.. _specs_ead: ================== EAD a jeho použití ================== Popisná metadata jsou zaznamenána s využitím standardu `EAD `_ ve `verzi 3 `_. Jsou uložena jako součást souboru :ref:`specs_pruvodka`. Tento dokument popisuje pevně stanovenou podmnožinu značek, které jsou ze standardu využity a jejich význam. Současně je navrženo mapování hodnot z jiných datových formátů do tohoto. Soubor ve formátu `EAD `_ sestává z řídící části (:token:`control`) a popisné části (:token:`archdesc`). Povinné atributy kořenové elementu :token:`ead`: :token:`relatedencoding="nacr.cz/digiarch/2021"` pravidla archivního popisu dle nichž jsou uváděny některé hodnoty, například typ evidenčních jednotek Uvedená hodnota definuje, že hodnoty uváděné v podřízených elementech se řídí číselníky zde definovanými. V případě změny způsobu popisu dojde ke změně hodnoty v :token:`relatedencoding` * :token:`nacr.cz/2018` - verze do roku 2021 * :token:`nacr.cz/digiarch/2021` - verze od roku 2021, strukturovaný popis archivních entit ----------- Řídící část ----------- Řídící část umožňuje zachycení kontextu archivního popisu. Je využívána ve své minimalistické podobě. Částečně dochází k duplikaci údajů se souborem :ref:`specs_pruvodka`. V případě kolize informací jsou za platné považovány údaje v :ref:`specs_pruvodka`. Řídící část je popsána v elementu :token:`control`. Příklad: .. code-block:: xml ... ... recordid -------- Element `recordid `_ obsahuje jednoznačný identifikátor popisu. Tento popis vzniká ještě před vznikem AIPu. Z toho důvodu nemůže být tímto identifikátorem ID AIPu, ale jedná se o zcela samostatné ID, které se po dobu existence popisu nemění. Stejná hodnota se použije i jako identifikátor v kořeni v elementu :token:`archdesc/did/unitid`. Hodnota: {uuid} Příklad: .. code-block:: xml fcf5c96e-8a00-47ca-822a-d09e6422d6e1 Informace o fondu ----------------- Povinnou součástí jsou informace o přislušnosti k archivnímu fondu v elementu `filedesc `_. V elementu se povinně uvádí identifikátor archivního souboru a jeho název. Identifikátor archivního souboru se zapisuje do atributu :token:`encodinganalog`. Jedná se o číslo archivního souboru z evidence pečujícího archivu. Ten je uveden níže v elementu `maintenanceagency `_. Název archivního souboru se zapisuje do podřízeného elementu `titlestmt `_. .. code-block:: xml Jméno fondu Pokud jsou všechny části již zpracovány formou pomůcky, tak se uvede informace o pomůcce. Informace se uvádí do elementu :token:`publicationstmt`. V elementu se uvede název pomůcky. Identifikátor pomůcky se zapisuje do atributu :token:`encodinganalog`. Stav záznamu ------------ Povinnou součástí je stav záznamu v elementu `maintenancestatus `_. Hodnota nemá přímé využití. Nastavuje se hodnota :token:`new`. .. code-block:: xml Stav publikace -------------- Povinnou součástí je stav publikace v elementu `publicationstatus `_. Hodnota nemá přímé využití. Nastavuje se hodnota :token:`inprocess`. .. code-block:: xml Pečující archiv --------------- Povinnou součástí je informace o pečujícím arhcivu v elementu `maintenanceagency `_. Nastavuje se kód a název archivu. .. code-block:: xml 100000010 Národní archiv Záznamy o archivní péči ----------------------- Povinnou součástí je informace o současné a minulé péči formou zápisu událostí v elementu `maintenancehistory `_. V elementu se vyplňuje minimální informace o vzniku. .. code-block:: xml ePřejímka ------------ Popisná část ------------ Popisná část zachycuje metadata popisující předané archiválie. Základem popisu jsou informace převzaté ze :ref:`zdrojových XML `. Rozsah uložených popisných metadat je popsán v této části. .. _specs_ead_basestruct: Struktura popisu ---------------- Popisná metadata jsou uložena v hierarchické struktuře. Základem struktury je element :token:`archdesc`. Pod ním jsou uloženy v elementu :token:`dsc` jednotlivé úrovně popisu včetně odkazů na komponnenty. V kořenovém elementu je popsán samotný balíček a má pevnou podobu. V podřízeném elementu :token:`did` je uveden identifikátor balíčku shodný s obsahem elementu :token:`recordid`. Atributy elementu :token:`archdesc`: :token:`level="otherlevel"` :token:`otherlevel="balicek"` popis se týká daného informačního balíčku Vlastní popis je uveden až v podřízeném elementu :token:`dsc`. Hierarchie je vytvářena pomocí vnořených elementů :token:`dsc`. .. code-block:: xml fcf5c96e-8a00-47ca-822a-d09e6422d6e1 Spisový plán nemocnice XY ... .. _specs_ead_fileplan: Spisový plán ------------ Volitelně lze uvést identifikaci spisového plánu dle, kterého byly zařazeny entity do balíčku. Spisový plán se uvádí v elementu :token:`fileplan`. Identifikátor spisového plánu ze zdrojového systému se uvádí v atributu :token:`encodinganalog`. Podřízený element :token:`p` obsahuje pojmenování spisového plánu. Informace o platnosti spisového plánu se zaznamenávají do elementu :token:`chronlist` s jednou podřízenou položkou :token:`chronitem` a vní uložený časový rozsah pomocí :token:`daterange`. Časový rozsah může být omezený jen zhora, jen zdola nebo být plně určený. Součástí elementu :token:`chronitem` je také informace o události v podobě: `Platnost spisového plánu`. .. code-block:: xml Spisový plán nemocnice XY Platnost spisového plánu .. _specs_ead_levels: Úroveň popisu a prvky popisu ---------------------------- Každá úroveň popisu umožňuje zadat množství prvků popisu, které tvoří archivní popis. Archivní popis je hierarchický, na každé úrovni je možné specifikovat její druh pomocí atributu :token:`level`, resp. :token:`otherlevel`. Možné typy úrovní: * věcná skupina, :token:`otherlevel="vecnaskp"` * dokument, :token:`otherlevel="dokument"` * spis, :token:`otherlevel="spis"` * komponenta, :token:`otherlevel="komponenta"` * připojený dokument, :token:`otherlevel="pripdokument"` * připojený spis, :token:`otherlevel="pripspis"` * typový spis, :token:`otherlevel="typspis"` * díl typového spisu, :token:`otherlevel="dil"` * dataset, :token:`otherlevel="dataset"` * složka, :token:`otherlevel="slozka"` Dále jsou uvedeny jen povolené prvky popisu s případným upřesněním způsobu jejich užití. :token:`did/abstract` Prvek popisu umožňuje uložit pole Obsah/Regest dle ZP. Použije se právě jeden element tohoto typu bez doplňujícíc informací. Element je povinný pro každou úroveň v rámci elementu :token:`c`. :token:`did/unitid` Identifikátory spojené s jednotkou popisu. Jedná se o nepovinný opakovatelný prvek. Způsob použití: :ref:`specs_ead_idents`. :token:`did/container` Prvek pro uložení ukládacího čísla a informace o tom, že dokument je analogový. Jedná se o volitelný neopakovatelný prvek. Způsob použití: :ref:`specs_ead_ukl_cislo` :token:`did/unitdatestructured` Datace jednotky popisu. Uvádí se buď jedno datum nebo jeden interval. Do atributu :token:`standarddate` se uloží strojově čitelná podoba dle ISO 8601. Způsob použití: :ref:`specs_ead_datace` :token:`did/unittitle` Název