnost zobrazení zaznamenané informace při zpracování entity. Informace a podrobnost informací může být v jednotlivých systémech a uchovávaných balíčcích velmi odlišná. Uvedené skutečnosti je zapotřebí zaznamenat ve vhodné podobě do PP Podmínky přístupu, práva k jednotce popisu a její reprodukci.

CZDAX-SAD0208: Informace o přístupnosti entity zapsané v <Pristupnost> MUSÍ být zachyceny v PP Podmínky přístupu, práva k jednotce popisu a její reprodukci. Minimálně BY MĚL obsahovat názvy bezpečnostních kategorií (BezpecnostniKategorie/Nazev) oddělených čárkou. Pokud je vyplněn element <JineOmezeni>, tak se přidá za stávající hodnotu oddělenou čárkou.

3.4.3. Evidence spisů a dokumentů

Popis zpracování sady společných elementů pro evidenci spisů nebo dokumentů.

Evidence spisů a dokumentů

ID

Název, umístění a popis

Kardinalita a úroveň

CZDAX-SAD0301

Evidenční znak spisu nebo dokumentu
nsesss:EvidencniCislo
Pro dokumenty se zapíše jako číslo jednací, pro spisy jako spisová značka.
0..1
MUSÍ se zapsat do PP Jiná označení

CZDAX-SAD0302

Pořadové číslo spisu nebo dokumentu v daném časovém období
nsesss:PoradoveCislo
Zapíše se jako původní pořadové číslo (dle období).
0..1
MUSÍ se zapsat do PP Jiná označení

CZDAX-SAD0303

Časový údaj o počátku a konci evidenčního období
nsesss:UrceneCasoveObdobi
Lze využít při určování datace dokumentu či spisu.
1..1
viz Datace

CZDAX-SAD0304

Název evidence dokumentů
nsesss:NazevEvidenceDokumentu
Obvykle se nezpracovává.
1..1
MŮŽE se zpracovat dle potřeb formou PP Dějiny jednotky popisu

3.4.4. Zatřídění entity

Informace o zatřídění entity jsou uloženy v elementu <Trideni>. Element obsahuje jednoduchý a plně určený spisový znak, odůvodnění případné změny zatřídění. Element je dále specializován pro informace o zatřídění jednotlivých typů entit. Z hlediska zpracování dokumentů může být významný plně určený spisový znak a případně informace o změně zatřídění. Zatřídění je možné uvést u všech typů entit. Má smysl ho uvádět jen tehdy, pokud je zatřídění odlišné od zatřídění nadřazené entity.

Zatřídění entity

ID

Název, umístění a popis

Kardinalita a úroveň

CZDAX-SAD0401

Jednoduchý spisový znak
nsesss:JednoduchySpisovyZnak
Obvykle se nezpracovává.
1..1
MŮŽE se zpracovat do PP Jiná označení

CZDAX-SAD0402

Plně určený spisový znak je označení v hierarchii spisového plánu
nsesss:PlneUrcenySpisovyZnak
Zapisuje se jako identifikátor typu Ukládací znak / spisový znak.
Zapisuje se jen, pokud je odlišné od rodiče.
1..1
MUSÍ se zapsat do PP Jiná označení

CZDAX-SAD0403

Odůvodnění
nsesss:Oduvodneni
Obvykle se nezpracovává.
0..1
MŮŽE se zpracovat do vhodného PP
Příklad zatřídění dokumentu ve zdrojových datech
 <nsesss:Trideni>
   <nsesss:JednoduchySpisovyZnak>4</nsesss:JednoduchySpisovyZnak>
   <nsesss:PlneUrcenySpisovyZnak>44.4</nsesss:PlneUrcenySpisovyZnak>
   <nsesss:MaterskeEntity>...</nsesss:MaterskeEntity>
 </nsesss:Trideni>

3.4.5. Vyřízení entity

Sada elementů pro evidenci údajů o vyřízení a uzavření entity. Uvádí se v elementu <Vyrizeni>.

