3.4. Inherentní archivní popis
Inherentní archivní popis vzniká primárně z původních metadat předaných původcem ve formátu dle Národní standard pro elektronické systémy spisové služby, případně je doplněn archivním popisem vzniklým při přejímce. Způsob mapování původního popisu dle Národní standard pro elektronické systémy spisové služby na inherentní archivní popis v souladu s metodikou Profil EAD pro ČR je popsán dále.
V jednom balíčku může být:
spis, který je tvořen sadou dokumentů
díl typového spisu, který je níže tvořen součástmi, spisy a dokumenty
a případně související entity připojené pomocí pevných křížových odkazů.
Tento popis stanovuje pravidla pro vznik inherentního popisu pro data dle NSESSS, verze 3.0 (2017) a NSESSS, verze 4.0 (2023).
CZDAX-SAD0001: Inherentní popis v případě dat ze systémů elektronické spisové služby dle NSESSS, verze 3.0 (2017) a NSESSS, verze 4.0 (2023) MUSÍ obsahovat povinné části definované v tomto dokumentu.
CZDAX-SAD0002: Inherentní popis MŮŽE být bohatší o doplňující informace vzniklé při přejímce či na základě rozšíření rozsahu přebíraných dat. Formát inherentního popisu MUSÍ odpovídat Profil EAD pro ČR.
3.4.1. Hierarchie
Entity a komponenty uložené v informačním balíčku NSESSS jsou v EADu zařazeny do hierarchie. Počátkem hierarchie je nejvyšší věcná skupina. Ta obsahuje odkaz na spisový plán. Podřízené jsou jednotlivé nižší věcné skupiny, entity (typový spis, případně jeho součásti, dále spis, dokument), a nejníže jsou v hierarchii umístěny komponenty. Každá komponenta tvoří samostatnou jednotku popisu.
Hierarchie vzniká na základě informací o mateřských entitách, v nichž je základní entita zařazena.
V případě dokumentu (
<Dokument>
) se jedná o podřízený elementEvidencniUdaje/Trideni/MaterskeEntity
, což je metadatový kontejner pro mateřské entity dokumentu.V případě spisu (
<Spis>
) se jedná o podřízený elementEvidencniUdaje/Trideni/MaterskaEntita
, což je metadatový kontejner pro mateřské entity spisu.V případě dílu (
<Dil>
) se jedná o podřízeny elementEvidencniUdaje/Trideni/MaterskaEntita
. Mateřská entita (<TypovySpis>
) je uvedena dále v podřízených elementechSoucast/Trideni/MaterskaEntita
. Následně pro typové spisy (<TypovySpis>
) se jedná o podřízeny elementEvidencniUdaje/Trideni/MaterskaEntita
.
Tabulka možných typů úrovní:
Úroveň popisu |
|
---|---|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
CZDAX-SAD0101: Ze zdrojových metadat od původce (mets.xml
) MUSÍ být převzaty
do inherentního popisu všechny úrovně určující zařazení základní entity do spisového plánu,
tj. všechny věcné skupiny, základní entita a všechny nižší entity tvořící tuto základní entitu
až do úrovně komponent (včetně).
CZDAX-SAD0102: Ze zdrojových metadat od původce (mets.xml
) MUSÍ být převzata
informace o spisovém plánu a zapsána do příslušného elementu.
3.4.2. Entita
Definice převodu společných částí entit (typ <xs:group name="tEntita">
v XSD)
používaný v elementech:
VecnaSkupina/EvidencniUdaje
u věcné skupiny
TypovySpis/EvidencniUdaje
u typového spisu
Dil/EvidencniUdaje
u dílu
Spis/EvidencniUdaje
u spisu
Dokument/EvidencniUdaje
u dokumentu (samostatný i pod spisem)
Soucast/EvidencniUdaje
u součásti tvořící typový spis
Způsob zpracování podřízených elementů je zachycen v tabulce.
Element |
Způsob zpracování |
---|---|
|
|
|
viz Popis entity |
|
viz Souvislosti |
|
|
|
není určeno |
|
není určeno |
Identifikace entity
Identifikace entity je tvořena dvojicí hodnot zdroj identifikátoru a vlastní hodnota identifikátoru.
<nsesss:EvidencniUdaje>
<nsesss:Identifikace>
<nsesss:Identifikator zdroj="Gordic.Ginis.MP12.X">MP12P00BTZ3Z</nsesss:Identifikator>
</nsesss:Identifikace>
...
</nsesss:EvidencniUdaje>
Způsob užití, jednoznačnost a účel užití těchto hodnot není definován.
CZDAX-SAD0201: Každá hodnota identifikátoru MUSÍ být uložena do samostatného
PP Jiná označení. Pro uložení technických identifikátorů BY MĚLA být použita
konstanta ZDROJ_ID
v atributu unitid/@localtype
.
CZDAX-SAD0202: Pokud je znám přesný význam hodnoty identifikátoru, MĚL BY být
vyznačen uvedením přesnější kombinace hodnot atributů unitid/@localtype
a
unitid/@label
v souladu s definicí PP Jiná označení.
CZDAX-SAD0203: Hodnota MUSÍ být v elementu <unitid>
uložena buď
jako kombinace <zdroj>:<hodnota> (části jsou odděleny znakem dvojtečka bez mezer)
nebo jen jako samostatná <hodnota> (jen v případě, kdy atribut zdroje nenese významnou hodnotu).