jednotky popisu, uvnitř elementu se uvádí prostý text. Jedná se o formální název jednotky popisu. Prvek nesmí být zaměněn s prvek pro uložení Obsahu / regest. Volitelný neopakovatelný prvek. :token:`did/dao` Digitální objekt připojený k jednotce popisu. Způsob použití: :ref:`specs_ead_dao` :token:`did/didnote` .. _specs_ead_levels_note: Doplňující popisná poznámka k jednotce popisu. Jedná se o poznámku s trvalou hodnotou a vztahující se k dané úrovni popisu. Volitelný neopakovatelný prvek. Poznámka je opakovatelná v případě interní poznámky. Ta slouží obvykle pro zachycení procesních informací v průběhu akvizice. Interní poznámka se odliší použitím atributu :token:`localtype` s hodnotou :token:`acquisition`. :token:`did/physdescstructured` Prvek popisu pro popis fyzické struktury. Používá se pro zápis evidenčních jednotek (:ref:`specs_ead_ej`) :token:`did/physdesc` Prvek popisu pro zápis informací o technickém nosiči, popisu formy uchování komponent a existenci analogových částí. Způsob použití: :ref:`specs_ead_tech_nosic`, :ref:`specs_ead_forma_uchovani`, :ref:`specs_ead_analog`. :token:`did/origination` Prvek popisu pro tvůrce materiálů. Používá se i v širším smysly. Volitelný opakovatelný prvek. Způsob použití: :ref:`specs_ead_origination` :token:`accessrestrict` Přístupnost jednotky popisu. Používá se pro uložení informací o omezení přístupu. Způsob použití: :ref:`specs_ead_omez_pristupu` Volitelný neopakovatelný prvek. :token:`index` Přístupové body a odkazy pro jednotku popisu. Používá se pro uložení klíčových slov. Způsob použití: :ref:`specs_ead_keywords` .. _specs_ead_idents: Identifikátory -------------- Identifikátor je spojený s jednotkou popisu. Identifikátory jsou několika druhů. - UUID úrovně popisu Jednoznačný identifikátor úrovně. Atribut :token:`localtype` musí mít hodnotu *UUID*. Atribut :token:`encodinganalog` se neuvádí. - Referenční označení Atribut :token:`localtype` musí mít hodnotu *ReferencniOznaceni*. Atribut :token:`encodinganalog` se neuvádí. - Spisový znak Umožňuje uložit plně určený spisový znak. Atribut :token:`localtype` musí mít hodnotu *SpisovyZnak*. Atribut :token:`encodinganalog` se neuvádí. - Číslo jednací Atribut :token:`localtype` musí mít hodnotu *CisloJednaci*. Atribut :token:`encodinganalog` se neuvádí. - Spisová značka Atribut :token:`localtype` musí mít hodnotu *SpisovaZnacka*. Atribut :token:`encodinganalog` se neuvádí. - Evidenční číslo Evidenční číslo obdobné jako číslo jednací a spisová značka. Použije se v případě, že nelze rozhodnout o povaze identifikátoru. Atribut :token:`localtype` musí mít hodnotu *EvidencniCislo*. Atribut :token:`encodinganalog` se neuvádí. - Pořadové číslo Pořadové číslo spisu nebo dokumentu v rámci evidence dokumentů a určeného časového období nebo pořadové číslo komponenty. Atribut :token:`localtype` musí mít hodnotu *PoradoveCislo*. Atribut :token:`encodinganalog` se neuvádí. - Původní název Původní název souboru včetně extenze nebo adresáře u původce. Atribut :token:`localtype` musí mít hodnotu *PuvodniNazev*. Atribut :token:`encodinganalog` se neuvádí. - Původní cesta Původní cesta k souboru nebo adresáři. Celá cesta k souboru nebo adresáři u původce. Atribut :token:`localtype` musí mít hodnotu *PuvodniCesta*. Atribut :token:`encodinganalog` se neuvádí. .. _specs_ead_idents_otheris: - Další identifikátory z jiného informačního systému Atribut :token:`localtype` musí mít hodnotu *JinyIdentifikator*. Atribut :token:`repositorycode` musí obsahovat identifikátor jiného systému. - Další identifikátory původce Atribut :token:`localtype` musí mít hodnotu *Puvodce*. Příklad: .. code-block:: xml ... ..hodnota .. ... .. _specs_ead_datace: Datace ------ Každý AIP musí mít definovánu alespoň jednu dataci u libovolné entity. Datace se povinně ukládá do elementu :token:`did/unitdatestructured`. Dataci je možné uložit jako interval nebo jeden časový okamžik. Datace se uvádí s přesností maximálně na dny (tj. bez času). Do atributu :token:`standarddate` se uloží strojově čitelná podoba dle ISO 8601. Dataci je možné uvést s přesností na dny, měsíc nebo rok. Příklad - jednotlivé datum (22.1.1963): .. code-block:: xml ... ... Příklad - interval (červen 1971 až 30. dubna 1974): .. code-block:: xml ... ... Pokud se jedná o odhad jsou hodnoty v atributech :token:`notbefore`, resp. :token:`notafter` a atribut :token:`standarddate` se nepoužije. Uvnitř elementů se uvádí textová reprezentace datace v čitelné podobě. Příklad - interval 1734-1776: .. code-block:: xml 1734 1776 .. _specs_ead_dao: Připojené digitální objekty --------------------------- Informace o připojených komponentách je uložena v elementu :token:`dao`. Každá komponenta je reprezentována jedním nebo více soubory (v případě migrace formátů). K jedné jednotce popisu se může vázat více komponent. Atribut :token:`daotype` musí mít hodnotu :token:`borndigital`. Příklad uložení komponenty: .. code-block:: xml ... ... .. _specs_ead_ukl_cislo: Ukládací číslo -------------- Informace o ukládácím čísle jednotky popisu se ukládá pomocí elementu :token:`container`. Příklad ukládacího čísla: .. code-block:: xml ... karton 24 ... .. _specs_ead_ej: Evidenční jednotky ------------------ Do AIPu se zapisují evidenční jednotky dle Základních pravidel. V jednomu AIPu může být více evidenčních jednotek. Více evidenčních jednotek může být uvedeno i v jedné úrovni popisu. Pro zápis evidenčních jednotek se používá element :token:`physdescstructured`. Jako typ strukturovaného popisu v atributu :token:`otherphysdescstructuredtype` se povinně uvádí hodnota *evidencnijednotka*. Možné typy evidenčních jednotek: - dts - dfo - kza - zza Pokud je uvedena jedna evidenční jednotak, tak atribut :token:`coverage` se uvádí vždy s hodnotou :token:`whole`. Pokud je evidenčních jednotek více, tak se atribut :token:`coverage` uvádí s hodnotou :token:`whole` na úrovni elementu :token:`physdescset` a dílčí elementy :token:`physdescstructured` mají atribut :token:`coverage` s hodnotou :token:`part`. U evidenční jednotky je možné uvést jí odpovídající kód v PEvA. Tento kód se uvede v hodnotě atributu :token:`encodinganalog`. Příklad jedné evidenční jednotky: .. code-block:: xml ... 1 kza ... Příklad více evidenčních jednotek: .. code-block:: xml ... 1 kza 1 dts ... .. _specs_ead_typarch: Typ archiválie ------------------ Do AIPu se může zapisovat typ archiválie. Na úrovni kořene v AIPu může být určen typ archiválie. Pro zápis typu archiválie se používá element :token:`physdescstructured`. Jako typ strukturovaného popisu v atributu :token:`otherphysdescstructuredtype` se povinně uvádí hodnota *typarchivalie*. Možné typy archiválií: - Listiny do roku 1850, :token:`lio` - Listiny po roce 1850, :token:`lip` - Úřední knihy, :token:`ukn` - Rukopisy, :token:`rkp` - Podací protokoly, :token:`ppr` - Indexy, :token:`ind` - Elenchy, :token:`ele` - Repertáře, :token:`rep` - Kartotéky, :token:`ktt` - Pečetidla, :token:`pec` - Razítka, :token:`raz` - Samostatné