Vyřízení entity

ID

Název, umístění a popis

Kardinalita a úroveň

CZDAX-SAD0501

Datum vyřízení
nsesss:Datum
1..1
MUSÍ, viz: Datace (část do)

CZDAX-SAD0502

Způsob vyřízení
nsesss:Zpusob
0..1
MŮŽE, např: PP Veřejná poznámka

CZDAX-SAD0503

Jiný způsob vyřízení
nsesss:ObsahVyrizeni
0..1
MŮŽE, např: PP Veřejná poznámka

CZDAX-SAD0504

Odůvodnění jiného způsobu vyřízení
nsesss:Oduvodneni
0..1
MŮŽE, např: PP Veřejná poznámka

CZDAX-SAD0505

Fyzická osoba pověřená vyřízením
nsesss:Zpracovatel/Subjekt
1..n
MUSÍ, viz Interní subjekt v roli Zpracovatel

CZDAX-SAD0506

Fyzická osoba spolupracující na vyřízení
nsesss:Konzultant/nsesss:Subjekt
0..n
MŮŽE, formou vhodného PP

CZDAX-SAD0507

Proces schválení (osoba a datum)
nsesss:Schvalovani/nsesss:Schvaleni
0..n
MŮŽE, formou vhodného PP

CZDAX-SAD0508

Odkaz na vyřizující dokument
nsesss:OdkazVyrizujiciDokument
0..1
obvykle se nezpracovává

CZDAX-SAD0509

Odkaz na vyřizovaný dokument
nsesss:OdkazVyrizovanyDokument
0..1
obvykle se nezpracovává

CZDAX-SAD0510

Datum odeslání
nsesss:DatumOdeslani
0..1
MŮŽE, PP Jiná datace s vhodnou specifikací

CZDAX-SAD0511

Odeslané množství
nsesss:OdeslaneMnozstvi
0..1
obvykle se nezpracovává

CZDAX-SAD0512

Příjemce
nsesss:Prijemce/nsesss:Subjekt
0..n
MUSÍ, viz Externí subjekt v roli Příjemce

3.4.6. Subjekty

Subjekty reprezentují právnické či fyzické osoby, a to ve vztahu k dané entitě. Informace o subjektech se do inherentního popisu přebírají obvykle formou PP Role entit/Slabé entity. V případě úplné identifikace entity oproti autoritnímu systému (např. CAM) je možné vytvořit plnohodnotný záznam entity.

CZDAX-SAD0601: Přesný způsob a rozsah vytvoření zápisu entity MUSÍ být vždy dostatečně popsán a definován.

Dále je popsán doporučený způsob řešení pro jednotlivé typy subjektů.

Interní subjekt

Interní subjekt je využíván například v elementu <Zpracovatel>, viz CZDAX-SAD0505.

CZDAX-SAD0602: Interní subjekt je dvojice provázaných entit, a to organizace a fyzické osoby v ní působící. Pro obě tyto entity MUSÍ být založeny samostatné záznamy.

Element

Způsob zpracování

<IdentifikatorOrganizace>

Zápis organizace

<NazevOrganizace>

Zápis organizace

<IdentifikatorFyzickeOsoby>

Zápis osoby

<NazevFyzickeOsoby>

Zápis osoby

<OrganizacniUtvar>

Zápis organizace

<PracovniPozice>

není určeno

<SidloOrganizace>

není určeno

Externí subjekt

Externí subjekt je využíván například v elementu <Prijemce>, viz CZDAX-SAD0512.

CZDAX-SAD0603: Externí subjekt je buď dvojice provázaných entit, a to organizace a fyzické osoby v ní působící, nebo jen fyzická osoba. V prvním případě MUSÍ být založeny samostatné záznamy pro obě entity. V druhém případě MUSÍ být založen jeden samostatný záznam.

Uvedení organizace a fyzické osoby:

Element

Způsob zpracování

<IdentifikatorOrganizace>

Zápis organizace

<NazevOrganizace>

Zápis organizace

<IdentifikatorFyzickeOsoby>

Zápis osoby

<NazevFyzickeOsoby>

Zápis osoby

<OrganizacniUtvar>

Zápis organizace

<PracovniPozice>

není určeno

<SidloOrganizace>

není určeno

<ElektronickyKontakt>

Zápis organizace

Uvedení jen fyzické osoby:

Element

Způsob zpracování

<IdentifikatorFyzickeOsoby>

Zápis osoby

<NazevFyzickeOsoby>

Zápis osoby

<PostovniAdresa>

Zápis osoby

<ElektronickyKontakt>

Zápis osoby

Zápis organizace

Organizace se v příslušné roli zapíše do PP Role entit/Slabé entity. Označení (v závislosti na dostupnosti hodnot) je tvořeno z: <Název organizace> (<Identifikátor organizace>; <Organizační útvar>).

