.. _postupy_akvizice: ============================= Akvizice a výběr archiválií ============================= ÚDA UK primárně k trvalému uložení vybírá dokumenty a data svého zřizovatele, kterým je Univerzita Karlova (dále jen "zřizovatel archivu" nebo "UK") v souladu se svým posláním (viz :ref:`strategie_poslani`). Vybírány jsou: - dokumenty trvalého významu spravované zřizovatelem v elektronickém systému spisové služby UK, - další dokumenty a data trvalého významu spravované v ostatních informačních systémech, - dokumenty a data trvalé povahy jiných původců, které svým informačním obsahem souvisí s posláním ÚDA UK, - dokumenty a data trvalé hodnoty z volně dostupných zdrojů, které svým informačním obsahem souvisí s posláním ÚDA UK. Součástí akvizice do digitálního archivu jsou zpravidla i metadata vybraných analogových dokumentů. .. _postupy_akvizice_obecne: Obecné principy ====================== Akvizice a výběr dat zřizovatele vychází ze zákonného zmocnění (§52, písm. b) a c) zákona č. 499/2004 Sb.). Při jednání s původci se řídí :ref:`Spisovým řádem Univerzity Karlovy ` a interními metodikami pro vyřazování dokumentů (viz :ref:`strategie_pravo_interni`). Při akvizici dat jiných původců se řídí zákonným zmocněním (§52, písm. c) zákona č. 499/2004 Sb.), podrobnosti akvizice jsou zpravidla výsledkem individiuálního jednání s původcem a jsou srhnuty v příslušném smluvním dokumentu (darovací smlouvě nebo smlouvě o předání dokumentů k trvalému uložení). Součástí rozhodování o příjmu dat v rámci výběru je i zohlednění srozumitelnosti a dlouhodobé čitelnosti předávaných digitálních informací, viz kapitola Formátová politika v předarchivní péči. .. _postupy_akvizice_urednidokumenty: Úřední dokumenty a data =========================== Úřední dokumenty zřizovatele archivu spravovaná ve spisové službě jsou regulována :ref:`Národním standardem pro spisové služby ` a vyhláškou č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby. Archiv v rámci výběru provádí kontrolu předávaných vstupních balíčků. Případná nevalidní data jsou identifikována pomocí validačních nástrojů a archiv vybízí původce k nápravě. Digitální informace zřizovatele trvalého významu nespravované ve spisové službě jsou dlouhodobě posuzovány ještě v době jejich správy původcem. Archiv ovlivňuje jejich správu včetně podoby uchovávaných formátů odkaz na kapitolu Úřední dokumenty zřizovatele. V této praxi vychází z best practicies Archiving by design (https://commission.europa.eu/document/download/e3cf4d38-ee41-42f9-8994-f6589ffad458_en?filename=Whitepaper%20AbD_en.pdf) a legislativního zmocnění s ohledem na § 3a zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě v platném znění. Spolu s digitálními dokumenty a daty tohoto typu jsou zpravidla přijímána i jejich metadata. Příkladem je archivace závěrečných prací absolventů Univerzity Karlovy (:ref:`tech_docs:import_xml`). K trvalému uložení jsou vybírány dokumenty jimž dle spisového plánu zřizovatele již uplynunula skartační lhůta a které byly ve skartačním řízení vybrány za archiválie. .. _postupy_akvizice_jinedokumenty: Jiné digitální informace ========================== K trvalému uložení jsou vybírány dokumenty a data jiných původců, které byly nabídnuty ÚDA UK, při jejich výběru v rámci mimoskartačního řízení jsou vybírány dokumenty a data trvalé historické hodnoty, které svým informačním obsahem souvisí s posláním ÚDA UK. ÚDA UK může k trvalému uložení vybírat dokumenty a data z volně dostupných zdrojů, které svým informačním obsahem souvisí s posláním ÚDA UK. Tyto dokumenty a data se zpravidla stávají součástí sbírkových fondů ÚDA UK. Digitální informace jiných původců jsou posuzovány v rámci výběru, při výběru jsou zohledněny aktuální :ref:`formátové politiky archivu `, resp. :ref:`postupy_uchovani_formats_policy`. V případě historického významu nabídnutých dat tohoto typu může archiv přijmout i data u nichž není schopen zajistit dlouhodoboou čitelnost a srozumitelnost. U těchoto dat archiv zaručuje jen základní bitovou ochranu, jejich srozumitelnost v případě potřeby řeší nástroji dlouhodobé digitální ochrany (např. formátovou migrací), viz :ref:`postupy_uchovani_formats_real`.