<unitid localtype="ZDROJ_ID"
label="identifikátor ve zdrojovém systému">Gordic.Ginis.MP12.X:MP12P00BTZ3Z</unitid>
Popis entity
Popis entity obsahuje uživatelsky čitelný popis, například název věcné skupiny, spisu či dokumentu.
<nsesss:Popis>
<nsesss:Nazev>Název dokumentu, věc-doručený dokument</nsesss:Nazev>
</nsesss:Popis>
Element <Popis>
vždy obsahuje název entity, volitelně potom doplňující komentář a seznam klíčových slov.
ID |
Název, umístění a popis |
Kardinalita a úroveň |
---|---|---|
CZDAX-SAD0204 |
Název
nsesss:Nazev |
1..1
MUSÍ se zapsat do PP Obsah
|
CZDAX-SAD0205 |
Komentář, poznámka
nsesss:Komentar |
0..1
MŮŽE se zapsat do PP Veřejná poznámka
|
CZDAX-SAD0206 |
Klíčová slova
nsesss:KlicovaSlova/nsesss:KlicoveSlovo Uvede se jako slabá entita s rolí související entita.
|
0..n
MUSÍ se zapsat do PP Role entit/Slabé entity
|
Souvislosti
V elementech nsesss:Souvislosti/nsesss:KrizovyOdkaz
křížový odkaz jsou
uloženy informace o souvisejících dokumentech. Povinně se zpracovávají pevné
křížové odkazy. Jedná se o situaci, kdy dané základní entitě může být připojena
jedna nebo několik dalších entit. Tyto entity jsou vždy společně uloženy v jednom
balíčku. Každé takovéto propojení se uloží jako odkaz mezi příslušnými jednotkami
popisu.
CZDAX-SAD0207: Každý pevný křížový odkaz zapsaný v elementech
nsesss:Souvislosti/nsesss:KrizovyOdkaz[pevny="ano"]
MUSÍ být převzat
do inherentního popisu formou odkazu/vazby na propojenou entitu, viz
PP Odkazy - Vlastní JP.
Přístupnost entity
Přístupnost entity je popsána ve volitelném elementu <Pristupnost>
. Pokud element existuje,
je potřebné zachycení jeho obsahu a možnost zobrazení zaznamenané informace při zpracování entity.
Informace a podrobnost informací může být v jednotlivých systémech a uchovávaných balíčcích velmi odlišná.
Uvedené skutečnosti je zapotřebí zaznamenat ve vhodné podobě do PP Podmínky přístupu, práva k jednotce popisu a její reprodukci.
CZDAX-SAD0208: Informace o přístupnosti entity zapsané v <Pristupnost>
MUSÍ být zachyceny
v PP Podmínky přístupu, práva k jednotce popisu a její reprodukci. Minimálně BY MĚL obsahovat názvy bezpečnostních kategorií (BezpecnostniKategorie/Nazev
) oddělených čárkou.
Pokud je vyplněn element <JineOmezeni>
, tak se přidá za stávající hodnotu oddělenou čárkou.
3.4.3. Evidence spisů a dokumentů
Popis zpracování sady společných elementů pro evidenci spisů nebo dokumentů.
ID |
Název, umístění a popis |
Kardinalita a úroveň |
---|---|---|
CZDAX-SAD0301 |
Evidenční znak spisu nebo dokumentu
nsesss:EvidencniCislo Pro dokumenty se zapíše jako číslo jednací, pro spisy jako spisová značka.
|
0..1
MUSÍ se zapsat do PP Jiná označení
|
CZDAX-SAD0302 |
Pořadové číslo spisu nebo dokumentu v daném časovém období
nsesss:PoradoveCislo Zapíše se jako původní pořadové číslo (dle období).
|
0..1
MUSÍ se zapsat do PP Jiná označení
|
CZDAX-SAD0303 |
Časový údaj o počátku a konci evidenčního období
nsesss:UrceneCasoveObdobi Lze využít při určování datace dokumentu či spisu.
|
1..1
viz Datace
|
CZDAX-SAD0304 |
Název evidence dokumentů
nsesss:NazevEvidenceDokumentu Obvykle se nezpracovává.
|
1..1
MŮŽE se zpracovat dle potřeb formou PP Dějiny jednotky popisu
|
3.4.4. Zatřídění entity
Informace o zatřídění entity jsou uloženy v elementu <Trideni>
. Element
obsahuje jednoduchý a plně určený spisový znak, odůvodnění případné změny zatřídění.
Element je dále specializován pro informace o zatřídění jednotlivých typů entit.
Z hlediska zpracování dokumentů může být významný plně určený spisový znak a případně
informace o změně zatřídění. Zatřídění je možné uvést u všech typů entit. Má smysl ho uvádět jen tehdy,
pokud je zatřídění odlišné od zatřídění nadřazené entity.
ID |
Název, umístění a popis |
Kardinalita a úroveň |
---|---|---|
CZDAX-SAD0401 |
Jednoduchý spisový znak
nsesss:JednoduchySpisovyZnak Obvykle se nezpracovává.
|
1..1
MŮŽE se zpracovat do PP Jiná označení
|
CZDAX-SAD0402 |
Plně určený spisový znak je označení v hierarchii spisového plánu
nsesss:PlneUrcenySpisovyZnak Zapisuje se jako identifikátor typu Ukládací znak / spisový znak.