Název organizace se uvede vždy na prvním místě. Další části se uvádí v závorce a jsou odděleny středníkem. V závorce se na prvním místě uvede identifikátor organizace, následuje organizační útvar. Identifikátor se uvádí ve formě: zdroj: hodnota.

Příklad zpracovatele
<nsesss:Zpracovatel>
  <nsesss:Subjekt>
     <nsesss:IdentifikatorOrganizace zdroj="IČ">888888888</nsesss:IdentifikatorOrganizace>
     <nsesss:NazevOrganizace>Fakulní nemocnice</nsesss:NazevOrganizace>
     <nsesss:IdentifikatorFyzickeOsoby zdroj="ERMS">9999999999</nsesss:IdentifikatorFyzickeOsoby>
     <nsesss:NazevFyzickeOsoby>Jan Purkyně</nsesss:NazevFyzickeOsoby>
     <nsesss:OrganizacniUtvar>Odbor XY</nsesss:OrganizacniUtvar>
     <nsesss:PracovniPozice>referent</nsesss:PracovniPozice>
     <nsesss:SidloOrganizace>adresa</nsesss:SidloOrganizace>
  </nsesss:Subjekt>
</nsesss:Zpracovatel>

Výsledná podoba zápisu organizace: Fakultní nemocnice (IČ: 888888888; Odbor XY)

Zápis osoby

Osoba se v příslušné roli zapíše do PP Role entit/Slabé entity. Označení (v závislosti na dostupnosti hodnot) je tvořeno z: <Jméno> (<Identifikátor osoby>; <Elektronický kontakt>; <Poštovní adresa>).

Název fyzické osoby se uvede vždy na prvním místě. Další části se uvádí v závorce a jsou odděleny středníkem. V závorce se na prvním místě uvede identifikátor osoby. Identifikátor se uvádí ve formě: zdroj: hodnota.

Výsledná podoba zápisu fyzické osoby: Jan Purkyně (ERMS: 9999999999)

3.4.7. Dokument

Dokument je základní entitou nebo je součástí spisu. Popsán je v elementu <Dokument>.

Entita dokument

ID

Název, umístění a popis

Kardinalita a úroveň

CZDAX-SAD0701

Evidenční údaje dokumentu
nsesss:EvidencniUdaje
1..1
MUSÍ se zpracovat, viz Evidenční údaje dokumentu

CZDAX-SAD0702

Komponenta
nsesss:Komponenty/nsesss:Komponenta
0..n
MUSÍ se zpracovat, viz Komponenta

Evidenční údaje dokumentu

Evidenční údaje dokumentu jsou tvořeny společnou částí pro všechny entity (zpracování viz Entita). Dále následuje popis způsobu zpracování jednotlivých podřízených elementů specifických pro dokument.

Evidenční údaje dokumentu

ID

Název, umístění a popis

Kardinalita a úroveň

CZDAX-SAD0703

Evidence
nsesss:Evidence

CZDAX-SAD0704

Dokument, který neprošel evidencí
nsesss:Neevidence
0..1
MŮŽE se zapsat do PP Veřejná poznámka

CZDAX-SAD0705

Jazyk dokumentu
nsesss:Jazyky/nsesss:Jazyk
0..n
MŮŽE se zapsat do PP Veřejná poznámka nebo PP Jazyk

CZDAX-SAD0706

Údaje o doručení dokumentu
nsesss:Puvod/nsesss:DorucenyDokument

CZDAX-SAD0707

Údaje o vlastním dokumentu
nsesss:Puvod/nsesss:VlastniDokument

CZDAX-SAD0708

Zatřídění dokumentu
nsesss:Trideni

CZDAX-SAD0709

Sada elementů o vyřízení a uzavření entity
nsesss:Vyrizeni

CZDAX-SAD0710

Údaje o skartačním režimu
nsesss:Vyrazovani
1..1
obvykle se nezpracovává

CZDAX-SAD0711

Existence analogové části
nsesss:Manipulace/nsesss:AnalogovyDokument
Zapisuje se jen v případě existence analogové části.
1..1