pečetě, odlitky pečetí a otisky typářů, :token:`otd` - Kartony, :token:`kar` - Fascikly, :token:`fas` - Mapy, :token:`map` - Atlasy, :token:`atl` - Technické výkresy, :token:`tvy` - Grafické listy, :token:`gli` - Kresby, :token:`kre` - Fotografie na papírové podložce, :token:`fsn` - Fotografické desky, :token:`fsd` - Listové filmy, :token:`lfi` - Svitkové filmy, :token:`sfi` - Kinofilmy, :token:`kin` - Mikrofilmy, :token:`mf` - Mikrofiše, :token:`mfis` - Fotoalba, :token:`fal` - Digitální fotografie, :token:`dfo` - Filmové pásy, :token:`fpa` - Jiné nosiče analogových záznamů, :token:`anz` - Nosiče digitálních záznamů, :token:`mhz` - Kinematografické záznamy (díla) v analogové i digitální podobě, :token:`kza` - Fonografické válečky, :token:`fva` - Fonografické dráty, :token:`fdr` - Gramofonové desky, :token:`gd` - Matrice, :token:`mat` - Magnetofonové pásky, :token:`mg` - Audiokazety, :token:`aka` - Kompaktní disky, :token:`kdi` - Zvukové záznamy (díla) v analogové i digitální podobě, :token:`zza` - Tisky do roku 1800, :token:`tio` - Tisky po roce 1800, :token:`tip` - Pohlednice, :token:`poh` - Plakáty, :token:`pkt` - Cenné papíry, :token:`cpa` - Štočky, :token:`sto` - Balíky, :token:`bal` - Pořadače, :token:`poř` - Digitální datasety (datové balíčky), :token:`dts` - Digitální archivní jednotka (DAJ), :token:`daj` - Předměty numizmatické povahy, :token:`pnp` - Předměty faleristické povahy, :token:`pfp` - Jiné, :token:`jin` - Nevykazovaná archiválie, :token:`na` Pokud je typ archiválie uveden, tak atribut :token:`coverage` se uvádí vždy s hodnotou :token:`whole`. Příklad typu archiválie: .. code-block:: xml ... 1 kza ... .. _specs_ead_analog: Analogová část ---------------------- Uvádí se příznak, že příslušná část je analogová. Ukládá se do elementu :token:`physdesc` s nastaveným příznakem :token:`localtype="analog"`. Hodnota elementu je: - :token:`true` - vyjadřuje analogoovou část - :token:`false` - vyjadřuje čistě digitální část Příklad analogové části: .. code-block:: xml ... true ... .. _specs_ead_forma_uchovani: Forma uchování -------------- Pokud je součástí úrovně i jeden nebo více digitálních objektů, tak je možné blíže určit jejich formu. Forma uchování je výčtový typ, který může nabývat hodnot: - koncept - original - original_ve_vystupnim_formatu Ukládá se do elementu :token:`physdesc` s nastaveným příznakem :token:`localtype="formauchovani"`. Typ uchování se ukládá jako textová hodnota elementu. Příklad formy uchování: .. code-block:: xml ... koncept ... .. _specs_ead_tech_nosic: Technický nosič --------------- Pokud je zapotřebí zaznamenat informaci o technickém nosiči, tak se tak provede pomocí elementu :token:`physdesc` s nastaveným příznakem :token:`localtype="nosic"`. Hodnotou je informace o vlastním nosiči. .. code-block:: xml ... video kazeta VHS ... .. _specs_ead_origination: Související osoby ----------------- Popis souvisejících osob s dokumentem (obvykle tvůrce, zpracovatel apod.) se ukládá do elementu :token:`origination` s definovaným vztahem k materiálu pomocí atributů :token:`label` a :token:`localtype`. Pokud je znám typ osoby a její identifikátory, tak se ukládají strukturovaně. Hodnoty :token:`localtype`: - *odesilatel* - *adresat* - *schvalovatel* - *zpracovatel* Atribut :token:`label` se vyplňuje dle potřeby, obsahuje uživatelsky čitelný druh vztahu (například: odesílatel, adresát). Vlastní data o osobě se dle jejího typu uloží: - do elementu :token:`corpname` v případě korporace - do elementu :token:`persname` v případě fyzické osoby Elementy :token:`corpname` a :token:`persname` musí obsahovat alespoň jeden podřízený element :token:`part`. Jednotlivé části mají povinně uveden druh části pomocí atributu :token:`localtype`. Označení se skládá z těchto částí: - :token:`name` - hlavní část jména - :token:`org_unit` - název organizační jednotky - :token:`contact` - elektronický kontakt - :token:`address` - poštovní adresa - :token:`job_position` - pracovní pozice - :token:`employer` - zaměstnavatel Pokud je znám i identifikátor osoby, tak se ukládá do atributu :token:`identifier`. Typ identifikátoru je možné uložit do hodnoty :token:`encodinganalog`. Typem identifikátoru je například: IČ, RČ apod. Typ identifikátoru není možné uvést bez uvedení atributu :token:`identifier`. Příklad uložení osoby: .. code-block:: xml ... Jan Novák jan.novak@mail.com ... .. _specs_ead_omez_pristupu: Omezení přístupu ---------------- Omezení přístupu se ukládá pomocí elementu :token:`accessrestrict`. Omezení se ukládá jako kombinace číselníkové hodnoty s typem omezení a textový popis omezení. Příklad omezení: .. code-block:: xml ... ...popis omezení... ... Číselníkové hodnoty s typem omezení: - *nestanoveno* - *zverejneno* - *tajemstvi* - *osobni_udaje* - *tajemstvi_i_osobni_udaje* - *jine* Popis omezení se ukládá jako sada odstavců v elementech :token:`

`. .. _specs_ead_keywords: Klíčová slova ------------- Klíčová slova se ukládají do elementu :token:`index` s atributem :token:`localtype="klicova_slova"`. Jedná se o plochý seznam záznamů v elementech typu :token:`indexentry`. Příklad uložení klíčových slov: .. code-block:: xml ... autobus dopravní prostředek ... .. _specs_ead_refs: Křížové odkazy ------------------ Křížové odkazy se ukládají do elementu :token:`index` s atributem :token:`localtype="krizove_odkazy"`. Jedná se o plochý seznam záznamů v elementech typu :token:`indexentry`. V elementu :token:`ptr` se uvádí odkaz na jinou entitu zachycenou v rámci souboru. Odkazovaná entita má na úrovni elementu :token:`c` uvedeno své id. Jedná se o identifikátor platný jen v rámci jednoho souboru. Z důvodu souladu se schématem je nutné uvést jméno odkazované položky. Je možné uvést statickou hodnotu nebo zkopírovat obsah elementu abstract odkazované jednotky. Příklad uložení klíčových slov: .. code-block:: xml ... ... odkaz ... ... .. _specs_ead_otherfindaid: Informace o existující pomůcce ----------------------------------- Pokud je záznam již zpracován v jiné pomůcce, je možné u něj tuto informaci uvést. Uvádí se číslo archivní pomůcky v rámci pečujícího archivu. Pro popis se použije element `otherfindaid `. Povinně se uvádí vnořený element :token:`num` s atributem :token:`localtype="CisloPomucky"` a hodnotou, která je číslem archivní pomůcky. Příklad záznamu: .. code-block:: xml ..cislo pomucky... .. _specs_ead_stav_zpracovani: Stav zpracování ---------------------- Stav zpracování jednotky popisu. Jednotka popisu má možné stavy: - nezpracováno - zpracováno Pro popis se použije element `processinfo ` s uvedením atributu :token:`localtype="StavZpracovani"`. Ve vnořeném elementu :token:`p/name` se uvedene v atributu :token:`identifier` konstanta reprezentující stav zpracování. Možné hodnoty jsou: - :token:`ZPRACOVANO` - :token:`NEZPRACOVANO` .. code-block:: xml

zpracováno