Zapisuje se jen, pokud je odlišné od rodiče.
|
1..1
MUSÍ se zapsat do PP Jiná označení
|
CZDAX-SAD0403 |
Odůvodnění
nsesss:Oduvodneni Obvykle se nezpracovává.
|
0..1
MŮŽE se zpracovat do vhodného PP
|
<nsesss:Trideni>
<nsesss:JednoduchySpisovyZnak>4</nsesss:JednoduchySpisovyZnak>
<nsesss:PlneUrcenySpisovyZnak>44.4</nsesss:PlneUrcenySpisovyZnak>
<nsesss:MaterskeEntity>...</nsesss:MaterskeEntity>
</nsesss:Trideni>
3.4.5. Vyřízení entity
Sada elementů pro evidenci údajů o vyřízení a uzavření entity.
Uvádí se v elementu <Vyrizeni>
.
ID |
Název, umístění a popis |
Kardinalita a úroveň |
---|---|---|
CZDAX-SAD0501 |
Datum vyřízení
nsesss:Datum |
1..1
MUSÍ, viz: Datace (část do)
|
CZDAX-SAD0502 |
Způsob vyřízení
nsesss:Zpusob |
0..1
MŮŽE, např: PP Veřejná poznámka
|
CZDAX-SAD0503 |
Jiný způsob vyřízení
nsesss:ObsahVyrizeni |
0..1
MŮŽE, např: PP Veřejná poznámka
|
CZDAX-SAD0504 |
Odůvodnění jiného způsobu vyřízení
nsesss:Oduvodneni |
0..1
MŮŽE, např: PP Veřejná poznámka
|
CZDAX-SAD0505 |
Fyzická osoba pověřená vyřízením
nsesss:Zpracovatel/Subjekt |
1..n
MUSÍ, viz Interní subjekt v roli Zpracovatel
|
CZDAX-SAD0506 |
Fyzická osoba spolupracující na vyřízení
nsesss:Konzultant/nsesss:Subjekt |
0..n
MŮŽE, formou vhodného PP
|
CZDAX-SAD0507 |
Proces schválení (osoba a datum)
nsesss:Schvalovani/nsesss:Schvaleni |
0..n
MŮŽE, formou vhodného PP
|
CZDAX-SAD0508 |
Odkaz na vyřizující dokument
nsesss:OdkazVyrizujiciDokument |
0..1
obvykle se nezpracovává
|
CZDAX-SAD0509 |
Odkaz na vyřizovaný dokument
nsesss:OdkazVyrizovanyDokument |
0..1
obvykle se nezpracovává
|
CZDAX-SAD0510 |
Datum odeslání
nsesss:DatumOdeslani |
0..1
MŮŽE, PP Jiná datace s vhodnou specifikací
|
CZDAX-SAD0511 |
Odeslané množství
nsesss:OdeslaneMnozstvi |
0..1
obvykle se nezpracovává
|
CZDAX-SAD0512 |
Příjemce
nsesss:Prijemce/nsesss:Subjekt |
0..n
MUSÍ, viz Externí subjekt v roli Příjemce
|
3.4.6. Subjekty
Subjekty reprezentují právnické či fyzické osoby, a to ve vztahu k dané entitě. Informace o subjektech se do inherentního popisu přebírají obvykle formou PP Role entit/Slabé entity. V případě úplné identifikace entity oproti autoritnímu systému (např. CAM) je možné vytvořit plnohodnotný záznam entity.
CZDAX-SAD0601: Přesný způsob a rozsah vytvoření zápisu entity MUSÍ být vždy dostatečně popsán a definován.
Dále je popsán doporučený způsob řešení pro jednotlivé typy subjektů.
Interní subjekt
Interní subjekt je využíván například v elementu <Zpracovatel>
,
viz CZDAX-SAD0505.
CZDAX-SAD0602: Interní subjekt je dvojice provázaných entit, a to organizace a fyzické osoby v ní působící. Pro obě tyto entity MUSÍ být založeny samostatné záznamy.
Element |
Způsob zpracování |
---|---|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
není určeno |
|
není určeno |
Externí subjekt
Externí subjekt je využíván například v elementu <Prijemce>
,
viz CZDAX-SAD0512.
CZDAX-SAD0603: Externí subjekt je buď dvojice provázaných entit, a to organizace a fyzické osoby v ní působící, nebo jen fyzická osoba. V prvním případě MUSÍ být založeny samostatné záznamy pro obě entity. V druhém případě MUSÍ být založen jeden samostatný záznam.
Uvedení organizace a fyzické osoby:
Element |
Způsob zpracování |
---|---|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
není určeno |
|
není určeno |
|
Uvedení jen fyzické osoby:
Element |
Způsob zpracování |
---|---|
|
|
|
|
|
|
|
Zápis organizace
Organizace se v příslušné roli zapíše do PP Role entit/Slabé entity.
Označení (v závislosti na dostupnosti hodnot) je tvořeno
z: <Název organizace> (<Identifikátor organizace>; <Organizační útvar>)
.