CZDAX-SAD0712

Externí správce spisovny
nsesss:Manipulace/nsesss:SpravceSpisovny
Zapisuje se jen v případě existence analogové části.
0..1
obvykle se nezpracovává

CZDAX-SAD0713

Ukládací jednotka u analogových dokumentů
nsesss:Manipulace/nsesss:UkladaciJednotka
0..1
obvykle se nezpracovává

CZDAX-SAD0714

Zaznamenání procesu redakce nebo konverze dokumentu
nsesss:Prevod
0..1
obvykle se nezpracovává

Doručený dokument

Sada elementů pro evidenci údajů o doručení dokumentu.

Evidenční údaje doručeného dokumentu

ID

Název, umístění a popis

Kardinalita a úroveň

CZDAX-SAD0715

Datum vytvoření dokumentu
nsesss:DatumVytvoreni
Případně lze zpracovat jako jiná datace.
0..1
obvykle se nezpracovává

CZDAX-SAD0716

Autor
nsesss:Autor/nsesss:Subjekt
Při zpracování je nutné zvolit vhodnou roli.
0..n
MŮŽE se zpracovat jako Externí subjekt

CZDAX-SAD0717

Datum doručení
nsesss:DatumDoruceni
Případně lze zpracovat jako role entit.
1..1
MUSÍ se zpracovat v rámci Datace

CZDAX-SAD0718

Evidenční číslo odesílatele
nsesss:OdesilatelovoEvidencniCislo
Je nutné zvolit vhodný typ označení.
0..1
MŮŽE se zpracovat jako PP Jiná označení

CZDAX-SAD0719

Množství u analogových archiválií
nsesss:DoruceneMnozstvi
0..1
obvykle se nezpracovává

CZDAX-SAD0720

Odesílatel
nsesss:Odesilatel/nsesss:Subjekt
Převede se jako role odesílatel.
1..1
MUSÍ se zpracovat, viz Externí subjekt

Vlastní dokument

Sada elementů pro evidenci údajů o vzniku vlastního dokumentu organizace.

Evidenční údaje vlastního dokumentu

ID

Název, umístění a popis

Kardinalita a úroveň

CZDAX-SAD0721

Datum vytvoření dokumentu
nsesss:DatumVytvoreni
1..1
MŮŽE se zpracovat jako jiná datace

CZDAX-SAD0722

Množství u analogových archiválií
nsesss:VytvoreneMnozstvi
0..1
obvykle se nezpracovává

CZDAX-SAD0723

Autor
nsesss:Autor/nsesss:Subjekt
Při zpracování je nutné zvolit vhodnou roli.
0..n
MŮŽE se zpracovat jako Externí subjekt

Zatřídění dokumentu

Zatřídění dokumentu je uvedeno v rámci elementu <Trideni> a tvoří ho sada elementů pro zatřídění dokumentu do hierarchie spisového plánu. Základem zatřídění je uvedení spisových znaků viz Zatřídění entity, kde je uveden i způsob zachycení v archivním popisu.

Další elementy tvořící zatřídění dokumentu:

Element

Způsob zpracování

<DruhDokumentu>

obvykle se nezpracovává

<MaterskeEntity>

viz Věcná skupina

3.4.8. Komponenta

Záznam popisující jednoznačně vymezený řetězec bitů tvořící počítačový soubor. Komponenta je součástí nadřazené entity Dokument. Na úrovni každé komponenty je uchována sada elementů popisující její pořadí, verzi a formu uchování.

