Obsah
Kapitola popisuje postup zpracování spisů a jednotlivé činnosti pomocí programu RegistryOffice. Dosuptné akce:
logging to the RegistryOffice
opening new box
adding documents
changing box location
searching for box
searching for document
document disposal
box disposal
Prvním krokem je přihlášení do aplikace. Pro přihlášení je nutno zadat uživatelské jméno a heslo.
Po přihlášení je zobrazena stránka se seznamem dostupných krabic, možností vyhledávání a přístupem k dalším funkcím.
Po naskenování by měly být dokumenty zařazeny do příslušné
krabice. Seznam otevřených krabic je vždy dostupný volbou
Krabice z hlavního menu. V případě, že není žádná
krabice volná je možno založit novou - pomocí první volby na stránce se
seznamem otevřených krabic.
Pro vytvoření nové krabice v RegistryOffice je nutné zadat několik povinných údajů:
Typ - typ dokladů v krabici
OJS - obchodní jednotka skupiny
VS - věcná skupina, určuje minimální délku archivace dokumentů
Volitelné údaje:
identifikace dávky zpracování
popis krabice
V době skenování jsou automaticky všechny dokumenty předány do RegistryOffice a označeny jako určené k archivaci. Při vkládání dokumentu je nutno takovýto dokument vyhledat a vložit do krabice.
Dokumenty je možno vyhledat jako jednotlivé nebo hromadně. Zadáním jednoho čísla jednacího nebo rozsahu čísel dojde k jejich vyhledání a zobrazení. Současně jsou zobrazeny i dokumenty, které byly naskenovány společně, tj. v jedné dávce.
Následně dojde k výběru dokumentů a jejich vložení do krabice. Po zaplnění krabice je nutno ji uzavřít, vytisknout příslušný štítek a přemístit ji do skladu.