Název organizace se uvede vždy na prvním místě. Další části se uvádí v závorce
a jsou odděleny středníkem. V závorce se na prvním místě uvede identifikátor
organizace, následuje organizační útvar. Identifikátor se uvádí ve formě:
zdroj: hodnota
.
<nsesss:Zpracovatel>
<nsesss:Subjekt>
<nsesss:IdentifikatorOrganizace zdroj="IČ">888888888</nsesss:IdentifikatorOrganizace>
<nsesss:NazevOrganizace>Fakulní nemocnice</nsesss:NazevOrganizace>
<nsesss:IdentifikatorFyzickeOsoby zdroj="ERMS">9999999999</nsesss:IdentifikatorFyzickeOsoby>
<nsesss:NazevFyzickeOsoby>Jan Purkyně</nsesss:NazevFyzickeOsoby>
<nsesss:OrganizacniUtvar>Odbor XY</nsesss:OrganizacniUtvar>
<nsesss:PracovniPozice>referent</nsesss:PracovniPozice>
<nsesss:SidloOrganizace>adresa</nsesss:SidloOrganizace>
</nsesss:Subjekt>
</nsesss:Zpracovatel>
Výsledná podoba zápisu organizace: Fakultní nemocnice (IČ: 888888888; Odbor XY)
Zápis osoby
Osoba se v příslušné roli zapíše do PP Role entit/Slabé entity.
Označení (v závislosti na dostupnosti hodnot) je tvořeno
z: <Jméno> (<Identifikátor osoby>; <Elektronický kontakt>; <Poštovní adresa>)
.
Název fyzické osoby se uvede vždy na prvním místě. Další části se uvádí v závorce
a jsou odděleny středníkem. V závorce se na prvním místě uvede identifikátor
osoby. Identifikátor se uvádí ve formě: zdroj: hodnota
.
Výsledná podoba zápisu fyzické osoby: Jan Purkyně (ERMS: 9999999999)
3.4.7. Dokument
Dokument je základní entitou nebo je součástí spisu.
Popsán je v elementu <Dokument>
.
ID |
Název, umístění a popis |
Kardinalita a úroveň |
---|---|---|
CZDAX-SAD0701 |
Evidenční údaje dokumentu
nsesss:EvidencniUdaje |
1..1
MUSÍ se zpracovat, viz Evidenční údaje dokumentu
|
CZDAX-SAD0702 |
Komponenta
nsesss:Komponenty/nsesss:Komponenta |
0..n
MUSÍ se zpracovat, viz Komponenta
|
Evidenční údaje dokumentu
Evidenční údaje dokumentu jsou tvořeny společnou částí pro všechny entity (zpracování viz Entita). Dále následuje popis způsobu zpracování jednotlivých podřízených elementů specifických pro dokument.
ID |
Název, umístění a popis |
Kardinalita a úroveň |
---|---|---|
CZDAX-SAD0703 |
Evidence
nsesss:Evidence |
0..1
|
CZDAX-SAD0704 |
Dokument, který neprošel evidencí
nsesss:Neevidence |
0..1
MŮŽE se zapsat do PP Veřejná poznámka
|
CZDAX-SAD0705 |
Jazyk dokumentu
nsesss:Jazyky/nsesss:Jazyk |
0..n
MŮŽE se zapsat do PP Veřejná poznámka nebo PP Jazyk
|
CZDAX-SAD0706 |
Údaje o doručení dokumentu
nsesss:Puvod/nsesss:DorucenyDokument |
0..1
|
CZDAX-SAD0707 |
Údaje o vlastním dokumentu
nsesss:Puvod/nsesss:VlastniDokument |
0..1
viz Vlastní dokument
|
CZDAX-SAD0708 |
Zatřídění dokumentu
nsesss:Trideni |
1..1
|
CZDAX-SAD0709 |
Sada elementů o vyřízení a uzavření entity
nsesss:Vyrizeni |
0..1
viz Vyřízení entity
|
CZDAX-SAD0710 |
Údaje o skartačním režimu
nsesss:Vyrazovani |
1..1
obvykle se nezpracovává
|
CZDAX-SAD0711 |
Existence analogové části
nsesss:Manipulace/nsesss:AnalogovyDokument Zapisuje se jen v případě existence analogové části.
|
1..1
MUSÍ se zapsat do PP Existence analogové části
|
CZDAX-SAD0712 |
Externí správce spisovny
nsesss:Manipulace/nsesss:SpravceSpisovny Zapisuje se jen v případě existence analogové části.
|
0..1
obvykle se nezpracovává
|
CZDAX-SAD0713 |
Ukládací jednotka u analogových dokumentů
nsesss:Manipulace/nsesss:UkladaciJednotka |
0..1
obvykle se nezpracovává
|
CZDAX-SAD0714 |
Zaznamenání procesu redakce nebo konverze dokumentu
nsesss:Prevod |
0..1
obvykle se nezpracovává
|
Doručený dokument
Sada elementů pro evidenci údajů o doručení dokumentu.