Komponenta

ID

Název, umístění a popis

Kardinalita a úroveň

CZDAX-SAD0801

Evidenční údaje komponenty
nsesss:EvidencniUdaje
1..1
MUSÍ se zpracovat, viz Evidenční údaje komponenty

CZDAX-SAD0802

Pořadové číslo komponenty v dokumentu
./@poradi
1..1
MUSÍ se zpracovat, viz CZDAX-SAD0807 a CZDAX-SAD0808

CZDAX-SAD0803

Číselné uvedení verze komponenty
./@verze
1..1
MUSÍ se zpracovat, viz CZDAX-SAD0807 a CZDAX-SAD0808

CZDAX-SAD0804

Charakteristika formální části dokumentu
./@druh
Zapíše se do obsah/regest (pokud je neprázdný), případně jiného PP.
1..1
MUSÍ se zpracovat, viz PP Obsah

CZDAX-SAD0805

Charakteristika verze komponenty
./@forma_uchovani
Zapíše se jako textová hodnota.
1..1
MUSÍ se zpracovat, viz PP Forma digitální části

CZDAX-SAD0806

Vazba na autentizační prostředek
./@vztah_k
0..1
obvykle se nezpracovává

CZDAX-SAD0807: Při zpracování MUSÍ být všechny komponenty seřazeny dle atributu nsesss:Komponenty/nsesss:Komponenta/@poradi a čísla verze v atributu nsesss:Komponenty/nsesss:Komponenta/@verze. Pro každou komponentu v daném pořadí se vybere komponenta s nejvyšším číslem verze a ta je umístěna pod rodičovským dokumentem, resp. její popis. Pokud komponenta v daném pořadí nemá více verzí, MUSÍ k ní být připojeny odkazy na odpovídající digitální objekty.

Komponenta s verzemi

Komponenta, k níž existuje více verzí se zapisuje v rámci hierarchie do dvou úrovní. Na vyšší úrovni se uvádí informace z poslední verze komponenty. Na nižší úrovni jsou potom uvedeny jednotlivé verze a odkazy na fyzické soubory, které je tvoří.

CZDAX-SAD0808: Pokud existuje více verzí komponenty s daným pořadovým číslem, MUSÍ být všechny tyto verze umístěny v hierarchii pod komponentou představující nejvyšší verzi. Verze MUSÍ být uspořádány od verze s nejnižším číslem po verzi s nejvyšším číslem. Digitální objekty jsou připojeny vždy až k těmto komponentám. Jednotlivé verze MUSÍ mít jako typ úrovně uvedenou hodnotu verkomponenty

Evidenční údaje komponenty

Elementy pro evidenční údaje komponenty.

Evidenční údaje komponenty

ID

Název, umístění a popis

Kardinalita a úroveň

CZDAX-SAD0809

Evidenční údaje komponenty
nsesss:Identifikace/nsesss:Identifikator
1..n
MUSÍ se zpracovat, viz Identifikace entity

CZDAX-SAD0810

Název komponenty
nsesss:Popis/Nazev
1..1
MUSÍ se zpracovat, PP Obsah

CZDAX-SAD0811

Komentář ke komponentě
nsesss:Popis/Komentar
0..1
MŮŽE se zpracovat do PP Veřejná poznámka

CZDAX-SAD0812

Klíčová slova
nsesss:KlicovaSlova/nsesss:KlicoveSlovo
Uvede se jako slabá entita s rolí související entita.
0..n
MUSÍ se zapsat do PP Role entit/Slabé entity

CZDAX-SAD0813

Evidenční údaje komponenty
nsesss:Trideni
1..1
NESMÍ se zpracovat, je shodné s tříděním dokumentu

CZDAX-SAD0814

Kontejner pro popis výsledku ověření certifikátů
nsesss:Manipulace
0..1
obvykle se nezpracovává

CZDAX-SAD0815

Zaznamenání procesu konverze komponenty
nsesss:Prevod
0..1
obvykle se nezpracovává

3.4.9. Spis

Spis je základní entitou nebo je součástí typového spisu, resp. jeho součásti. Popsán je v elementu <Spis>. Spis je tvořen jedním nebo několika dokumenty, které utvářejí podřízené jednotky popisu.

Entita spis

ID

Název, umístění a popis

Kardinalita a úroveň

CZDAX-SAD0901

Evidenční údaje spisu
nsesss:EvidencniUdaje
1..1
MUSÍ se zpracovat, viz Evidenční údaje dokumentu

CZDAX-SAD0902

Dokument
nsesss:Dokumenty/nsesss:Dokument
1..n
MUSÍ se zpracovat, viz Dokument

Evidenční údaje spisu

Evidenční údaje spisu jsou tvořeny společnou částí pro všechny entity (zpracování viz Entita). Dále následuje popis způsobu zpracování jednotlivých podřízených elementů specifických pro spis.