ID |
Název, umístění a popis |
Kardinalita a úroveň |
---|---|---|
CZDAX-SAD0715 |
Datum vytvoření dokumentu
nsesss:DatumVytvoreni Případně lze zpracovat jako jiná datace.
|
0..1
obvykle se nezpracovává
|
CZDAX-SAD0716 |
Autor
nsesss:Autor/nsesss:Subjekt Při zpracování je nutné zvolit vhodnou roli.
|
0..n
MŮŽE se zpracovat jako Externí subjekt
|
CZDAX-SAD0717 |
Datum doručení
nsesss:DatumDoruceni Případně lze zpracovat jako role entit.
|
1..1
MUSÍ se zpracovat v rámci Datace
|
CZDAX-SAD0718 |
Evidenční číslo odesílatele
nsesss:OdesilatelovoEvidencniCislo Je nutné zvolit vhodný typ označení.
|
0..1
MŮŽE se zpracovat jako PP Jiná označení
|
CZDAX-SAD0719 |
Množství u analogových archiválií
nsesss:DoruceneMnozstvi |
0..1
obvykle se nezpracovává
|
CZDAX-SAD0720 |
Odesílatel
nsesss:Odesilatel/nsesss:Subjekt Převede se jako role odesílatel.
|
1..1
MUSÍ se zpracovat, viz Externí subjekt
|
Vlastní dokument
Sada elementů pro evidenci údajů o vzniku vlastního dokumentu organizace.
ID |
Název, umístění a popis |
Kardinalita a úroveň |
---|---|---|
CZDAX-SAD0721 |
Datum vytvoření dokumentu
nsesss:DatumVytvoreni |
1..1
MŮŽE se zpracovat jako jiná datace
|
CZDAX-SAD0722 |
Množství u analogových archiválií
nsesss:VytvoreneMnozstvi |
0..1
obvykle se nezpracovává
|
CZDAX-SAD0723 |
Autor
nsesss:Autor/nsesss:Subjekt Při zpracování je nutné zvolit vhodnou roli.
|
0..n
MŮŽE se zpracovat jako Externí subjekt
|
Zatřídění dokumentu
Zatřídění dokumentu je uvedeno v rámci elementu <Trideni>
a tvoří
ho sada elementů pro zatřídění dokumentu do hierarchie spisového plánu.
Základem zatřídění je uvedení spisových znaků viz Zatřídění entity,
kde je uveden i způsob zachycení v archivním popisu.
Další elementy tvořící zatřídění dokumentu:
Element |
Způsob zpracování |
---|---|
|
obvykle se nezpracovává |
|
viz Věcná skupina |
3.4.8. Komponenta
Záznam popisující jednoznačně vymezený řetězec bitů tvořící počítačový soubor. Komponenta je součástí nadřazené entity Dokument. Na úrovni každé komponenty je uchována sada elementů popisující její pořadí, verzi a formu uchování.
ID |
Název, umístění a popis |
Kardinalita a úroveň |
---|---|---|
CZDAX-SAD0801 |
Evidenční údaje komponenty
nsesss:EvidencniUdaje |
1..1
MUSÍ se zpracovat, viz Evidenční údaje komponenty
|
CZDAX-SAD0802 |
Pořadové číslo komponenty v dokumentu
./@poradi |
1..1
MUSÍ se zpracovat, viz CZDAX-SAD0807 a CZDAX-SAD0808
|
CZDAX-SAD0803 |
Číselné uvedení verze komponenty
./@verze |
1..1
MUSÍ se zpracovat, viz CZDAX-SAD0807 a CZDAX-SAD0808
|
CZDAX-SAD0804 |
Charakteristika formální části dokumentu
./@druh Zapíše se do obsah/regest (pokud je neprázdný), případně jiného PP.
|
1..1
MUSÍ se zpracovat, viz PP Obsah
|
CZDAX-SAD0805 |
Charakteristika verze komponenty
./@forma_uchovani Zapíše se jako textová hodnota.
|
1..1
MUSÍ se zpracovat, viz PP Forma digitální části
|
CZDAX-SAD0806 |
Vazba na autentizační prostředek
./@vztah_k |
0..1
obvykle se nezpracovává
|
CZDAX-SAD0807: Při zpracování MUSÍ být všechny komponenty seřazeny dle
atributu nsesss:Komponenty/nsesss:Komponenta/@poradi
a čísla verze v atributu nsesss:Komponenty/nsesss:Komponenta/@verze
. Pro každou komponentu
v daném pořadí se vybere komponenta s nejvyšším číslem verze a ta je umístěna pod rodičovským
dokumentem, resp. její popis. Pokud komponenta v daném pořadí nemá více verzí,
MUSÍ k ní být připojeny odkazy na odpovídající digitální objekty.
Komponenta s verzemi
Komponenta, k níž existuje více verzí se zapisuje v rámci hierarchie do dvou úrovní. Na vyšší úrovni se uvádí informace z poslední verze komponenty. Na nižší úrovni jsou potom uvedeny jednotlivé verze a odkazy na fyzické soubory, které je tvoří.
CZDAX-SAD0808: Pokud existuje více verzí komponenty s daným pořadovým číslem,
MUSÍ být všechny tyto verze umístěny v hierarchii pod komponentou představující nejvyšší verzi.
Verze MUSÍ být uspořádány od verze s nejnižším číslem po verzi s nejvyšším číslem. Digitální
objekty jsou připojeny vždy až k těmto komponentám. Jednotlivé verze MUSÍ
mít jako typ úrovně uvedenou hodnotu verkomponenty
Evidenční údaje komponenty
Elementy pro evidenční údaje komponenty.