Evidenční údaje spisu

ID

Název, umístění a popis

Kardinalita a úroveň

CZDAX-SAD0903

Evidence
nsesss:Evidence

CZDAX-SAD0904

Vznik entity
nsesss:Puvod/nsesss:DatumVytvoreni
1..1
MUSÍ, viz Datace

CZDAX-SAD0905

Zatřídění spisu
nsesss:Trideni

CZDAX-SAD0906

Sada elementů o vyřízení a uzavření entity
nsesss:VyrizeniUzavreni
1..1

CZDAX-SAD0907

Údaje o skartačním režimu
nsesss:Vyrazovani
1..1
obvykle se nezpracovává

CZDAX-SAD0908

Existence analogové části
nsesss:Manipulace/nsesss:AnalogovyDokument
Zapisuje se jen v případě existence analogové části.
1..1

Zatřídění spisu

Zatřídění spisu je uvedeno v rámci elementu <Trideni> a tvoří ho sada elementů pro zatřídění do hierarchie spisového plánu. Základem zatřídění je uvedení spisových znaků viz Zatřídění entity, kde je uveden i způsob zachycení v archivním popisu.

Další elementy tvořící zatřídění spisu:

Element

Způsob zpracování

<MaterskaEntita>

viz Věcná skupina

3.4.10. Díl typového spisu

Díl typového spisu je kontejnerem obsahujícím část typového spisu formou uvedení jeho konkrétní součásti tvořené spisy a dokumenty, případně jen dokumenty. Z hlediska vytváření hierarchie se pro díl typového spisu nevytváří samostatná úroveň. Jeho evidenční údaje jsou shodné se součástí.

Entita díl

ID

Název, umístění a popis

Kardinalita a úroveň

CZDAX-SAD1001

Evidenční údaje dílu
nsesss:EvidencniUdaje
1..1
MUSÍ se zpracovat, viz Evidenční údaje dílu

CZDAX-SAD1002

Dokument
nsesss:Dokumenty/nsesss:Dokument
1..n
MUSÍ se zpracovat, viz Dokument

Evidenční údaje dílu

Evidenční údaje dílu jsou tvořeny společnou částí pro všechny entity a specializovanými částmi pro díl. Evidenční údaje dílu jsou totožné s evidenčními údaji jeho součásti. Z dílu se tedy převezme informace o mateřské entitě (součástí) a ta se zpracuje.

Evidenční údaje dílu

ID

Název, umístění a popis

Kardinalita a úroveň

CZDAX-SAD1003

Vznik entity
nsesss:Puvod/nsesss:DatumVytvoreni
1..1
zpracovává se až na úrovni součásti

CZDAX-SAD1004

Zatřídění spisu
nsesss:Trideni

CZDAX-SAD1005

Sada elementů o uzavření entity
nsesss:Uzavreni
1..1
zpracovává se až na úrovni součásti

CZDAX-SAD1006

Údaje o skartačním režimu
nsesss:Vyrazovani
1..1
obvykle se nezpracovává

CZDAX-SAD1007

Existence analogové části
nsesss:Manipulace/nsesss:AnalogovyDokument
Zapisuje se jen v případě existence analogové části.
1..1
zpracovává se až na úrovni součásti

Zatřídění dílu

Zatřídění dílu je uvedeno v rámci elementu <Trideni> a tvoří ho sada elementů pro zatřídění do hierarchie spisového plánu. Základem zatřídění je uvedení spisových znaků viz Zatřídění entity, kde je uveden i způsob zachycení v archivním popisu.

Další elementy tvořící zatřídění spisu:

Element

Způsob zpracování

<MaterskaEntita>

viz Součást

3.4.11. Součást

Součást je logická část typového spisu. Je tvořena spisy a dokumenty, případně jen dokumenty. Z hlediska vytváření hierarchie se pro součást vytváří samostatná úroveň typu soucast. Součást je tvořena elementem <Soucast> s jedním vnořeným elementem <EvidencniUdaje>.

CZDAX-SAD1101: Pro každou součást (nsesss:Soucast) MUSÍ být založena nová úroveň s uvedením typu soucast.

Evidenční údaje součástí

Popis se skládá ze společných částí pro všechny entity, pro převod viz Popis entity.

Evidenční údaje součástí

ID

Název, umístění a popis

Kardinalita a úroveň

CZDAX-SAD1102

Vznik entity
nsesss:Puvod/nsesss:DatumVytvoreni
1..1
MUSÍ, viz Datace

CZDAX-SAD1103

Zatřídění součásti
nsesss:Trideni

CZDAX-SAD1104

Sada elementů o uzavření entity
nsesss:Uzavreni/nsesss:Datum
Jiné části z nsesss:Uzavreni se nezpracovávají.
0..1
MUSÍ, Datace

CZDAX-SAD1105

Údaje o skartačním režimu
nsesss:Vyrazovani
1..1
obvykle se nezpracovává

CZDAX-SAD1106

Existence analogové části
nsesss:Manipulace/nsesss:AnalogovyDokument
Zapisuje se jen v případě existence analogové části.
1..1

Zatřídění součásti

Zatřídění součásti je uvedeno v rámci elementu <Trideni> a tvoří ho sada elementů pro zatřídění do hierarchie spisového plánu. Základem zatřídění je uvedení spisových znaků viz Zatřídění entity, kde je uveden i způsob zachycení v archivním popisu.

Další elementy tvořící zatřídění spisu:

Element

Způsob zpracování

<MaterskaEntita>

viz Typový spis

3.4.12. Typový spis

Popis entity „typový spis“ (kmenový spis v rámci agendy) je zařazen do příslušné věcné skupiny. Z hlediska vytváření hierarchie se pro typový spis vytváří samostatná úroveň typu typspis. Typový spis je tvořen elementem <TypovySpis> s jedním vnořeným elementem <EvidencniUdaje>.

CZDAX-SAD1201: Pro každý typový spis (nsesss:TypovySpis) MUSÍ být založena nová úroveň s uvedením typu typspis.

Evidenční údaje typového spisu

Popis se skládá ze společných částí pro všechny entity, pro převod viz Popis entity.

Evidenční údaje typového spisu

ID

Název, umístění a popis

Kardinalita a úroveň

CZDAX-SAD1202

Vznik entity
nsesss:Puvod/nsesss:DatumVytvoreni
1..1
MUSÍ, viz Datace

CZDAX-SAD1203

Zatřídění součásti
nsesss:Trideni

CZDAX-SAD1204

Sada elementů o uzavření entity
nsesss:Uzavreni/nsesss:Datum
Jiné části z nsesss:Uzavreni se nezpracovávají.
0..1
MUSÍ, Datace

CZDAX-SAD1205

Existence analogové části
nsesss:Manipulace/nsesss:AnalogovyDokument
Zapisuje se jen v případě existence analogové části.
1..1

Zatřídění typového spisu

Zatřídění typového spisu je uvedeno v rámci elementu <Trideni> a tvoří ho sada elementů pro zatřídění do hierarchie spisového plánu. Základem zatřídění je uvedení spisových znaků viz Zatřídění entity, kde je uveden i způsob zachycení v archivním popisu.

Další elementy tvořící zatřídění spisu:

Element

Způsob zpracování

<MaterskaEntita>

viz Věcná skupina

3.4.13. Věcná skupina

Věcná skupina (element <VecnaSkupina>) je tvořena jedním vnořeným elementem <EvidencniUdaje>.

Popis se skládá ze společných částí pro všechny entity (typ tEntita), pro převod viz Popis entity.

CZDAX-SAD1301: Pro každou věcnou skupinu (nsesss:VecnaSkupina) MUSÍ být založena nová úroveň s uvedením typu vecnaskp.

Evidenční údaje věcné skupiny

Popis se skládá ze společných částí pro všechny entity, pro převod viz Popis entity.