ID |
Název, umístění a popis |
Kardinalita a úroveň |
---|---|---|
CZDAX-SAD0809 |
Evidenční údaje komponenty
nsesss:Identifikace/nsesss:Identifikator |
1..n
MUSÍ se zpracovat, viz Identifikace entity
|
CZDAX-SAD0810 |
Název komponenty
nsesss:Popis/Nazev |
1..1
MUSÍ se zpracovat, PP Obsah
|
CZDAX-SAD0811 |
Komentář ke komponentě
nsesss:Popis/Komentar |
0..1
MŮŽE se zpracovat do PP Veřejná poznámka
|
CZDAX-SAD0812 |
Klíčová slova
nsesss:KlicovaSlova/nsesss:KlicoveSlovo Uvede se jako slabá entita s rolí související entita.
|
0..n
MUSÍ se zapsat do PP Role entit/Slabé entity
|
CZDAX-SAD0813 |
Evidenční údaje komponenty
nsesss:Trideni |
1..1
NESMÍ se zpracovat, je shodné s tříděním dokumentu
|
CZDAX-SAD0814 |
Kontejner pro popis výsledku ověření certifikátů
nsesss:Manipulace |
0..1
obvykle se nezpracovává
|
CZDAX-SAD0815 |
Zaznamenání procesu konverze komponenty
nsesss:Prevod |
0..1
obvykle se nezpracovává
|
3.4.9. Spis
Spis je základní entitou nebo je součástí typového spisu,
resp. jeho součásti. Popsán je v elementu <Spis>
. Spis je tvořen jedním nebo
několika dokumenty, které utvářejí podřízené jednotky popisu.
ID |
Název, umístění a popis |
Kardinalita a úroveň |
---|---|---|
CZDAX-SAD0901 |
Evidenční údaje spisu
nsesss:EvidencniUdaje |
1..1
MUSÍ se zpracovat, viz Evidenční údaje dokumentu
|
CZDAX-SAD0902 |
Dokument
nsesss:Dokumenty/nsesss:Dokument |
1..n
MUSÍ se zpracovat, viz Dokument
|
Evidenční údaje spisu
Evidenční údaje spisu jsou tvořeny společnou částí pro všechny entity (zpracování viz Entita). Dále následuje popis způsobu zpracování jednotlivých podřízených elementů specifických pro spis.
ID |
Název, umístění a popis |
Kardinalita a úroveň |
---|---|---|
CZDAX-SAD0903 |
Evidence
nsesss:Evidence |
0..1
|
CZDAX-SAD0904 |
Vznik entity
nsesss:Puvod/nsesss:DatumVytvoreni |
1..1
MUSÍ, viz Datace
|
CZDAX-SAD0905 |
Zatřídění spisu
nsesss:Trideni |
1..1
viz Zatřídění spisu
|
CZDAX-SAD0906 |
Sada elementů o vyřízení a uzavření entity
nsesss:VyrizeniUzavreni |
1..1
MUSÍ, Vyřízení entity
|
CZDAX-SAD0907 |
Údaje o skartačním režimu
nsesss:Vyrazovani |
1..1
obvykle se nezpracovává
|
CZDAX-SAD0908 |
Existence analogové části
nsesss:Manipulace/nsesss:AnalogovyDokument Zapisuje se jen v případě existence analogové části.
|
1..1
MUSÍ se zapsat do PP Existence analogové části
|
Zatřídění spisu
Zatřídění spisu je uvedeno v rámci elementu <Trideni>
a tvoří
ho sada elementů pro zatřídění do hierarchie spisového plánu.
Základem zatřídění je uvedení spisových znaků viz Zatřídění entity,
kde je uveden i způsob zachycení v archivním popisu.
Další elementy tvořící zatřídění spisu:
Element |
Způsob zpracování |
---|---|
|
viz Věcná skupina |
3.4.10. Díl typového spisu
Díl typového spisu je kontejnerem obsahujícím část typového spisu formou uvedení jeho konkrétní součásti tvořené spisy a dokumenty, případně jen dokumenty. Z hlediska vytváření hierarchie se pro díl typového spisu nevytváří samostatná úroveň. Jeho evidenční údaje jsou shodné se součástí.
ID |
Název, umístění a popis |
Kardinalita a úroveň |
---|---|---|
CZDAX-SAD1001 |
Evidenční údaje dílu
nsesss:EvidencniUdaje |
1..1
MUSÍ se zpracovat, viz Evidenční údaje dílu
|
CZDAX-SAD1002 |
Dokument
nsesss:Dokumenty/nsesss:Dokument |
1..n
MUSÍ se zpracovat, viz Dokument
|
Evidenční údaje dílu
Evidenční údaje dílu jsou tvořeny společnou částí pro všechny entity a specializovanými částmi pro díl. Evidenční údaje dílu jsou totožné s evidenčními údaji jeho součásti. Z dílu se tedy převezme informace o mateřské entitě (součástí) a ta se zpracuje.
ID |
Název, umístění a popis |
Kardinalita a úroveň |
---|---|---|
CZDAX-SAD1003 |
Vznik entity
nsesss:Puvod/nsesss:DatumVytvoreni |
1..1
zpracovává se až na úrovni součásti
|
CZDAX-SAD1004 |
Zatřídění spisu
nsesss:Trideni |
1..1
viz Zatřídění dílu
|
CZDAX-SAD1005 |
Sada elementů o uzavření entity
nsesss:Uzavreni |
1..1
zpracovává se až na úrovni součásti
|
CZDAX-SAD1006 |
Údaje o skartačním režimu
nsesss:Vyrazovani |
1..1
obvykle se nezpracovává
|
CZDAX-SAD1007 |
Existence analogové části
nsesss:Manipulace/nsesss:AnalogovyDokument Zapisuje se jen v případě existence analogové části.
|
1..1
zpracovává se až na úrovni součásti
|
Zatřídění dílu
Zatřídění dílu je uvedeno v rámci elementu <Trideni>
a tvoří
ho sada elementů pro zatřídění do hierarchie spisového plánu.
Základem zatřídění je uvedení spisových znaků viz Zatřídění entity,
kde je uveden i způsob zachycení v archivním popisu.
Další elementy tvořící zatřídění spisu:
Element |
Způsob zpracování |
---|---|
|
viz Součást |
3.4.11. Součást
Součást je logická část typového spisu. Je tvořena spisy a dokumenty,
případně jen dokumenty. Z hlediska vytváření hierarchie se pro součást
vytváří samostatná úroveň typu soucast
. Součást je tvořena
elementem <Soucast>
s jedním vnořeným elementem <EvidencniUdaje>
.
CZDAX-SAD1101: Pro každou součást (nsesss:Soucast
)
MUSÍ být založena nová úroveň s uvedením typu soucast
.
Evidenční údaje součástí
Popis se skládá ze společných částí pro všechny entity, pro převod viz Popis entity.
ID |
Název, umístění a popis |
Kardinalita a úroveň |
---|---|---|
CZDAX-SAD1102 |
Vznik entity
nsesss:Puvod/nsesss:DatumVytvoreni |
1..1
MUSÍ, viz Datace
|
CZDAX-SAD1103 |
Zatřídění součásti
nsesss:Trideni |
1..1
|
CZDAX-SAD1104 |
Sada elementů o uzavření entity
nsesss:Uzavreni/nsesss:Datum Jiné části z
nsesss:Uzavreni se nezpracovávají. |
0..1
MUSÍ, Datace
|
CZDAX-SAD1105 |
Údaje o skartačním režimu
nsesss:Vyrazovani |
1..1
obvykle se nezpracovává
|
CZDAX-SAD1106 |
Existence analogové části
nsesss:Manipulace/nsesss:AnalogovyDokument Zapisuje se jen v případě existence analogové části.
|
1..1
MUSÍ se zapsat do PP Existence analogové části
|
Zatřídění součásti
Zatřídění součásti je uvedeno v rámci elementu <Trideni>
a tvoří
ho sada elementů pro zatřídění do hierarchie spisového plánu.
Základem zatřídění je uvedení spisových znaků viz Zatřídění entity,
kde je uveden i způsob zachycení v archivním popisu.
Další elementy tvořící zatřídění spisu:
Element |
Způsob zpracování |
---|---|
|
viz Typový spis |
3.4.12. Typový spis
Popis entity „typový spis“ (kmenový spis v rámci agendy) je zařazen
do příslušné věcné skupiny. Z hlediska vytváření hierarchie se pro typový spis
vytváří samostatná úroveň typu typspis
. Typový spis je tvořen
elementem <TypovySpis>
s jedním vnořeným elementem <EvidencniUdaje>
.
CZDAX-SAD1201: Pro každý typový spis (nsesss:TypovySpis
)
MUSÍ být založena nová úroveň s uvedením typu typspis
.
Evidenční údaje typového spisu
Popis se skládá ze společných částí pro všechny entity, pro převod viz Popis entity.
ID |
Název, umístění a popis |
Kardinalita a úroveň |
---|---|---|
CZDAX-SAD1202 |
Vznik entity
nsesss:Puvod/nsesss:DatumVytvoreni |
1..1
MUSÍ, viz Datace
|
CZDAX-SAD1203 |
Zatřídění součásti
nsesss:Trideni |
1..1
|
CZDAX-SAD1204 |
Sada elementů o uzavření entity
nsesss:Uzavreni/nsesss:Datum Jiné části z
nsesss:Uzavreni se nezpracovávají. |
0..1
MUSÍ, Datace
|
CZDAX-SAD1205 |
Existence analogové části
nsesss:Manipulace/nsesss:AnalogovyDokument Zapisuje se jen v případě existence analogové části.
|
1..1
MUSÍ se zapsat do PP Existence analogové části
|
Zatřídění typového spisu
Zatřídění typového spisu je uvedeno v rámci elementu <Trideni>
a tvoří
ho sada elementů pro zatřídění do hierarchie spisového plánu.
Základem zatřídění je uvedení spisových znaků viz Zatřídění entity,
kde je uveden i způsob zachycení v archivním popisu.
Další elementy tvořící zatřídění spisu:
Element |
Způsob zpracování |
---|---|
|
viz Věcná skupina |
3.4.13. Věcná skupina
Věcná skupina (element <VecnaSkupina>
) je tvořena jedním
vnořeným elementem <EvidencniUdaje>
.