Evidenční údaje věcné skupiny

ID

Název, umístění a popis

Kardinalita a úroveň

CZDAX-SAD1302

Vznik entity
nsesss:Puvod/nsesss:DatumVytvoreni
1..1
MUSÍ, viz Datace

CZDAX-SAD1303

Zatřídění součásti
nsesss:Trideni

CZDAX-SAD1304

Údaje o skartačním režimu
nsesss:Vyrazovani
1..1
obvykle se nezpracovává

CZDAX-SAD1305

Existence analogové části
nsesss:Manipulace/nsesss:AnalogovyDokument
Zapisuje se jen v případě existence analogové části.
1..1

Zatřídění věcné skupiny

Zatřídění věcné skupiny je uvedeno v rámci elementu <Trideni> a tvoří ho sada elementů pro zatřídění do hierarchie spisového plánu. Základem zatřídění je uvedení spisových znaků viz Zatřídění entity, kde je uveden i způsob zachycení v archivním popisu.

Další elementy tvořící zatřídění věcné skupiny:

Element

Způsob zpracování

<SpisovyPlan>

viz Spisový plán

<MaterskaEntita>

viz Věcná skupina

3.4.14. Spisový plán

Popis spisového plánu (hierarchického uspořádání věcných skupin) organizace. Spisový plán se zapisuje jako kořenová úroveň inherentního popisu. Zapisuje se v rámci EADu do k tomu určeného elementu :xml:<fileplan> (viz PP Spisový plán) a s uvedením typu úrovně spisplan.

CZDAX-SAD1401: Kořenovou úrovní pro data ze systémů spisové služby MUSÍ být příslušný spisový plán. Jako typ úrovně se uvede hodnota spisplan. Způsob zápisu spisového plánu MUSÍ být s definicí PP Spisový plán.

Evidenční údaje spisového plánu

ID

Název, umístění a popis

Kardinalita a úroveň

CZDAX-SAD1402

Identifikátor spisového plánu
nsesss:Identifikator
1..1
MUSÍ, obdobně jako Identifikace entity

CZDAX-SAD1403

Název spisového plánu
nsesss:Nazev
1..1
MUSÍ, viz Popis entity, element <Nazev>`

CZDAX-SAD1404

Komentář
nsesss:Komentar
0..1
MUSÍ, viz Popis entity, element <Komentar>`

CZDAX-SAD1405

Časové údaje počátku a konce platnosti spisového plánu.
nsesss:Manipulace
Může se zpracovat formou jiné datace.
1..1
MŮŽE, viz Datace

CZDAX-SAD1406

Vydavatel
nsesss:Vydavatel
Může se zpracovat vhodnou rolí entity, případně komentáře.
1..1

3.4.15. Datace

U jednotlivých entit je možné stanovit jejich dataci vzniku. Ta se stanovuje na základě hodnot jednotlivých elementů zapsaných u dané entity. Dataci vzniku je nutné primárně správně zapsat u základních entit a případně jejich dětských entit.

CZDAX-SAD1501: Každá základní entita nebo všechny její části na nižší úrovni MUSÍ mít určenu dataci vzniku. Datace vzniku se určí na základě hodnot uvedených v dílčích elementech.

CZDAX-SAD1502: Hodnota datace vzniku od MUSÍ být určena z jednotlivých elementů vztahujících se k dané entitě, a to v tomto pořadí:

  • Puvod/DorucenyDokument/DatumDoruceni

  • Puvod/VlastniDokument/DatumVytvoreni

  • Evidence/UrceneCasoveObdobi/Rok

  • Evidence/UrceneCasoveObdobi/DatumDo

U entit typu Součást nebo Spis je hodnota od vypočtena z nejnižší hodnoty od zatříděných dokumentů.

CZDAX-SAD1503: Hodnota datace vzniku do MUSÍ být určena z jednotlivých elementů vztahujících se k dané entitě, a to v tomto pořadí:

  • Vyrizeni/Datum

Pokud není dokument základní entitou, nemusí být hodnota Vyrizeni/Datum vyplněna. Pak se použije hodnota VyrizeniUzavreni/Datum nadřazené entity. U entit Součást nebo Spis je hodnota do stanovena dle hodnoty elementu VyrizeniUzavreni/Datum.

Jiná datace jednotky popisu

Kromě využití některých datací pro vytváření Datace vzniku je vhodné interpretovat vybrané specifikace také v inherentním popisu, a to v původním významu. Takové datace se zapíší formou jako PP Jiná datace. Výběr vhodné specifikace je dán kontextem užití datace.