Popis se skládá ze společných částí pro všechny entity (typ tEntita
), pro převod
viz Popis entity.
CZDAX-SAD1301: Pro každou věcnou skupinu (nsesss:VecnaSkupina
)
MUSÍ být založena nová úroveň s uvedením typu vecnaskp
.
Evidenční údaje věcné skupiny
Popis se skládá ze společných částí pro všechny entity, pro převod viz Popis entity.
ID |
Název, umístění a popis |
Kardinalita a úroveň |
---|---|---|
CZDAX-SAD1302 |
Vznik entity
nsesss:Puvod/nsesss:DatumVytvoreni |
1..1
MUSÍ, viz Datace
|
CZDAX-SAD1303 |
Zatřídění součásti
nsesss:Trideni |
1..1
|
CZDAX-SAD1304 |
Údaje o skartačním režimu
nsesss:Vyrazovani |
1..1
obvykle se nezpracovává
|
CZDAX-SAD1305 |
Existence analogové části
nsesss:Manipulace/nsesss:AnalogovyDokument Zapisuje se jen v případě existence analogové části.
|
1..1
MUSÍ se zapsat do PP Existence analogové části
|
Zatřídění věcné skupiny
Zatřídění věcné skupiny je uvedeno v rámci elementu <Trideni>
a tvoří
ho sada elementů pro zatřídění do hierarchie spisového plánu.
Základem zatřídění je uvedení spisových znaků viz Zatřídění entity,
kde je uveden i způsob zachycení v archivním popisu.
Další elementy tvořící zatřídění věcné skupiny:
Element |
Způsob zpracování |
---|---|
|
viz Spisový plán |
|
viz Věcná skupina |
3.4.14. Spisový plán
Popis spisového plánu (hierarchického uspořádání věcných skupin) organizace.
Spisový plán se zapisuje jako kořenová úroveň inherentního popisu.
Zapisuje se v rámci EADu do k tomu určeného elementu :xml:<fileplan> (viz PP Spisový plán)
a s uvedením typu úrovně spisplan
.
CZDAX-SAD1401: Kořenovou úrovní pro data ze systémů spisové služby MUSÍ
být příslušný spisový plán. Jako typ úrovně se uvede hodnota spisplan
.
Způsob zápisu spisového plánu MUSÍ být s definicí PP Spisový plán.
ID |
Název, umístění a popis |
Kardinalita a úroveň |
---|---|---|
CZDAX-SAD1402 |
Identifikátor spisového plánu
nsesss:Identifikator |
1..1
MUSÍ, obdobně jako Identifikace entity
|
CZDAX-SAD1403 |
Název spisového plánu
nsesss:Nazev |
1..1
MUSÍ, viz Popis entity, element
<Nazev>` |
CZDAX-SAD1404 |
Komentář
nsesss:Komentar |
0..1
MUSÍ, viz Popis entity, element
<Komentar>` |
CZDAX-SAD1405 |
Časové údaje počátku a konce platnosti spisového plánu.
nsesss:Manipulace Může se zpracovat formou jiné datace.
|
1..1
MŮŽE, viz Datace
|
CZDAX-SAD1406 |
Vydavatel
nsesss:Vydavatel Může se zpracovat vhodnou rolí entity, případně komentáře.
|
1..1
MUSÍ, viz PP Role entit/Slabé entity
|
3.4.15. Datace
U jednotlivých entit je možné stanovit jejich dataci vzniku. Ta se stanovuje na základě hodnot jednotlivých elementů zapsaných u dané entity. Dataci vzniku je nutné primárně správně zapsat u základních entit a případně jejich dětských entit.
CZDAX-SAD1501: Každá základní entita nebo všechny její části na nižší úrovni MUSÍ mít určenu dataci vzniku. Datace vzniku se určí na základě hodnot uvedených v dílčích elementech.
CZDAX-SAD1502: Hodnota datace vzniku od MUSÍ být určena z jednotlivých elementů vztahujících se k dané entitě, a to v tomto pořadí:
Puvod/DorucenyDokument/DatumDoruceni
Puvod/VlastniDokument/DatumVytvoreni
Evidence/UrceneCasoveObdobi/Rok
Evidence/UrceneCasoveObdobi/DatumDo
U entit typu Součást nebo Spis je hodnota od vypočtena z nejnižší hodnoty od zatříděných dokumentů.
CZDAX-SAD1503: Hodnota datace vzniku do MUSÍ být určena z jednotlivých elementů vztahujících se k dané entitě, a to v tomto pořadí:
Vyrizeni/Datum
Pokud není dokument základní entitou, nemusí být hodnota Vyrizeni/Datum
vyplněna.
Pak se použije hodnota VyrizeniUzavreni/Datum
nadřazené entity. U entit
Součást nebo Spis
je hodnota do stanovena dle hodnoty elementu VyrizeniUzavreni/Datum
.
Jiná datace jednotky popisu
Kromě využití některých datací pro vytváření Datace vzniku je vhodné interpretovat vybrané specifikace také v inherentním popisu, a to v původním významu. Takové datace se zapíší formou jako PP Jiná datace. Výběr vhodné specifikace je dán kontextem užití datace.